Evidentiranje delovnega časa v dobi umetne inteligence

Evidentiranje delovnega časa je bilo dolgo predvsem administrativno opravilo: prihod, odhod, odsotnost in ob koncu meseca priprava podatkov za obračun plač. Z digitalizacijo se je njegova vloga precej spremenila. Sodobni sistemi ne beležijo več samo ur, ampak povezujejo podatke o zaposlenih, odsotnostih, urnikih in opravljenem delu ter avtomatizirajo številna opravila, ki so jih administratorji nekoč izvajali ročno. Z vključevanjem umetne inteligence pa se odpira še naslednji korak.

Slovenski sistem eTM se razvija prav v tej smeri. Evidenca delovnega časa ostaja njegovo jedro, okoli nje pa lahko podjetje v enem okolju poveže procese, ki spremljajo zaposlenega in njegovo delo.

Veliko več kot prihod in odhod

Način dela danes ni enak v vseh podjetjih in pogosto niti ne za vse zaposlene znotraj iste organizacije. Nekdo dela v pisarni, drugi na terenu, tretji na več različnih lokacijah, zato tudi evidentiranje delovnega časa ne more biti omejeno na klasičen registracijski terminal.

eTM omogoča različne načine registracije, od terminalov in računalnika do mobilnega telefona ter registracije na terenu, toda zabeležen prihod ali odhod je samo začetek podatkovne poti.

Sistem lahko poleg evidence delovnega časa vključuje kadrovsko evidenco, upravljanje odsotnosti in dopustov, urnike, spremljanje opravljenega dela, nadzor pristopa ter GPS-sledenje vozil. Podjetje tako na enem mestu poveže informacije, ki bi bile sicer razpršene med različnimi programi, tabelami in dokumenti.

Podatki o delovnem času se lahko neposredno uporabijo tudi pri pripravi podatkov za obračun plač. Administratorju zato ni treba vedno znova prepisovati istih informacij, zaposleni pa imajo pregled nad svojimi urami in odsotnostmi. Sistem se lahko prilagodi potrebam organizacije – od preproste evidence delovnega časa do širšega sistema za spremljanje zaposlenih, dela in dostopa.

Ko UI pomaga sestaviti urnik

Eno zahtevnejših vsakodnevnih opravil je lahko priprava urnikov. Še posebej pri večjem številu zaposlenih, izmenskem delu in različnih zahtevah glede prisotnosti mora odgovorna oseba hkrati upoštevati veliko pogojev.

V eTM je zato umetna inteligenca vključena tudi v izdelavo urnikov. Pri razporejanju lahko upošteva razpoložljivost zaposlenih, njihovo odsotnost, delovna mesta, izmene ter druga določena pravila in na njihovi podlagi pripravi predlog razporeda.

Namesto ročnega preverjanja velikega števila mogočih kombinacij dobi administrator izhodišče, ki ga lahko pregleda in po potrebi prilagodi. Odločitev tako še vedno ostaja domena človeka, UI pa prevzame predvsem zamuden del usklajevanja podatkov.

»Kdo se je včeraj pozabil odjaviti?«

Še bolj neposreden stik z umetno inteligenco prinaša umetnointeligenčni pomočnik eTM, ki je trenutno v fazi razvoja in preizkušanja. Zasnovan je kot pomoč administratorjem pri vsakodnevnem delu s sistemom.

Namesto iskanja podatkov po različnih pregledih in izvajanja posameznih korakov bo lahko administrator pomočniku preprosto povedal, kaj potrebuje. Na primer: »Poknjiži praznike za ta mesec.« »Preveri bolniške liste.« »Vrni seznam delavcev, ki so se pozabili odjaviti.«

Pomočnik lahko na podlagi podatkov v eTM poišče informacije, preveri stanje ali pomaga izvesti zahtevano opravilo. Takšna uporaba umetne inteligence je morda manj spektakularna od velikih napovedi o avtonomnih UI-agentih, vendar je za podjetje zelo konkretna: manj klikov, manj iskanja in manj časa za ponavljajočo se administracijo.

Hkrati se spreminja tudi način uporabe poslovne programske opreme. Uporabniku ni več treba za vsako opravilo vedeti, v katerem meniju se skriva posamezna funkcija in po kakšnem zaporedju mora priti do nje. Vse več nalog bo mogoče sistemu opisati z običajnim jezikom.

Sistem, ki se prilagodi načinu dela

Vsako podjetje vseh funkcionalnosti seveda ne potrebuje. Manjša organizacija lahko eTM uporablja predvsem za evidenco delovnega časa in odsotnosti, druga potrebuje kompleksne urnike, tretja želi povezati še kadrovsko evidenco, dostop do prostorov ali službena vozila.

Prav zato je pomembno, da poslovna programska oprema ni sama sebi namen. Njena vrednost je v tem, koliko ročnega dela lahko odpravi in kako dobro lahko različne podatke poveže v uporaben proces.

Pri eTM umetna inteligenca zato ni zamišljena kot zamenjava za administratorja. Njen namen so prevzemanje ponavljajočih se korakov, pomoč pri zahtevnejših opravilih ter hitrejši dostop do informacij, medtem ko pregled in nadzor ostajata domena človeka.

Evidentiranje delovnega časa tako ni več zgolj odgovor na vprašanje, koliko časa je nekdo delal. Postaja izhodišče za učinkovitejše upravljanje dela – umetna inteligenca pa lahko poskrbi, da je za to potrebnega vse manj administriranja.