»Še dolgo bom pomnil navdušenje nad prehodom na elektronsko poslovanje«
Dejan Sušnik, generalni direktor podjetja RCM, d. o. o., nam je zaupal, kako ga je navdušil prehod v skoraj brezpapirno poslovanje.
Katera IT-rešitev se vam je v kratkem najbolj vtisnila v spomin?
V preteklih dveh letih smo v RCM ogromno investirali v digitalizacijo poslovanja in iskali najboljše IT-rešitve za naše podjetje. Uspešno smo kandidirali na javnem razpisu E-poslovanje in v okviru operacije DIGITAL RCM vzpostavili lastno okolje, ki omogoča elektronsko izmenjavo podatkov, ter vpeljali nov dokumentni sistem M-FILES in rešitev za elektronsko arhiviranje dokumentov ponudnika Konica Minolta. Ta je poskrbel tudi za integracijo z obstoječimi sistemi in aplikacijami, ki podpirajo delo vseh ključnih oddelkov v podjetju, npr. računovodstva, carinskega oddelka, prodaje, vodstva itd. Še dolgo bom pomnil navdušenje nad prehodom na elektronsko poslovanje. E-naročilnice, e-ponudbe, e-predračuni, e- deklaracije, e- računi in e-priloge so danes del našega poslovnega vsakdana in nam prihranijo veliko časa ter stroškov.
Kaj vas je (najbolj) navdušilo pri dokumentnem sistemu?
Predvsem hitrost delovanja v primerjavi s starejšo rešitvijo, poleg tega pa z navdušenjem odkrivam vedno nove napredne funkcionalnosti. Skupaj s ponudnikom e-arhiva na mesečni ravni oblikujemo nove rešitve, ki so popolnoma prilagojene našim potrebam. S tem v podjetju skrajšamo čas posameznih administrativnih opravil in zagotavljamo večjo učinkovitost posameznih delovnih mest.
Kako pa ste poslovali pred uvedbo dokumentnega sistema? Kje so bila ozka grla?
Pred uvedbo e-arhiva Konice Minolte Slovenija smo uporabljali e-arhiv, ki je sicer v veliki meri pokrival naše potrebe in bil uspešno integriran z obstoječo programsko opremo RCM, vendar smo v podjetju izgubljali ogromno časa, ker sistem ni deloval, kot bi moral, napake v sistemu se niso ažurno odpravljale, tudi preglednost nad dokumentacijo ni bila na tako visoki ravni.
Kako ste poiskali ponudnika in izbrali rešitev?
S podjetjem Konica Minolta Slovenija sodelujemo že več let. Začeli smo s preobrazbo tiskalniškega okolja, ko smo najeli večopravilne naprave. Sledilo je logično nadaljevanje, da za ustrezno rešitev in uvedbo dokumentnega redu vprašamo specializiranega ponudnika.
Koliko časa že uporabljate nov dokumentni sistem? Kakšne prihranke časa in denarja beležite?
Aktivnosti projekta DIGI RCM smo izvedli v poslovnem letu 2020, med njimi je tudi uvedba novega e-arhiva M-FILES. Prek javnega razpisa smo pridobili povrnjenih tudi 70 odstotkov stroškov naložbe. Z digitalizacijo smo optimizirali procese znotraj podjetja, torej med posameznimi oddelki in poslovnimi enotami, kakor tudi eksterne procese s kupci, z dobavitelji in drugimi zunanjimi revizijskimi službami. Vse to je vodilo do izdatnih prihrankov časa in nižjih stroškov, na račun hitrejšega in bolj optimalnega poslovanja pa smo povečali tudi dodano vrednost in kakovost izvedenih storitev.
Kako hitro se vam je/bo naložba povrnila?
Ocenjujemo, da se bo naložba povrnila v dobrih dveh letih. Upoštevati moramo tudi dejstvo, da z uporabo e-arhiva zmanjšamo možnost nastanka napak pri izvedbi storitev, kar je v našem poslu bistvenega pomena.
Kako so zaposleni sprejeli to novost in spremembo načina dela?
Zaposleni so takoj prepoznali razliko v hitrosti delovanja novega dokumentnega sistema, ki vključuje tudi storitev e-arhiviranja. Zanje smo po poslovnih enotah organizirali izobraževanje. V podjetju smo namenili ogromno naporov, da smo s Konico Minolto Slovenija razvili sistem, ki je resnično izdelan po meri procesov v našem podjetju, zato nismo zaznali večjih težav pri samem prehodu na novo okolje.
Ste morebiti zaznali kakšne druge sinergije na drugih področjih?
Z vzpostavitvijo e-arhiva smo prispevali k napredni IT-infrastrukturi znotraj podjetja in vplivali na zmanjšano porabo papirja ter tonerjev. Glede na naravo našega dela smo zavezani k hrambi dokumentacije naših poslovnih partnerjev. V preteklosti smo v podjetju tako investirali v prostore, namenjene arhivu, zmogljive večfunkcijske naprave, porabili smo ogromno papirja in tonerjev za izpis dokumentacije. Pri mesečnih revizijah pa smo porabili, no, izgubili, ogromno časa že zgolj z zbiranjem arhivske dokumentacije, ki jo zdaj prikličemo z nekaj kliki z miško.
Bi dejali, da ste z dokumentnim sistemom pridobili konkurenčno prednost?
Vsekakor. V logistični dejavnosti še kako drži rek, da je čas denar. Z optimizacijo storitev, administrativnih opravil, izboljšanjem preglednosti obsežne dokumentacije, s povezljivostjo posameznih procesov znotraj podjetja smo pridobili konkurenčno prednost podjetja, ki jo ohranjamo. Naše poslovanje je vitkejše, smo bolj odzivni in strankam zagotavljamo višjo kakovost storitev.
Na katerih področjih boste nadaljevali digitalizacijo poslovanja (digitalno preobrazbo)?
Lani smo začeli uresničevati naložbo v lastno carinsko skladišče, ki bo visoko digitalizirano in ena izmed postaj na naši poti digitalne preobrazbe poslovanja. Tudi pri tem računamo na znanje in izkušnje IT-partnerja Konica Minolta Slovenija, ki nam bo zagotovil napredne rešitve za video nadzor Mobotix.
