Poslovna programska oprema, ki je (še) ne uporabljate
Večina sodobnih podjetij verjame, da je njihovo tehnološko okolje razmeroma zaokroženo: imajo funkcionalen ERP-sistem, uveljavljen CRM, morda dodano platformo za upravljanje dokumentov in ustrezna orodja za komuniciranje, vendar pa se je v zadnjih nekaj letih digitalna vrzel med povprečnimi in tehnološko naprednimi podjetji drastično povečala.
Bistvena razlika danes ni več v vprašanju, ali podjetje uporablja poslovni sistem v oblaku, temveč, ali ima implementirane specializirane, avtonomne in procesno usmerjene rešitve, ki delujejo nad klasičnimi sistemi ter poslovnimi aplikacijami in ob njih. Podjetja pogosto spregledajo celoten sloj programske opreme, ki ne služi le beleženju podatkov, temveč aktivno optimizira poslovanje. Kateri, vprašate?
Sistem za rudarjenje procesov
Čeprav imajo podjetja natančno opredeljene standardne postopke dela in poslovne procese, delo v praksi pogosto odstopa od teorije. Pa za to ni kriv sistem.
Klasični ERP-sistemi namreč beležijo transakcije, ne odkrivajo pa ozkih grl v procesih. Za kaj takega velja »vpreči« namensko programsko opremo za rudarjenje procesov. Ta se neposredno poveže z dnevniki dogodkov obstoječih sistemov (ERP, CRM, SCM in drugih) ter prek algoritmov rekonstruira dejanske poteke procesov v realnem času. Zakaj podjetje sploh potrebuje takšno rešitev? Prvenstveno zato, da odpravi manjše in večje anomalije v procesih, načinu dela in tudi toku dokumentov ter materiala. Omenjena programska oprema namreč lahko odkrije skrite zamude pri nabavi, ponavljajoča se ročna popravljanja računov ali zastoje v dobavnih verigah in celo komunikaciji. Namesto subjektivnih analiz ali dragega zunanjega svetovanja podjetje dobi objektiven vizualni zemljevid vseh izjem in ozkih grl, kar omogoča natančne »popravke« s skoraj takojšnjim pozitivnim učinkom na poslovanje. Vodilne rešitve za rudarjenje procesov na trgu so Celonis Process Intelligence, UiPath Process Mining (prej ProcessGold), Microsoft Power Automate Process Mining ter Signavio.
Agenti UI – od pilotov do produkcije
Večina podjetij že eksperimentira z umetno inteligenco. Po različnih raziskavah (McKinsey, Deloitte, Gartner) je med 70 in 80 odstotki podjetij že imelo stik z agenti UI, a jih le dobra desetina (11–14 odstotkov, odvisno katero raziskavo berete) že uporablja v »produkciji«, torej v dejanskem vsakdanjem poslovanju. Razlika med »imamo UI« in »UI nam dejansko dela« je ena največjih priložnosti – in tveganj trenutnega časa.
Programski agenti ne le predlagajo ali generirajo besedilo, sposobni so samostojno izvajati celotne delovne tokove in procese: pripraviti napovedi, uskladiti zaloge, obravnavati izjeme v naročilih, pripraviti osnutke poročil ali usmerjati podporo strankam. Podjetja, ki jim je uspelo preiti iz pilotskih projektov v produkcijo, poročajo o znatno višji stopnji produktivnosti. Tista, ki ostajajo pri poskusih, pa pogosto zapravljajo čas in denar.
Če v vašem podjetju UI še vedno pomeni predvsem klepetalne bote ali ustvarjanje e-poštnih dopisov, zamujate priložnost. Ključno je začeti z jasnimi poslovnimi procesi, s kakovostnimi podatki in z upravljanjem, ne zgolj z nakupom še enega orodja ali agenta UI.
Platforme za avtomatizacijo dela agentov
Klasična avtomatizacija poslovnih procesov (BPA) ali robotska avtomatizacija procesov (RPA) temeljita na togih pravilih (»če A, potem B«). A ko se format dokumenta ali korak v natančno definiranem poslovnem procesu spremeni, se avtomatizacija ustavi. Posebej če podjetja uporabljajo programske agente z umetno inteligenco, ki nimajo prav veliko svobode niti možnosti »odločanja zunaj okvirov«. Omenjena težava je vse bolj prisotna v podjetjih, ki pospešeno uvajajo vse več agentov UI, njihovo delo pa se na posameznih področjih lahko prekriva (podatkovno ali drugače). Takrat je možnost nastanka napake ali anomalije, ki bo zaustavila delo agenta in zato še poslovanje, precej večja.
