Upravljanje dokumentov

Sodobno poslovanje - tako navadno kot elektronsko - nam po eni strani olajša življenje in delo, po drugi strani pa prinaša s seboj tudi kopico različnih dokumentov, ki jih je vse težje obvladovati. Zaradi tega se vse bolj uveljavlja upravljanje dokumentov, ki pa ni nujno elektronsko. >>Dokumente upravljamo tudi peš in če so ročni postopki dovolj dobri, potem lahko avtomatizacija prinese kvečjemu dodatne stroške,<< meni Čedo Jakovljević, direktor novomeškega podjetja Infotehna.

Eno od glavnih področij delovanja Infotehne je prav upravljanje z dokumenti, na to temo pa so v začetku decembra 2002 organizirali tudi seminar, na katerega se je prijavilo več kot 130 udeležencev iz 75 organizacij in podjetij iz Slovenije in zamejstva. >>Lani smo imeli na podobnem dogodku okrog 60 udeležencev, letos pa smo računali na 80 do 90 slušateljev. Odziv je presegel vsa pričakovanja in najbrž bi bili preveč prevzetni, če bi rekli, da so ljudje prišli samo zaradi nas. Verjamem, da je problematika upravljanja dokumentov postala bistveno bolj pomembna kot pred letom ali dvema. Pred petimi oziroma šestimi leti, ko smo se začeli s tem ukvarjati, smo bili kot nekakšni 'evangelisti', danes pa to postaja že pomembna poslovna kategorija, ki ji uporabniki očitno pripisujejo vse večji pomen,<< razmišlja Jakovljević.

Sicer pa se elektronskega poslovanja z dokumenti nima smisla lotevati po vsej sili, temveč tam, kjer lahko prinese prihranke - te pa najdemo tam, kjer velike organizacije ali podjetja poslujejo na različnih lokacijah, imajo veliko število dokumentov, v sistem pa je vključenih mnogo ljudi, ki imajo različne pravice dostopa in so na različnih ravneh v svojih okoljih.

Prednosti in koristi je treba iskati predvsem v zmanjševanju stroškov, vezanih na delo z dokumenti. Uvedba elektronsko podprtega načina uporabe in poslovanja z dokumenti zmanjšuje število operacij, ki so potrebne za kakovostno delo. Vzpostaviti je mogoče boljši nadzor nad vsebino, do vsebine informacij je moč priti bistveno hitreje, vsebina pa je dostopna vsem, ki so za tak dostop upravičeni.

V primeru upravljanja dokumentov gre za velike projekte, v katere so nemalokrat vključeni vsi uporabniki računalnikov v podjetju. Zato ti projekti (skupaj z nameščeno programsko opremo) niso poceni. >>Cenovni rang se začne pri petih do osmih milijonih tolarjev in sega do nekajkratnika te vrednosti. Če gre za sistem, v katerem je vključenih tisoč ali več uporabnikov, bo cena na uporabnika približno sto tisoč tolarjev,<< še dodaja Jakovljević.