Elektronsko podpisovanje je temelj e-poslovanja

Poslovanje postane zares brezpapirno šele z elektronskim podpisom.

Elektronsko poslovanje ni le digitali­zacija papirnih dokumentov, temveč prilagoditev delovnih nalog in proce­sov za uporabo digitalnih oziroma elektron­skih dokumentov in izmenjavo podatkov. Do pike na i pa številnim podjetjem (z)manjka le ena komponenta – elektronsko podpisovanje. Šele z elektronskim podpisom namreč poslo­vanje postane zares brezpapirno.

Teorija je jasna: certificiran elektronski pod­pis, ki je zakonsko skladen, je enakovreden ročnemu podpisu. Kaj pa pravi praksa? V pra­ksi veliko podjetji odlaša (še vedno) z uved­bo elektronskega podpisa, čeprav je danes njegova implementacija relativno enostav­na. Strokovnjaki opozarjajo le na eno stvar: e­-podpis je treba v poslovanje uvesti celovito. Uvajanje rešitev za e-podpisovanje je pomem­ben del digitalizacije poslovanja, zato je treba te rešitve uvesti premišljeno.

Od tablic do e-podpisovanja na daljavo

Na trgu lahko zasledimo zelo različne reši­tve iz sveta e-podpisovanja. Zajem podpisa je mogoč na podpisni tablici, telefonu, obsta­ja podpis z digitalnim potrdilom, pojavlja se tudi zajem ročnega podpisa ali podpisovanje iz spletnega brskalnika. V času pred pandemi­jo se je večina ljudi z e-podpisom prvič sreča­la pri poštnih ali zavarovalniških okencih, kjer so svoj podpis z elektronskim peresom zapi­sali na tablico. Pravzaprav je podpisovanje s podpisnimi tablicami prevladovalo do začet­ka pandemije. Omejitve gibanja in stikov ter tudi zapiranje podjetij, ki so bili očitne posle­dice pandemije, pa so poskrbeli za pospešeno uvajanje novih tehnoloških rešitev. Ne le dela od doma, temveč tudi tako imenovanega od­daljenega podpisovanja.

E-podpis je tako dobil novo dimenzijo. Da­nes lahko dokumente preprosto podpiše­mo na (skoraj) poljubnih napravah in v kate­remkoli brskalniku. Kako je to mogoče? Ker je ustrezno poskrbljeno za našo e-identiteto. Ta je varno shranjena na oddaljeni napravi za ustvarjanje elektronskega podpisa in zaščite­na s sistemom večfaktorske avtentikacije.

Integracija e-podpisa z dokumentnim sistemom

K odpornosti poslovanja ob pospešeni di­gitalizaciji poslovnih okolij prispeva tudi inte­gracija različnih rešitev. Z integracijo e-pod­pisa lahko znatno poenostavimo poslovanje in si olajšamo delo. Integracija e-podpisa z dokumentnim sistemom je primer dobre pra­kse v sodobnih poslovnih okoljih. Ti lahko v celoti nastanejo v elektronski obliki, saj doku­mentni sistem poskrbi za vse »kljukice« – od priprave do potrjevanja.

Integracija e-podpisa z dokumentnim siste­mom ima številne koristi tudi za organizacije, ki rastejo in pridobivajo nove zaposlene. Klasič­ni kadrovski proces ustvarja ogromno papirne dokumentacije pri postopkih, kot so razpis de­lovnega mesta, sprejem in obdelava prošenj za zaposlitev, organizacija pogovorov, podpisova­nje standardnih izjav o nerazkrivanju informa­cij in končno tudi podpisovanje pogodb o za­poslitvi – vse to so dokumentno intenzivni procesi. Ni pa treba, da so tudi papirno.

Prodaja izdelkov, storitev, naročnin ali vse­bin, ki so predmet pogodb, z elektronskim podpisovanjem dobijo drugo dimenzijo. Elek­tronsko podpisanih dokumentov ni treba na­tisniti, nato skenirati in vključiti v kolesje po­slovno-informacijskega sistema, saj so že tam, torej je podjetje prihranilo več korakov, časa zaposlenih ter finančnih virov. Pomnožite to s številom dokumentov, ki jih dnevno, teden­sko, mesečno ali letno podpišete v podjetju. Prihranki so lahko enormni.

Za podjetje, ki v delovne procese vključi sa­modejno digitalno podpisovanje, se pozitivni učinki podvojijo, saj kombinacija e-podpiso­vanja in dokumentnega sistema zaposlenim ne omogoča le tega, da dokumente (in njiho­ve različice) hitreje najdejo in obdelajo, tem­več tudi to, da jih takoj podpišejo ali pa preve­rijo, v kateri fazi postopka je trenutno določe­na dokumentacija.

 Zahtevajte skladnost

Seveda vse e-podpisne rešitve niso ena­ke. Da bi se izognili nakupu mačka v žaklju, naj podjetja preverijo skladnost rešitve z na­cionalno in mednarodno zakonodajo ter tudi globalnimi standardi, če poslujejo mednaro­dno. Ključna kratica, ki jo iščejo, je eIDAS. To je uredba o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije, ki določa pravni okvir za e-podpisovanje.

Poenostavitev podpisovanja dokumentov lahko podjetje reši z nakupom ali celo naje­mom podpisne platforme, kakršna je mSign. Če podpisnik uporablja kvalificirano digitalno potrdilo, mSign izpolnjuje tudi zahteve evrop­ske uredbe eIDAS. Uporaba rešitve je enostav­na, v primeru najema pa je vzpostavitev mo­goča že v enem dnevu.

Vas zanima, kako hitro in enostavno uvesti e-podpisovanje v poslovanje?

Na spletni strani mikrografija.si vam bo podjetje Mikrografija postreglo z vsemi infor­macijami, ki jih potrebujete za uspešno uredi­tev elektronskega podpisovanja. Prav tako bo­ste izvedeli, kako doseči uporaben dokumen­tni sistem ter kakšna je prava pot do dolgoroč­nih prihrankov pri stroških poslovanja. Števil­ne prednosti in prihranki so zagotovljeni.