Podjetja zato začenjajo uporabljati storitve sodobnih platform specializiranih UI-agentov, ki so med seboj usklajeni. En agent spremlja spremembe zalog, drugi preverja tržne cene pri dobaviteljih, tretji pa samostojno pripravi osnutek nabavnega naročila in ga usmeri v odobritev. V nasprotju s klepetalnimi boti ti sistemi ne zahtevajo stalnega uporabnikovega usmerjanja s poizvedbami, temveč (nevidno) delujejo v ozadju. Ob tem pa prevzemajo celostna, večstopenjska opravila, ki so prej lahko zahtevala ure medoddelčnega usklajevanja in pretvarjanja podatkov iz ene tabele v drugo.
Med vodilne platforme in storitve na tem področju štejemo ogrodji za gradnjo in orkestracijo avtonomnih večagentskih sistemov, ki lahko opravljajo kompleksne poslovne naloge, CrewAI ter AutoGen, platformi za napredno povezovanje sistemov Make in n8n ter Zapier Central in Agent Studio – okolji za ustvarjanje UI-botov, ki delujejo med tisočimi različnimi aplikacijami.
Razvoj brez programerjev
Analitska hiša Gartner ugotavlja, da že danes velika večina novih poslovnih aplikacij nastaja s t. i. pristopi low-code ali celo no-code, torej s programsko kodo, ki je niso spisali programerji, temveč poslovni uporabniki ob pomoči orodij umetne inteligence. Do konca desetletja naj bi ta delež presegel 80 odstotkov. Kljub temu v mnogih podjetjih še vedno prevladuje prepričanje, da vsaka nova funkcionalnost zahteva IT-projekt in programerje. Low-code platforme (Microsoft Power Platform, OutSystems, Mendix, ServiceNow in druge) omogočajo, da poslovni uporabniki – z ustreznim usposabljanjem in nadzorom – sami gradijo aplikacije, avtomatizacije in integracije. To skrajša čas od ideje do delujoče rešitve z mesecev na tedne ali celo dni. Hkrati zmanjšuje pritisk na IT-oddelek in obseg senčnega IT (programov, za katere IT v podjetju sploh ne ve, da jih zaposleni uporabljajo). Če v vašem podjetju še vedno čakate na IT za vsako manjšo avtomatizacijo ali poročilo, je to jasen signal, da pristop low-code še ni del vaše strategije.
Sistem za upravljanje tveganj v oskrbovalni verigi (SCRRM)
Številna podjetja upravljajo tveganja v nabavni verigi reaktivno – ko do zamude ali izpada že pride. Standardni moduli skladiščenja in nabave v ERP-sistemih spremljajo potrjene roke dobave, nimajo pa vpogleda v zunanje dejavnike. Namenska programska oprema za upravljanje tveganj združuje interne podatke nabave z zunanjimi viri v realnem času: s prometnimi zastoji, z vremenskimi spremembami, geopolitičnimi dogodki in celo s finančnim stanjem dobaviteljev. Zakaj jo podjetja potrebujejo? Sistem samodejno opozori na tveganje izpada poslovanja, preden dobavitelj sploh zamudi z dobavo, in predlaga alternativne vire ali spremembe proizvodnih načrtov. V obdobju nestabilnih globalnih trgov to pomeni prehod od reševanja kriz k njihovemu preprečevanju.
Katero rešitev izbrati? Rešitev Resilinc omogoča globoko mapiranje celotne dobaviteljske verige in spremljanje tveganj v realnem času, medtem ko je everstream analytics analitična platforma, ki uporablja umetno inteligenco za napovedovanje motenj na globalnih logističnih poteh in v proizvodnji. Prewave pa je evropska platforma, ki prek analize novic in družbenih omrežij spremlja tveganja ter zagotavlja tudi skladnost z zakonodajo.
