Delo v skupinah po novem

Čeprav je Microsoft eden glavnih ponudnikov orodij za skupinsko sodelovanje (razvija Sharepoint in Teams), si prizadeva v boj za kupce prispevati še nova inovativna orodja. Zadnji med prišleki je programski paket Loop, ki v ospredje postavlja podatke in ne aplikacije.

Microsoft Loop je v osnovi beležnica, ki zna združevati komponente in podatke iz različnih virov.

V pisarniškem okolju smo bili doslej vajeni, da za posamezne tipe dokumentov in opravil uporabljamo specifična orodja. Za besedila Word, za preglednice Excel, za predstavitve pa Powerpoint, vsaj ko govorimo o Microsoftovem ekosistemu. Seveda lahko podatke iz posameznega programa delimo tudi v drugih programih, vendar je to zamudno in ne vselej natančno opravilo.

Kaj pa, če bi zgodbo obrnili in v eni aplikaciji vodili vse potrebne informacije ter podatke za posamezni projekt ali nalogo, čeprav bi bili iz ločenih (specializiranih) programov? Za nameček pa nam ne bi bilo več treba paziti, ali delamo s pravo (zadnjo) različico dokumenta, ne bi bilo več treba deliti datotek v imenikih ali jih pošiljati prek elektronske pošte.

Točno te cilje naslavlja Microsoft Loop, ki je najmlajši član družine izdelkov Microsoft 365. V eni aplikaciji nudi delovne površine (Loop Pages), v katere lahko vgradimo več komponent (Loop Components) s podatki, ki se osvežujejo v realnem času, vse skupaj pa delimo v virtualnih delovnih sobah (Loop Workspaces) in s tem bolje organiziramo (ali omejimo) delo po skupinah.

Zamisel sicer ni nova, niti pri samem Microsoftu, izvedba pa je moderna, tokrat z uporabo sodobnih tehnologij, začinjena tudi s kančkom umetne inteligence. Nobena skrivnost ni, da je Loop pravzaprav Microsoftov odgovor na nadvse uspešno storitev Notion, ki je na področju beležnic in skupnega ustvarjanja vsebin ta hip eden najbolj vročih izdelkov.

Če smo čisto pošteni, Microsoft tokrat ni prvič pogledal h konkurenci in naredil svojo različico oziroma podoben izdelek. Če za Microsoftovo orodje Teams lahko trdimo, da je prvotno pomenilo odgovor na priljubljeno storitev Slack, je Loop zdaj odgovor na Notion. Seveda z vsemi prednostmi, ki jih prinaša tesna povezanost z drugimi Microsoftovimi pisarniškimi orodji.

Glavna prednost Microsoftovega pristopa je v tem, da ne zahteva drugačnega dela s podatki, kot smo ga bili vajeni doslej, a za skupinsko delo ponuja dodatne možnosti in predvsem enostavnejši pogled na podatke iz več virov. Vzemimo za primer besedilo, ki ga urejamo z urejevalnikom Word. Če besedilo ali del besedila pretvorimo v komponento Loop, bomo lahko besedilo preprosto umestili na ustrezen del delovne površine v programu Loop. Ko bo avtor v Wordu spremenil besedilo, se bo sprememba v realnem času prikazala tudi v aplikaciji Loop. Podobno v Loop potegnemo relevantne izseke iz Excela in Powerpointa, odgovore iz elektronskih sporočil, zapiske in naloge iz sestankov Teams.

Velja tudi obratno, če bo uporabnik v Loopu spremenil del besedila, bo ta sprememba vidna tudi v Wordu, skupaj z informacijami, kdo je opravil spremembo, in morebitnimi komentarji.

Starejši uporabniki Microsoftovih orodij bi lahko temu rekli, da deluje podobno kot tehnologija OLE (Object Linkining and Embedding), a na steroidih. Veliko je podobnosti, a v ozadju je precej drugačna tehnična osnova. Tehnologija Loop dela tudi z drugimi orodji, kot sta orodji Teams in Outlook, in verjamemo, da bo sčasoma sodelovala s slehernim Microsoftovim izdelkom. Upravičeno pa se lahko vprašamo, kaj bodo pri Microsoftu naredili s programom Onenote, ki pri uporabnikih ni tako razširjen, kot bi si podjetje želelo.

