Skupinski zapiski za Microsoft Teams

Microsoft je predstavil novo orodje Collaborative Notes za priljubljeno platformo Microsoft Teams, s katerim bo bistveno lažje pripravljati, organizirati in deliti zapiske v skupinskem okolju. Novo orodje skuša odpraviti najbolj pogoste težave povezane z vodenjem digitalnih zapiskov v okolju, kjer sodeluje večje število ljudi, zlasti tedaj, ko te nastajajo med videokonferencami.

Večina dosedanjih orodij namreč predvideva, da bo zapiske vodila le ena oseba, hkrati pa je informacije med samim nastajanjem težko deliti z drugimi. Težave predstavlja tudi distribucija zapiskov po sestanku, kjer se pogosto srečamo s kopijami zapiskov, zlasti tedaj, ko od sodelujočih potrebujemo komentarje in odgovore.

Collaborative Notes je zasnovan na platformi Loop, ki jo je Microsoft predstavil lani. Glavno značilnost te platforme je ta, da podatki ostanejo vselej na istem mestu, spreminjajo pa se odjemalci, s katerimi podatke urejamo in pregledujemo. Odjemalci so lahko Microsoft Teams, Outlook, Word, risalna tabla Whiteboard, poslovni spletni portali ali druga orodja, ki so združljiva s komponentami Loop.

V primeri Collaborative Notes lahko sodelujoči v sestanku že takoj v oknu za kramljanje dopisujejo zapiske, dnevni red, dodajajo spremne dokumente, celo skicirajo lahko, vse skupaj pa bo vidno v realnem času tudi pri drugih uporabnikih in drugih odjemalcih. Program tudi samodejno dokumentira, kdo je bil prisoten ali odsoten na sestanku, v zapiskih pa tudi jasno označuje, kdo je dodal ali popravil določen element v beležnici.

Collaborative Notes omogočajo tudi določanje in upravljanje nalog in zadolžitev, ki se prav tako odražajo v drugih programih, kot so Microsoft ToDo in Planner. Uporabniki nato lahko poročajo o napredovanju oziroma zaključku izvedbe nalog. Ker so vsi podatki ustvarjeni kot komponente platforme Loop, jih lahko nato kopiramo in združujemo v druga besedila in poročila, pa pri tem povezave ostanejo aktivne. V kolikor bo določen uporabnik popravil osnovni zapisek, se bo ta odrazil tudi v vseh nadaljnjih dokumentih in poročilih.

Collaborative Notes je trenutno objavljen kot javni predogled, deluje pa na platformah Windows in macOS. Podpora za mobilne naprave iOS in Android pride na vrsto nekoliko kasneje.