Kaj ima vaš tiskalnik opraviti z IT-jem?
Veliko več, kot si morda mislimo.
Tiskalnik je v marsikaterem podjetju še vedno nekakšen samoumeven kos opreme. Dokler deluje, ga skoraj nihče ne opazi. Ko ne deluje, ga opazijo vsi. Toda sodobna večfunkcijska naprava je že precej več kot stroj, ki iz računalniške datoteke naredi list papirja. Je omrežna naprava, obdeluje dokumente, komunicira z uporabniki in informacijskimi sistemi ter lahko postane pomemben del delovnih procesov.
Tiskalnik, ki ni več samo tiskalnik
Prav zato je zanimivo vprašanje, ali tiskalnik sploh še lahko obravnavamo ločeno od IT-infrastrukture.
Pri Sharpovih večfunkcijskih napravah je odgovor vse bolj jasen. Tiskanje je samo ena plat zgodbe. Naprava lahko dokument skenira, ga digitalizira in posreduje naprej, s tem pa povezuje dva svetova, ki v podjetjih še zdaleč nista popolnoma ločena – papirnega in digitalnega.
Sharpov slogan »Be original« se v tem kontekstu lepo bere tudi nekoliko drugače. Ne gre zgolj za izvirnost izdelka, temveč za vprašanje, kako izvirno oziroma premišljeno je podjetje pripravljeno razmišljati o svojih vsakodnevnih procesih. Prav tu se skriva ena od manj očitnih vrednosti sodobnih večfunkcijskih naprav.
Kam gre dokument, ko zapusti papir
Digitalizacija namreč ni nujno proces, pri katerem papir čez noč izgine. V realnem poslovnem okolju še vedno nastajajo pogodbe, podpisani obrazci, računi, dobavnice in druga dokumentacija. Vprašanje je predvsem, kaj se z njimi zgodi potem.
Če mora zaposleni dokument natisniti, ga odnesti do naprave, ga ponovno skenirati, ročno poimenovati datoteko in jo poslati po elektronski pošti, tehnologija sicer deluje, proces pa ni posebej digitalen. Dobro zasnovano okolje poskuša takšne korake zmanjšati.
Tu postane pomembna tudi izbira naprave in njena umestitev v okolje podjetja. Pri tem ni dovolj pogledati samo hitrosti tiskanja, ločljivosti ali števila listov v podajalniku. Pomembnejša vprašanja so lahko, kako se naprava povezuje v omrežje, kdo jo uporablja, kako se upravlja dostop in kaj se zgodi s podatki po skeniranju.
Od papirja do digitalnega procesa
Pri Biring IT d.o.o. na Sharpove večfunkcijske naprave zato gledajo širše – kot na del celotnega poslovnega in informacijskega okolja. Smisel dobre rešitve ni v tem, da podjetje dobi zmogljivejši tiskalnik, temveč da tehnologija dejansko podpira način njegovega dela.
In potem je tu še barva.
Na prvi pogled se zdi barvno tiskanje predvsem stvar videza. V resnici pa je barva tudi informacija, orientacija, prepoznavnost in način, kako podjetje komunicira. Prav zato Biringov moto »Življenje je lepše v barvah« v tej zgodbi dobi širši pomen. Barva ni le pika na i dokumenta, ampak je del uporabniške izkušnje in poslovne komunikacije.
Pri tem ne smemo pozabiti na varnost. Večfunkcijska naprava je danes omrežena naprava, ki obdeluje poslovno občutljive dokumente, zato sodi v isti razmislek o varnosti kot druga infrastruktura: kdo ima dostop, kaj se lahko izvaja, kam potujejo dokumenti in kako je mogoče uporabo nadzorovati.
Morda je čas, da tiskalnik pogledamo z drugega zornega kota.
Ne kot naprava, ki stoji ob računalniku in čaka na ukaz za tiskanje, temveč kot vmesnik med fizičnim in digitalnim svetom. Kot del IT- -okolja, ki lahko določene procese poenostavi – ali pa jih, če je napačno zasnovan, po nepotrebnem zaplete.
Zato pri izbiri večfunkcijske naprave danes ni več dovolj vprašanje: »Kako hitro tiska?« Še bolj smiselno je vprašanje: »Kaj lahko z njo naredimo bolje?«
Morda je prav to bistvo sporočil »Be Original« in »Življenje je lepše v barvah«: tehnologija je najbolj zanimiva takrat, ko ni sama sebi namen, temveč ljudem omogoča, da svoje delo opravijo preprosteje, učinkoviteje – in po svoje.