Opravite »programsko inventuro«
Se vam zdijo nekatera predstavljena orodja draga? Zelo verjetno se bodo lahko financirala že s prihranki, ki jih bodo ustvarila. Sicer pa velja, da se z leti v podjetjih nabere izredno veliko stare programske opreme, za katero podjetja še vedno plačujejo licence ali vzdrževanje, čeprav je niti ne potrebujejo niti uporabljajo, zato velja opraviti nekakšno »programsko in licenčno inventuro«. Orodja za t. i. SoftwareAssetManagement(SAM) in redni pregledi licenc omogočajo znatne prihranke – včasih tudi tretjino ali celo več – brez zmanjšanja funkcionalnosti. V Evropi obstaja tudi zakonit sekundarni trg rabljenih licenc s poslovno programsko opremo, ki lahko dodatno zniža stroške za programsko opremo, od katere se vendarle ne morete ločiti.
Orodja za upravljanje naprednih podatkovnih okolij in zaupno računalništvo
Z zbiranjem ogromnih količin podatkov in uporabo najrazličnejših »zunanjih« modelov umetne inteligence se tveganje za odtekanje poslovnih skrivnosti ali kršitve regulativ (kot so NIS2, GDPR ali EU Akt o umetni inteligenci) skokovito povečuje. Podjetja, ki se teh težav (že) zavedajo, zato pospešeno iščejo rešitve za t. i. zaupno računalništvo. Gre za programske rešitve, ki omogočajo šifriranje podatkov ne le med prenosom in shranjevanjem, temveč tudi med samo obdelavo v pomnilniku. Tak pristop omogoča varno obdelavo najobčutljivejših podatkov (finančni kazalniki, razvojni načrti, podatki o strankah) v oblaku ali rešitvah UI različnih ponudnikov, brez nevarnosti, da bi do njih dostopali zunanji izvajalci ali nepooblaščene osebe. Orodje, ki podjetjem omogoča enostaven zagon obstoječih aplikacij v zaščitenih pomnilniških okoljih brez spreminjanja kode, sliši na ime Anjuna Confidential Computing Platform.
Strateški korak naprej
Razlog, da podjetja večine od tokrat predstavljenih orodij še ne uporabljajo, redko tiči v pomanjkanju financ. Med pogostejšimi prevladuje zmotno prepričanje, da že osrednji poslovno-informacijski sistem lahko reši vse naloge. Sodobni ERP so izrazito modularno grajeni, saj ponudniki merijo na dodaten zaslužek s prodajo namenskih modulov. Kljub temu pa so moduli v velikih sistemih pogosto rigidni ali pa znatno zaostajajo za specializiranimi rešitvami.
Dodatna težava je podatkovna razdrobljenost IT-okolja podjetij. Občutek, da podatki niso dovolj »urejeni« za uvedbo naprednejših rešitev, ne vara – mnoga podjetja šele ob uvajanju naprednejših rešitev spoznajo, da bodo morala najprej poskrbeti za kakovostne podatkovne temelje. Konkurenčno okolje od sodobnih podjetij zahteva več kot le osnovno digitalizacijo papirnih dokumentov in procesov. Odzivnost in učinkovitost poslovanja danes zahtevata izjemno kakovostne podatke in orodja – pogosto taka, na katera podjetja sprva sploh pomislila niso. No, zdaj vedo, kam pogledati.
Pa še ta misel za konec: poslovna programska oprema, ki je (še) ne uporabljate, ni nujno nekaj, česar še nimate. Lahko gre za zmogljivosti ali funkcionalnosti, ki so že na voljo, a jih podjetje ne aktivira, ne poveže ali ne vključi v vsakodnevne procese. Razlika med podjetji, ki digitalna orodja zgolj imajo, in tistimi, ki jih dejansko koristno uporabljajo za ustvarjanje vrednosti, tako postaja vse večja. Vprašanje torej ni, ali si lahko privoščite novo programsko opremo, ampak, ali si lahko privoščite, da še naprej delate brez nje – ali pa z obstoječo le površinsko. Začnite analizo in preobrazbo z enim konkretnim procesom. Če boste temeljiti, se bo kmalu pokazalo, kje se skrivajo največje priložnosti in rezerve.
