Ko je dokumentov preveč
V ljubljanski delniški družbi Olma so v sodelovanju s strokovnjaki podjetja Gambit Trade uspeli rešiti zahtevni problem obvladovanja dokumentov v skladu s standardom kakovosti ISO 9001. Rešitev temelji na programski opremi Eastman Software Work Manager Suite for Exchange. Ta skupina programskih komponent, ki deluje v okolju Microsoft Exchange/Outlook je ponudila možnost obvladovanja dokumentov, organizacijsko procesnih postopkov in optičnega zajema dokumentov.
Končni rezultat omogoča enostavno ustvarjanje, spreminjanje, ukinjanje in pregledovanje dokumentov, ki so hranjeni v organizirani strukturi elektronskih map. Najpomembnejše za celotni postopek pa je, da so vsi postopki nadzorovani, avtomatizirani in zasledovani, kar je še posebej pomembno za kakšnih 15 zaposlenih (od skupno 20) v Olmi, ki neposredno delajo s temi dokumenti.Dokumenti se ustvarjajo ali spreminjajo z znanimi orodji, kakršni so Word, Excel in podobni. Predvsem pa se vse potrebne operacije izvajajo preko odjemalca Microsoft Outlook, ki je dovolj razumljiv in enostaven za uporabo.