Mircosoft Copilot v programu Loop pomaga ustvarjati vsebine in razvijati ideje.

Kako deluje Microsoft Loop

Loop ima tri glavne sestavne dele: Loop Pages, Loop Components in Loop Workspaces. Loop Strani so osnovne enote za ustvarjanje vsebine in sodelovanje v programu. Uporabniki lahko ustvarjajo in urejajo strani z različnimi komponentami Loop, kot so besedila, slike, seznami, tabele, diagrami in drugo. Komponente Loop so namenjene večkratni uporabi in so dinamične, kar pomeni, da jih je mogoče posodobiti in sinhronizirati na različnih straneh Loop in v podprtih aplikacijah. Delovni prostori Loop pa so virtualni prostori, kjer lahko uporabniki organizirajo svoje strani Loop in dostopajo do njih ter komponent Loop in povabijo druge uporabnike k sodelovanju in h komunikaciji.

Program obstaja v obliki aplikacije za okolje Windows in mobilne naprave, obenem pa tudi kot spletna aplikacija. Delitev vsebin s sodelavci je preprosta: pošljemo jim le sporočilo s povezavo do vsebine in že lahko sodelujemo z njimi.

Začnimo s stranmi Loop Pages, kjer lahko uporabniki ustvarjajo in urejajo različne vrste vsebin z uporabo komponent Loop. Začnejo lahko iz nič ali uporabijo predloge za ustvarjanje strani Loop Pages za različne namene, kot so zapiski s sestankov, projektni načrti, seje za razmišljanje in podobne vsebine. Uporabniki lahko prilagodijo slog in temo strani Loop Pages, da te ustrezajo osebnim željam in potrebam.

Strani Loop so zasnovane tako, da olajšajo sodelovanje in komunikacijo med uporabniki. Ti lahko na strani povabijo druge uporabnike, da si ogledajo, komentirajo ali tudi urejajo vsebino na dinamično deljenih straneh, in to v živo. To pomeni, da drugi uporabniki vidijo spremembe, medtem ko jih posameznik vnaša. Uporabniki lahko tudi dostopajo do strani iz katerekoli naprave in jih urejajo, ne glede na to, ali so povezani ali ne, in sinhronizirajo svoje spremembe, ko se znova povežejo.

Kot rečeno, komponente Loop so gradniki posameznih strani Loop Pages. To so ponovno uporabni in dinamični deli vsebin, ki jih lahko uporabniki ustvarjajo, urejajo in delijo na različnih straneh Loop Pages in v aplikacijah. Komponente Loop lahko vključujejo besedilo, slike, sezname, tabele, diagrame in drugo. Posamezna komponenta Loop je lahko celoten dokument v Wordu, lahko pa le del nekega drugega dokumenta. Lep primer je klavzula v pogodbi, ki jo delimo z različnimi stranmi. Če to določimo kot komponento Loop, bo sprememba te klavzule samodejno vidna v vseh povezanih dokumentih ter straneh Loop.

Za nekatere naprednejše uporabnike bo zanimiva naslednja podrobnost: komponente Loop niso omejene zgolj na Microsoftove izdelke in vire informacij. Microsoft je že od začetka poskrbel za integracijo s komponentami tretjih ponudnikov, kot so informacije iz programov Atlassian Jira in Trello. V pripravi so še druge, med prvimi znanimi so Figma, Zoho ServiceDesk Plus, Miro, Priority Matrix, Profisee in Lucid Charts.

Če to ni dovolj, Microsoft ponuja orodje Loop Toolkit, ki ob pomoči nabora orodij in API omogoča vključevanje lastniških vsebin in celo poslovne logike. Loop Components lahko uporabimo tudi za izvajanje različnih nalog in funkcij, kot so izračuni, analiza podatkov, avtomatizacija in podobno.

