Elektronska pošta ubija učinkovitost

Elektronska pošta zagotovo ni najbolj učinkovit način za poslovno komunikacijo, a je na to temo v resnici narejenih razmeroma malo resnih in poglobljenih raziskav. Zato so pri angleški družbi Mail Manager nedavno opravili raziskavo med 500 podjetji, ki razkriva vlogo in slabosti komuniciranja prek elektronske pošte, še posebej v sedanjih časih, ko veliko število zaposlenih dela pretežno na daljavo.

Rezultat analize je jasen, a kljub prehodnemu poznavanju slabosti elektronske pošte nekoliko šokanten. Raziskava nakazuje, da elektronska pošta dobesedno ubija produktivnost v angleških podjetjih. Ne dvomimo, da je podobno tudi drugod. Povprečni zaposleni dnevno porabi skoraj eno uro za elektronsko pošto, kar pomeni skoraj en cel »izgubljen« delovni dan na teden.

Ob tem pa ostaja elektronska pošta daleč najbolj pogost način poslovnega komuniciranja s strankami. Tega uporablja okoli 90% anketirancev. Druga moderna sredstva elektronskega komuniciranja so daleč zadaj, Skype in WhatsApp tako uporablja le okoli 55% zaposlenih. V zadnjih letih zelo priljubljeni Slack uporablja le okoli 15% zaposlenih.

Težava je predvsem v zaupanju v nove metode komunikacije. Tako kot so pred leti podjetja zaupala le dokumentom v pisni obliki, se je zdaj uveljavilo neformalno pravilo, da je poslovna korespondenca veljavna le, če je opravljena po elektronski pošti. Orodja za trenutno sporočanje s strani podjetij nimajo zaupanja. Predvsem podjetja ne vedo, kako naj jih »shranijo« za morebitno kasnejše dokazovanje v sporih.

Poleg obilice porabljenega časa elektronska pošta zaposlenim povzroča tudi druge nevšečnosti. 55% anketirancev močno moti, da težko najdejo pravo sporočilo ali celo priponko v zgodovini sporočil. Zaradi tega jih 63% meni, da po nepotrebnem izgubljajo čas, 48% se zato čuti manj učinkovite, 52% pa jih ima težave pri obvladovanju informacij v projektih in poslovnih nalogah. Po ocenah raziskovalcev to botruje, da podjetja, ki pretežno na ta način komunicirajo s strankami (kar se še kako kaže v časih osamitve zaradi virusa), izgubijo do 45% poslovnih priložnosti.

Nenazadnje pa je elektronska pošta danes pravzaprav osrednje sredstvo, ki povzroča varnostne incidente in posredne in neposredne stroške za sanacije varnostnih vdorov. Po ocenah se danes kar vseh 90% vseh vdorov na svetu začne s pastmi v elektronski pošti, kar letno navrže okoli 12 milijard dolarjev škode.