Kakšna je vaša vsebina?
Hiter tehnološki napredek spreminja tudi področje upravljanja vsebin v podjetjih. Namenski sistemi, ki so bili v preteklosti obravnavani kot nekakšna nadgrajena rešitev za shranjevanje dokumentov (dokumentnih sistemov), so se razvili v strateška orodja, ki podjetjem omogočajo izkoriščanje njihove vsebine za pridobivanje konkurenčne prednosti.
Ključni dejavnik te evolucije je vse večja digitalizacija poslovanja podjetij, ki omogoča ustvarjanje in upravljanje ogromne količine vsebin v digitalni obliki. Podjetja želijo izboljšati pretok informacij in sodelovanje zaposlenih, optimizirati notranje procese in izboljšati odločanje, zato rešitve ECM (Enterprise Content Management) postajajo bistvena sestavina te preobrazbe.
Selitev ECM v oblak
Podobno kot vse »stare« informacijske rešitve so bili tudi sistemi ECM nekoč trdno prikovani na lokalna informacijska okolja in strežnike. Čeprav bi lahko trdili, da imajo med vsemi poslovnimi rešitvami prav sistemi ECM ene najdaljših »korenin«, saj morajo biti tesno integrirani z vsemi drugimi aplikacijami in predvsem zbirkami podatkov, pa to ni ustavilo njihove migracije v oblačna okolja. Ta premik je dobil še dodaten pospešek, ko je delo na daljavo postalo norma, saj podjetja spodbuja, da se odločajo za prilagodljivo in agilno infrastrukturo, do katere je mogoče dostopati kjerkoli, kadarkoli in z vsako napravo, kar izboljšuje produktivnost in sodelovanje zaposlenih.
S prehodom ECM v oblak podjetja pridobijo vrsto prednosti. Najočitnejša je skalabilnost, saj lahko v oblaku dinamično prilagajajo (zakupljene) zmogljivosti za shranjevanje in obdelavo podatkov dejanskim potrebam, s čimer zagotovijo potrebno zmogljivost za učinkovito obdelavo vse večjih količin digitalnih vsebin. Pri sistemih v oblaku prav tako ni omejitev v obliki požarnih zidov, kar uporabnikom omogoča hiter dostop do pomembnih vsebin kjerkoli, kadarkoli in na katerikoli napravi. V nasprotju s tradicionalnimi sistemi ECM, ki zahtevajo vnaprejšnje naložbe in stroške rednega vzdrževanja za podatkovne centre in drugo infrastrukturo, rešitve ECM v oblaku ponujajo agilnost brez potrebe po velikih kapitalskih naložbah.
Integracija je še vedno »sveta«
Ko gre za poslovne sisteme in rešitve, je integracija ključnega pomena. Če sistemi podjetja ne komunicirajo med seboj, lahko naložbe v tehnologijo na koncu ustvarijo celo več silosov (beri: ločenih okolij) in več ovir za zaposlene. Če naj sistem ECM ustvarja kar najvišjo (dodano) vrednost, mora biti brezhibno integriran z drugimi ključnimi poslovnimi sistemi, kot je poslovno-informacijski sistem (ERP), ki navadno zagotavlja, da so pomembni poslovni dokumenti, kot so računi in finančna poročila, lahko dostopni in varno shranjeni. Del integracije naj bodo tudi orodja za upravljanje odnosov s strankami (CRM), saj ta naveza poskrbi za centralizirane dokumente, pogodbe in marketinško gradivo, povezano s strankami, ter seveda učinkovito upravljanje vsebin.
Zelo priporočljiva je tudi integracija s sistemom za upravljanje človeških virov (HRIS). Shranjevanje podatkov o zaposlenih, informacij o ugodnostih in gradiva za usposabljanje so tako zbrana na enem mestu za lažji dostop, kadroviki pa lažje zagotavljajo skladnost poslovanja in zaposlovanja z zakonodajo. Z odpravljanjem ovir med oddelki in omogočanjem prilagodljivega dostopa do ustreznih vsebin po potrebi organizacije izboljšujejo pretok informacij in sodelovanje med oddelki, s čimer ustvarjajo prilagodljivejše in odpornejše podjetje.
Avtomatizacija naj bo naslednji korak
Na področju ECM avtomatizacija ponuja znaten potencial za poenostavitev procesov, pospešitev odločanja in optimizacijo stroškov – podjetja pa vse bolj raziskujejo, kako jo lahko izkoristijo v svojo korist. Sodobne rešitve ECM ponujajo širok nabor možnosti avtomatizacije. Prva seveda meri na zbiranje in obdelavo podatkov, saj tako podjetja zmanjšajo ročni vnos podatkov s samodejnim izpisovanjem, razvrščanjem in indeksiranjem ključnih podatkov iz dokumentov in obrazcev. Izjemne možnosti avtomatizacija ponuja na področju delovnih tokov in potrjevanja dokumentov: podjetje lahko racionalizira vsebinsko usmerjene procese z ustvarjanjem strukturiranih delovnih tokov, ki dokumente usmerjajo k pravim osebam ob pravem času v pregled in odobritev.
Pravzaprav lahko s sistemom ECM poslovna okolja avtomatizirajo številne naloge, npr. samodejno pridobivanje podatkov po področjih ali terminih, sprejemanje odločitev na podlagi poslovnih pravil in uporabo politik hrambe ter evidentiranja. Čeprav včasih pozabimo na to, so tudi obvestila in opozorila avtomatizirana – obveščanje zaposlenih o pomembnih nalogah ali rokih, povezanih z upravljanjem vsebine, postaja nuja.
Inteligentna avtomatizacija procesov združuje moč optičnega prepoznavanja znakov (OCR), avtomatizacije robotskih procesov (RPA) in umetne inteligence (UI), da podjetjem pomaga inteligentno identificirati, razvrstiti in natančno izpisati podatke iz različnih formatov dokumentov. Prihodnost ECM je vsekakor v uvedbi inteligentnih rešitev za vsebine, ki izkoriščajo zmogljivosti UI. Ta bo revolucionarno spremenila način, kako podjetja upravljajo svoje informacije. Inteligentne rešitve za vsebine podjetjem že danes omogočajo dinamično upravljanje vsebin in ponujajo napredne zmogljivosti za izboljšanje učinkovitosti, izboljšanje odločanja in zagotavljanje prilagojenih uporabniških izkušenj.