Zadnji sestavni del programa Loop so delovni prostori. To so virtualni prostori, kjer lahko uporabniki delajo na straneh Loop in jih organizirajo ter povabijo druge uporabnike k sodelovanju in h komunikaciji. Posamezni delovni prostor ima lahko več strani, vsaka pa več komponent. Uporabniki lahko ustvarijo različne delovne prostore in se jim pridružijo, uporabnikom lahko dodelimo tudi različne pravice dostopa.

Kanček umetne inteligence

Microsoft je, pričakovano, v Loop vgradil tudi elemente umetne inteligence, tako da lahko s kopilotom ustvarjamo nove vsebine na podlagi podatkov, ki jih pomočnik vidi in razume. Copilot lahko pomaga ustvariti tabele, povezane z opravilom. Z ukazom »Ustvarite tabelo urnika za projekt« program samodejno predlaga strukturo in celo pomaga izpolniti tabelo s ključnimi elementi postopka ter tako prihrani dragoceni čas. Loop se prav tako povezuje z orodji za razvoj, vključno s platformo Power Automate in z orodjem Copilot Studio.

Microsoft je že napovedal, da bo posamezne programe paketa Microsoft 365 sčasoma še tesneje povezal z okoljem Loop. Lep primer tega, kar prihaja, je delovni prostor za sestanke. Programe Teams bo znal samodejno objaviti na novi strani Loop v deljenem delovnem prostoru in tam objaviti zapiske ter celo določiti oziroma izluščiti naloge za posamezne udeležence sestankov.

Delovne strani lahko združimo v delovne prostore, ki jih nato preprosto delimo z drugimi.

Bo zaživel?

Loop je lepa osvežitev v Microsoftovi zbirki pisarniških programov in naslavlja vedno bolečo organizacijo zapiskov, poročil, vodenja nalog in podobnih opravil, ki jih ne moremo učinkovito narediti z enim samim programom, sploh če delamo v skupinah.

Zavedati pa se moramo, da gre za mlad program, ki ga Microsoft sproti dograjuje, podobno kot počne s programom Teams. V primerjavi s programom Notion pozna bistveno manj integracij, predvsem pa močno pogrešamo širši nabor že pripravljenih predlog. Prav te so eden glavnih adutov storitve Notion, saj zanje obstaja pravcata tržnica, kjer avtorji na enem mestu pripravijo skoraj vse potrebno za poslovanje specifičnega tipa podjetja ali delovanje projekta. Microsoft je tu šele na začetku.

Notion ima tudi posebnost, ki utegne biti za nekatere zelo pomembna. Vgrajeno ima preprosto zbirko podatkov, kar pomeni, da v delovno stran zlahka vključujemo strukturirane podatke ali pa v zbirko zapisujemo rezultate dela. Resnici na ljubo obstajajo tudi stranske poti, ki nekaj podobnega omogočajo v programu Loop, a ne tako elegantno in preprosto.

Loop ponuja kopico predlog, a so za zdaj le preprostejše. Konkurenčni Notion nudi precej več.

V sedanji fazi Loop deluje razumljivo, zato za seznanitev z njim ne potrebujemo veliko časa. A na nekaterih mestih se kaže, da Microsoft še ni naredil vsega, kar načrtuje. Toda to ni ovira za produkcijsko rabo, sploh tam, kjer želimo takoj delati s podatki in ne želimo porabiti preveč časa za modeliranje strani in prostorov (nekateri bi temu rekli – komplicirati).

Loop bo zanimiv zlasti za tiste, ki že uporabljajo pisarniško zbirko Microsoft 365. Po eni strani zato, ker se dobro povezuje z drugimi orodji (in obratno: obstoječa orodja podpirajo komponente Loop), po drugi pa zato, ker je vključen v licenco in za mnoge torej dosegljiv brez doplačil. Obenem bo naravna pot prehoda za tiste, ki danes uporabljajo beležnico Onenote.

Microsoft Loop

Digitalna beležnica in program za skupinsko delo.

Cena: Vključena v licenco Microsoft 365.

Za: Deljenje podatkov prek komponent Loop, skupinsko delo v realnem času, povezanost z orodji in okoljem Microsoft.

Proti: Omejena količina (uporabnih) predlog, za zdaj omejena povezljivost izven Microsoft okolja, otroške bolezni razmeroma novega programa.