Zamude pri pridobivanju podatkov in informacij niso zaželene

Upravljanje dokumentov, vsebin in informacij je nekaj, k čemur stremi sleherno podjetje, a brez pravega sistema in načina dela je učinkovito digitalno poslovanje težko dosegljivo.

Podjetja vseh velikosti se spopadajo z izzivom, kako najbolje organizirati, shraniti in upravljati na videz neskončno količino podatkov/dokumentov. Analitiki podjetja IDC napovedujejo, da se bo do leta 2025 količina podatkov na svetu povečala kar za desetkrat – na bržkone sleherniku nepredstavljivih 180 zetabajtov. Kako vse te podatke in informacije, ki se ne skrivajo zgolj v dokumentih, temveč najrazličnejših aplikacijah, zbirkah podatkov, poslovno-informacijskih sistemih in celo družbenih omrežjih, obvladati?

Ne, dokumentni sistem ne bo (več) dovolj. Klasične dokumentne sisteme (DMS) pospešeno zamenjujejo rešitve za upravljanje vsebin v poslovnih okoljih – prepoznamo jih po kratici ECM (angl. Enterprise Content Management). Tehnologija in rešitve ECM postajajo kritična komponenta pri digitalni preobrazbi poslovanja in analitiki predvidevajo, da bodo podjetja letos za omenjene rešitve odštela več kot 67 milijard dolarjev (oziroma evrov). Zakaj to počno? Ker se jim preprosto izplača. Kaj naj torej obvlada sodobna rešitev ECM?

Uporabnost opolnomoči zaposlene

Preden v poslovanje uvedete katerokoli rešitev, se prepričajte, ali bo prijazna do uporabnikov, sicer je ne bodo posvojili in uporabljali. Proizvajalci programske opreme in stranke se strinjajo – uporabnost je pomembna. Ni presenečenje, da so se ponudniki rešitev ECM v zadnjem desetletju popolnoma osredotočili na izboljšanje uporabnosti. Zdaj ko podjetja razumejo poslovno vrednost ECM, lahko v celoti uresničijo dvig produktivnosti in prihranke časa (in denarja). Naložba se namreč izplača le, če uporabniki sprejmejo tehnologijo, jo uporabljajo in celo postanejo njeni zagovorniki. V ta namen morajo biti sistemi ECM intuitivni. Prednostna naloga ob iskanju najprimernejše rešitve ECM za podjetje naj bo zato enostavnost njene uporabe – plus sta seveda tudi enostavna uvedba in nastavitev.

Rešitev ECM, ki premore intuitiven uporabniški vmesnik, bo vsekakor olajšala uvajanje. Današnje rešitve se že hvalijo s funkcijami, kot so intuitivne zmožnosti tipa povleci in spusti, vnaprej pripravljene predloge dokumentov (in celo procesov), predogled dokumentov in obrazci, enostavni za uporabo. Tudi prilagodljivost rešitve zasluži dodatno pozornost, saj je v praksi lažje delati s programskim paketom, ki ga je mogoče prilagoditi poslovnim zahtevam in potrebam uporabnikov. Možnost prilagajanja funkcij in funkcionalnosti posebnim potekom dela in procesom bo zaposlene hitreje vključila, prav tako pa s seboj prinaša višjo raven zadovoljstva, »domačnosti« in nadzora nad uporabniško izkušnjo. Zmožnost prilagajanja videza, »občutka« in delovnega toka platforme ECM, da kar najbolje ustreza potrebam uporabnikov, lahko zagotovi visoko stopnjo uporabe v podjetju.

Učinkovito iskanje informacij

Orodja ECM uporabnikom pomagajo predvsem pri intuitivnem iskanju informacij. Poleg klasičnih iskalnih polj z iskanjem prek ključnih besed, preverite, ali ogledana rešitev ECM omogoča iskanje po kontekstu ali celo opisu. Ponudnik rešitve bo podjetju zagotovo predlagal, naj začne izkoriščati t. i. metapodatke – podatke o podatkih. Napredek pri uporabi metapodatkov poveča zmožnosti iskanja po meri.

Iskanje vsebin s katerekoli lokacije, aplikacije in naprave je zagotovo na seznamu želja slehernega podjetja. Napredne rešitve ECM ponujajo možnost hrambe vsebine v izvirnem repozitoriju in preprečujejo zamudne (in drage) selitve podatkov z uporabo vtičnikov, ki omogočajo hipno iskanje in prikaz informacij.

Mobilnost je pomembna

Želja podjetij, da bi lahko zaposleni delali od koderkoli, zahteva, da imajo orodja, s katerimi zaposleni delajo, »mobilno komponento«. Praktično vsi sistemi ECM podpirajo oddaljeni dostop za zaposlene, ki delajo od doma oziroma na daljavo (na terenu), večina jih premore tudi namenske mobilne aplikacije za sodobne pametne telefone in tablice. Obilico informacij je seveda lažje prikazati na zaslonih večjih diagonal in ločljivosti. Kombinacija rešitve ECM in mobilnosti pomaga zaposlenim, ki delajo na daljavo, da ostanejo nemoteno povezani s poslovno vsebino, procesi in sodelavci (v podjetju).

Podobno kot v primeru selitve poslovanja in malodane vseh aplikacij v računalniški oblak so tudi rešitve ECM podjetjem na voljo kot storitev iz oblaka ali pa kot hibridna implementacija – del je v oblaku (navadno tisti, ki podpira mobilnost), del pa na lokaciji podjetja. Mnoga podjetja uporabljajo hibridni pristop za odgovorno posodobitev svoje IT-infrastrukture in preoblikovanje rešitev, osredotočenih na vsebino. Tak prehod v oblak se zdi lažji, sploh za podjetja, ki se niso rodila v digitalnem svetu.

V kodo vgrajena inteligenca

Orodja ECM so ena tistih, ki močno stavijo na tehnologije umetne inteligence in strojnega učenja. Algoritmi namreč podjetjem pomagajo ne le hitreje najti relevantne in (ne)povezane ter nestrukturirane podatke in informacije, temveč tudi preprečujejo nastanek napak in pospešujejo izvajanje poslovnih procesov. To da pospešek celotni digitalizaciji poslovanja, saj ko umetna inteligenca in strojno učenje pretvarjata besedilo, slike, e-pošto in druge medije/podatke v uporabniku prilagojeno digitalno obliko, najprimernejšo za prikaz informacij, spodbudita proces organiziranja vsebin (indeksiranja) v podjetju. Poslovanje v redu pa je vedno hitrejše in uspešnejše od poslovanja v neredu.