Uredimo poštni predal
Če tudi pri vas postaja odjemalec elektronske pošte edini program, ki ga imate odprtega ves dan, ste verjetno začeli opažati, da vas elektronska pošta počasi "zasipa". In ne, tokrat ne govorimo o nezaželeni pošti (spamu), temveč o pošti, ki jo dobivate od znanih naslovnikov. Slaba novica je, da bo verjetno čedalje slabše, dobra pa, da je kar nekaj načinov, kako poplavo pošte nadzirati. Načini se med seboj precej razlikujejo, vsi pa imajo skupni imenovalec: za rešitev problema moramo spremeniti način razmišljanja in pristopa do pošte.
S problemom prevelikih količin elektronske pošte se je spopadalo že veliko ljudi in razvili so nekaj nadvse zanimivih in uporabnih rešitev. Verjetno sta najbolj znana pristop, opisan v knjigi "Getting things done" (GTD - www.davidco.com), in pristop, opisan na spletni strani 43folders (www.43folders.com). O obeh so v zadnjem času precej pisali tudi slovenski pisci spletnih dnevnikov, zato svetujemo, da nekoliko pobrskate po slovenskih blogih na to temo.
Reševanje težav s preobilico elektronskih sporočil je na srečo dokaj neodvisno od odjemalca elektronske pošte, ki ga uporabljamo. Vsi sodobni odjemalci, najsi bo to Outlook, Thunderbird ali pa, recimo, Gmail v brskalniku, če omenimo samo nekatere, imajo vgrajene mehanizme, ki bodisi omogočajo boljši nadzor nad pošto, bodisi ponudijo ogrodje za vgradnjo dodatnih mehanizmov. V članku smo sicer uporabili Outlook 2007, a podobni pristopi bodo delovali tudi drugje. Prav tako so predstavljeni načini zamišljeni bolj kot vodila pri vašem urejanju pošte, ne kot suho zlato.
Zgrabimo bika za roge
Pri urejanju elektronske pošte velja, da mora biti vsako sporočilo v vsakem trenutku v nekem statusu in da nam sporočila ne smejo uhajati. To pomeni, da ne smemo puščati, da sporočila ostajajo neobdelana med prejeto pošto (v inboxu). Vsako sporočilo, ki ga prejmemo, moramo preveriti in ga ustrezno razvrstiti. Način razvrščanja je odvisen od nas, pomembno pa je, da jih razvrščamo glede na akcijo, ki jo pošta zahteva od nas. Akcije so lahko "Odgovori", "Naredi", "Preveri" in podobno. Sama tehnična izvedba je stvar vaših navad in osebnih preferenc. Nekateri imajo raje posebne podmape v mapi Inbox, drugi spet mape na isti ravni kot Inbox, tretji pa puščajo vsa sporočila v mapi Inbox in se za pregled opirajo na kategorije in iskalne mape (search folders).
Naš prvi organizator pošte
Za primer postavimo sistem, ki bo vso prejeto pošto dal v kategorijo "Preberi", mi pa jo bomo nato ročno premestili v "Naredi" - tu bomo zbirali sporočila, ki od nas zahtevajo izvedbo neke naloge, "Odgovori" - sporočila, ki zahtevajo odgovor, in "Preveri" - nalogo smo delegirali nekomu drugemu.
Najprej moramo urediti kategorije. To naredimo z desnim klikom kateregakoli sporočila, na menuju poiščemo "Categorize" in uredimo kategorije.
Naslednji korak je postavitev pravila za označevanje prispele pošte. Nastavimo ga prek menuja Tools -> Rules and alerts. Treba je le določiti, da vsa novo prispela sporočila dobijo oznako "Preberi".
Kot zadnji korak pa naredimo novo iskalno mapo (search folder) - lahko naredimo mapo, ki nam prikazuje vsa kategorizirana sporočila, lahko pa za vsako kategorijo pripravimo svojo mapo. Iskalne mape so tudi razlog, zakaj smo se odločili za kategorizacijo pravkar prispelih sporočil. Sporočila brez kategorije lahko namreč smatramo za obdelana in del arhiva.
Pri obdelavi sporočil težimo k temu, da imamo vedno čim manj neobdelanih - število neprebranih poskušajmo ohranjati na nič, druge pa na čim nižji številki.
Najpomembneje pa je, da se nam s takim pristopom do urejanja elektronske pošte ne more zgoditi, da bi kako stvar pozabili.
Kako lahko sistem še nadgradimo?
V opisanem sistemu je možnosti za izboljšanje še veliko. Prva je, da v sistem kategorij dodamo še opravila (task), ki jih podpira Outlook. Taskom prav tako lahko določamo kategorije, poleg tega jim lahko nastavimo še opomnike.
Drugo, kar lahko naredimo, je, da kopijo vse elektronske pošte, ki jo pošljemo, pošljemo še sebi. Prav tako si lahko pošljemo elektronsko pošto za vsako zadevo, ki jo moramo narediti. S tem Outlook pretvorimo v osrednje odlagališče za organiziranje svojih nalog. Težava je le, če je teh preveč, vendar tu Outlook nikakor ne more biti dežurni krivec ...
Velja, da mora biti vsako sporočilo v vsakem trenutku v nekem statusu in da nam sporočila ne smejo uhajati.