Digitalna preobrazba v špediciji

Preverili smo, kako podjetje RCM ob pomoči rešitve M-Files in urejenih dokumentov pospešuje logistične procese.

V panogi logistike je natančnost se­kundna, birokracija pa kilometrska – v takem okolju je digitalna preobraz­ba ne le konkurenčna prednost, temveč po­goj za preživetje. V ospredju te preobrazbe je upravljanje informacij – tisto, kar se pogo­sto skriva v ozadju, a vpliva na vse: od hitrosti obdelave naročil do točnosti carinskih postop­kov in zadovoljstva strank.

Eden zglednih primerov digitalizacije poslo­vanja v slovenskem prostoru je podjetje RCM, d. o. o. Omenjeni ponudnik špedicijsko-logi­stičnih storitev je svojo operativno učinkovi­tost dosegel z uvedbo naprednega dokumen­tnega sistema M-Files in v sodelovanju s pod­jetjem Konica Minolta Slovenija temeljito pre­novil in avtomatiziral večino procesov, ki ima­jo opravka z dokumentacijo.

Ko informacija postane valuta

Digitalizacija logistike ni zgolj modna muha. V času naraščajočih pričakovanj po hitrejši, preglednejši in okolju prijaznejši dostavi so tradicionalni načini upravljanja dokumenta­cije – fascikli, elektronske preglednice v loče­nih datotekah in nasploh razdrobljeni sistemi – postali ovira.

»Logistika ustvarja izjemno količino do­kumentacije: carinski obrazci, dobavnice, ra­čuni, certifikati, pogodbe, poročila … Če do teh informacij ne moreš dostopati takoj, izgu­biš čas – in s tem denar. Po raziskavah podje­tja, ki uvedejo digitalne rešitve za upravljanje dokumentov, v povprečju prihranijo do tretji­no delovnega časa zaposlenih, ki bi ga ti sicer porabili za iskanje dokumentov in preverjanje pravilnosti podatkov,« nam je pojasnil Tomaž Špendal iz podjetja Konica Minolta Slovenija. V podjetju RCM so ta izziv prepoznali pravo­časno.

Izzivi: nepovezani sistemi, počasno iskanje in pomanjkanje nadzora

RCM je podjetje z ambicioznimi cilji in jasno vizijo kakovosti. A tudi v najboljših ekipah pri­de do težav, ko sistemi ne dohajajo rasti po­slovanja. Dokumenti so bili razpršeni po raz­ličnih lokacijah, iskalna funkcionalnost je bila omejena, arhiv zastarel, postopki uvoza in kla­sifikacije dokumentov pa prepočasni za potre­be sodobne špedicije. »Zaposleni so pogosto izgubljali čas z iskanjem ustreznih informacij, kar se je poznalo pri učinkovitosti in odzivno­sti do strank. Naš stari arhiv sicer ni bil slab, a nas je začel omejevati,« razloži Dejan Sušnik, generalni direktor podjetja RCM.

Rešitev: M-Files, Abbyy FlexiCapture in integracija z ERP

Odločitev je padla – celovita digitalizacija poslovanja. V sodelovanju s Konico Minolto Slovenija so v RCM vpeljali kombinacijo dveh ključnih rešitev. M-Files je temeljni ka­men, saj gre za napreden sistem za upravlja­nje dokumentov in informacij, Abbyy Flexi­Capture pa orodje za samodejno optično prepoznavo znakov (OCR) in ekstrakcijo me­tapodatkov.

Kaj to pomeni v praksi? Danes se dokumen­ti v podjetju RCM samodejno uvozijo, prepo­znajo, označijo in shranijo na podlagi vsebine, brez ročnega vnašanja. Sistem je integriran z dvema ERP-sistemoma podjetja, kar omogoča sinhronizacijo dokumentov med oddelki – ra­čunovodstvo, carina, vodstvo, prodaja … Ve­liko dodano vrednost predstavlja delo z me­tapodatki (npr. številka pogodbe, znesek ra­čuna, davčna številka), saj se tudi ti samodej­no preberejo in uporabijo za iskanje ter razvr­ščanje. Avtomatizirani delovni procesi pa so nadomestili rutinska opravila, kot je preverja­nje pogodb, obdelava računov ali potrjevanje prevoznih nalogov.

Rezultati: hitrost, preglednost in digitalna kultura

Že po nekaj tednih uporabe so v podjetju RCM opazili občutne spremembe. Dostop do informacij je »na klik« – kjerkoli in kadarkoli, tudi na daljavo. Iskanje je omogočeno po vse­bini in metapodatkih – ne glede na to, kje se dokument fizično nahaja. Manj je napak, sle­denje dokumentom skozi njihov življenjski cikel je olajšano. Večja ažurnost je dobrodo­šla, posebej pri komunikaciji z državnimi or­gani (carina, inšpekcije) in domačimi ter s tu­jimi partnerji. »Zaposleni so bili pozitivno pre­senečeni nad razliko v hitrosti delovanja. Nav­dušenje ob prehodu na digitalno poslovanje je bilo res nekaj posebnega,« dodaja Sušnik.

Pametna digitalizacija je premišljena

Digitalna preobrazba v logistiki ni le teh­nični projekt – je organizacijska spremem­ba. Kot taka zahteva usklajevanje med oddel­ki, premišljeno načrtovanje in tehnološkega partnerja, ki razume industrijo. RCM je z izbi­ro M-Files pokazal, da ni vse v količini funkcij, temveč v tem, kako učinkovito so te funkcije prilagojene poslovnim procesom. Sistem ni le nadomestil starega arhiva – postal je temelj digitalne pisarne. »Zdaj IT in logistika govori­ta isti jezik,« je zaključil Sušnik.

M-Files v logistiki ni zgolj orodje za e-arhiv, ampak je platforma, ki povezuje ljudi, procese in podatke. »Primer podjetja RCM jasno kaže, da je prihodnost logistike digitalna – tisti, ki to prihodnost gradijo danes, bodo jutri korak pred konkurenco. Za vse, ki razmišljate o po­dobnem koraku: začnite tam, kjer so podatki. In ne pozabite, da mora biti vsaka digitalna re­šitev najprej v službi ljudi, ne obratno,« pa je ključni nasvet delil Špendal.