Microsoft Teams – ste pripravljeni na hibridne sestanke?
Delovni proces in sestankovanje sta se za vedno spremenila, saj so na voljo orodja, kot je Microsoft Teams, ki omogočajo hibridna in popolnoma virtualna srečanja.
Podjetje Business Solutions, kot dolgoletni certificirani zlati partner podjetja Microsoft, ne ponuja zgolj licence Microsoft 365, ampak tudi in predvsem praktično svetovanje in poprodajne aktivnosti, kot sta uporabniška in tehnična pomoč ali izobraževanje po uspešni implementacij orodij. To je ključ, da organizacija zares v celoti izkoristi prednosti digitalizacije poslovanja z orodji Microsoft 365. Poleg omenjene aplikacije Microsoft Teams obstajajo še druge podobne rešitve, vendar smo, na podlagi izkušenj in primerov iz prakse, s svojimi strankami prišli do zaključka, da je Microsoft 365 skupaj s Teamsi najpopolnejši paket orodij, ki ponuja številne rešitve za vse vrste in velikosti podjetji. Microsoft 365 ne vsebuje zgolj dobro poznanih aplikacij Word, Excel, PowerPoint in Outlook, ampak tudi celovite rešitve, ki omogočijo organizaciji digitalizacijo poslovanja in s tem izboljšanje poslovnih procesov ter tudi rezultatov. Aplikacije, kot so Sharepoint, OneDrive, Planner, Power Automate in mnoge druge, omogočajo, da vaše delo poteka produktivno in avtomatizirano.
Prihaja zima – ste pripravljeni na uspešno sestankovanje?
Za uspešno hibridno delo moramo primarno na pravi način izobraziti zaposlene v podjetju in s tem predstaviti, kakšne možnosti sploh obstajajo pri uporabi sodobnih in prilagodljivih orodij, kot jih ponuja Microsoft Teams. Drugi korak je seveda oprema sejne sobe, saj se morajo na hibridnih sestankih vsi udeleženci počutiti kot del razprave in skupnega sodelovanja. Ko sestanek ne poteka v živo, je kakovost slike in zvoka ključnega pomena za kakovosten in produktiven sestanek. Sploh če je to sestanek, na katerem se razpravlja o fizičnih produktih, načrtih, prototipih produktov, risbah ali drugih grafičnih zadevah. Poskrbeti je zato treba, da je oprema v sejni sobi primerna vašemu tipu poslovanja. Izbrati je treba primerno velikost zaslona, širokokotne kamere, ki zajamejo vse udeležence v prostoru, ter tudi stopnjo interaktivnosti prek rešitev, kot jih ponuja interaktivni zaslon Clevertouch. Ta omogoča celo kopico produktivnih orodij na dotik, ki naredijo video klic ali predavanje še bolj produktivno in zanimivejše.
Zakaj Microsoft Teams izstopa v primerjavi z drugimi
Shramba dokumentov, fotografij in drugih različnih vsebin v dokumentnem sistemu SharePoint je preprosta in enostavna. Vsaka ekipa, ustvarjena v Microsoft Teams, bo imela svoje spletno mesto za odlaganje dokumentov v oblaku, ki jih lahko oblikuje v želeno strukturo map in podmap. Vse datoteke v skupni rabi in v vseh pogovorih se samodejno shranjujejo v knjižnico dokumentov, dovoljenja in varnostne možnosti pa je mogoče prilagoditi zaupnosti dokumentov. Sodobni spletni video klici in sestanki z uporabnimi funkcijami, kot so deljenje zaslona, pripisi v živo, risanje v živo, dvig roke, odzivi na klepet in različni stili predstavitve, ter drugimi prednostmi omogočajo, da so sestanki produktivnejši in časovno optimalni. Z njimi lahko dosežete naslednji korak na svojem hibridnem sestanku med zaposlenimi ali strankami. Prav tako lahko uživate v preprosti skupni rabi namizja za tehnično pomoč in sodelovanje z več uporabniki naenkrat v realnem času. Funkcija z imenom spletna srečanja vam lahko pomaga pri izboljšanju vaše interne ali eksterne komunikacije. S funkcijo video konference omogoča udeležbo do 1.000 uporabnikov pri virtualnih dogodkih ter do 10.000 uporabnikov pri funkciji oddaje. Avdio konferenca in internetna telefonija sta tudi funkciji, ki ju ne boste našli na številnih drugih platformah za sodelovanje. Z zvočno konferenco se lahko vsakdo pridruži spletnemu srečanju po telefonu.
Implementacija je preprosta in prilagodljiva
Krivulja učenja je precej nižja v primerjavi s preostalimi zapletenejšimi orodji za sodelovanje. Aplikacijo lahko uporabljate popolnoma brez predhodne nastavitve (priporočamo le za manjša podjetja in startupe) ali pa jo lahko prilagodite do te mere, da imajo možnost ustvarjanja ekip ter dostop do drugih naprednih funkcionalnosti zgolj določene osebe v podjetju. Napredne funkcije nudijo tudi možnost več oblik nadzora celotne organizacije in dokumentnega sistema, kar omogoča postopni načrt uvajanja, sploh v večjih podjetjih in globalnih korporacijah. Vsak poseg v komunikacijo in organizacijo podjetja je treba podrobneje analizirati in preučiti. Le tako boste lahko učinkovito in brez ozkih grl v komunikaciji dosegali boljše rezultate in se izognili še dodatnim težavam pri uveljavitvi novega sistema. Pravilno načrtovanje uveljavitve takega sistema je izrednega pomena. Kulture podjetij so različne in postopki komunikacije prav tako, zato priporočamo, da se za tak poseg predhodno posvetujete in odločite za strokovnjake, ki imajo na tem področju za seboj že dolgoletne izkušnje tako z uporabniškega kot tehničnega vidika.
Več na www.b-s.si
