Faksiranje se še ne da!

Prepričani smo bili, da so z razcvetom interneta faksiranim sporočilom šteti dnevi. Elektronska pošta prevzema večji delež pri medsebojni komunikaciji med podjetji, vendar ta kljub temu še vedno niso nehala uporabljati faksa. Res pa je, da se je način pošiljanja in sprejemanja faksiranih sporočil spremenil. Danes imamo namensko programsko opremo, ki poleg običajnih funkcij, ki jih omogoča faksiranje, dodatno ponuja boljšo integracijo v poslovni sistem in povezavo z elektronsko pošto. Eno izmed takih rešitev ponuja tudi slovensko podjetje, ki trži svoj izdelek pod blagovno znamko SIS Fax.

Trzinsko podjetje SIS je razvilo rešitev s strežniškim delom, ki skrbi za pošiljanje in sprejemanje faksiranih sporočil, in ločenim uporabniškim delom, ki omogoča pregledovanje, urejanje in pošiljanje teh sporočil. V ta namen ponujajo svojim uporabnikom dve različici programa. Prvo, SIS Fax Suite, ki omogoča priklop ene faksirne številke in pet uporabnikov, in drugo, SIS Fax Suite PRO, ki omogoča priklop neomejenega števila faksirnih številk in deset uporabnikov. Seveda lahko, če želimo dodati več uporabnikov, uporabniške licence dokupimo. Vsakemu izmed paketov je priložen modem ISDN. Lahko sicer uporabimo obstoječega, vendar mora podpirati gonilnike CAPI. Če nismo prepričani, si lahko z njihovih spletnih strani prenesemo program, ki preveri, ali modem ustreza sistemskim zahtevam.

Pri namestitvi strežniškega programa smo naleteli na kar nekaj težav. V strežniku, v katerega smo želeli namestiti program, je bila nameščen program za upravljanje diskovnih polj. Na žalost tako SIS Fax kot tudi omenjena programa spletni brskalnik upravljata prek istih vrat TCP (8080). Namestitev je uspela šele, ko smo program za urejanje diskovnih polj enostavno odstranili. Po uspešni namestitvi pa je zaradi nameščenih dveh omrežnih kartic nastal nov problem. SIS Fax je namreč prevzel IP številko napačne kartice. Na koncu smo odnehali in strežniški program namestili v drug računalnik, kjer je namestitev potekala brez težav. Je pa res, da se lahko vsemu temu izognete, če izkoristite SISovo ponudbo, da program pridejo namestiti sami.

Nastavitve za e-poštno pošiljanje

Po uspeli namestitvi z internetnim brskalnikom vstopimo v orodje za upravljanje. Najprej določimo splošne parametre za normalno delovanje programa. Vnesemo dohodno in odhodno številko MSN (Multiple Subscriber Number), na katero želimo prejemati ali z nje pošiljati sporočila. Če je v omrežju telefonska centrala, izberemo tudi izhodno klicno številko. Če programu ne uspe poslati faksiranega sporočila, vnesemo čas, po katerem poskusi znova. Prav tako tudi število dni, za kolikor naj se sporočilo shrani.

Na začetku smo omenili, da ponujajo današnji programi integracijo sistema faksiranja z elektronsko pošto. SIS Fax omogoča posredovanje prejetih faksiranih sporočil na elektronski naslov. Tako nam hkrati omogoča arhiviranje. Kam naj prejeta faksirana sporočila posreduje, lahko določimo s pravili. Zna pa tudi nasprotno, saj lahko z elektronsko pošto prejete dokumente faksira na izbrane faksirne številke. Pri e-pošti omenimo še možnost obveščanja. To pomeni, da nas sistem sproti obvešča o uspešnosti ali neuspešnosti pri pošiljanju našega faksiranega sporočila. To besedilo lahko v nastavitvah strežniškega programa poljubno spreminjamo.

Nastavitve pravil

Poleg pravila o posredovanju prejetih sporočil na elektronski naslov omogoča program ustvarjanje dodatnih pravil. Prejeto sporočilo lahko samodejno natisne na tiskalniku, shrani v določeno mapo v strežniku, posreduje na drugo faksirno številko, ga zavrže ali pa dostavi v določeni predal. Za uporabo slednje možnosti moramo določiti predale, kamor se bodo usmerjala sporočila. Privzeto se vsa sporočila shranjujejo v predal "Administrator".

Če nam kaj ne deluje tako, kot bi moralo, omogoča strežniški program prikaz trenutnega stanja in pregledovanje preteklih dogodkov (logi).

SIS Fax Explorer prikazuje seznam faksiranih sporočil.

Uporabniški del programa je sestavljen iz več manjših aplikacij, ki so med seboj povezane. Najpomembnejši je tiskalnik SIS Fax, ki se znajde med obstoječimi, že nameščenimi tiskalniki. Tako omogoča programom, ki podpirajo tiskanje, neposredno faksiranje. SIS Fax Explorer prikazuje seznam prejetih, poslanih in neuspelih faksiranih sporočil. Program omogoča nastavljanje določenih filtrov, ki olajšajo pregledovanje seznamov. Lahko pa uporabimo tudi iskanje po prejeti faksirni številki. V imeniku si številke shranimo v strežnik in omogočimo drugim uporabnikom njihovo souporabo ali pa jih shranimo krajevno, v osebni imenik. Na žalost je imenik SIS Fax zelo okrnjen, saj nam program omogoča shranjevanje le kombinacije faksirne številke in imena.

Posamezno sporočilo lahko s SIS Fax Viewerjem neposredno odpremo iz Explorerja. Ta nam omogoča, da si sporočilo preberemo, ga natisnemo ali pa mu dodamo žig in podpis. Seveda moramo podpis in žig prej optično prebrati in lokacijo datoteke vnesti v nastavitve. Faksirana sporočila pa lahko tudi urejamo ob pomoči urejevalnika SIS Fax, ki nam omogoča poljubno risanje črt in krivulj, brisanje, vstavljanje slik in pisanje. Če imamo sporočilo na papirju, nam pride prav program SIS Fax Scan, ki nam, kot je razvidno že iz imena, omogoča pošiljanje dokumentov v papirnati obliki.

Čarovnik za pošiljanje faksa se odpre, ko želimo tiskati na tiskalniku SIS Fax.

Faksiranje bo še kar nekaj časa del komunikacije med podjetji, kar se kaže tudi v množici programov na trgu. SIS Fax ne ponuja nekih revolucionarnih možnosti, vendar je zaradi enostavnosti pri vsakdanjem delu vsekakor uporaben. Škoda le, da deluje le na povezavah ISDN, saj se je število teh drastično zmanjšalo, odkar ADSL ni več vezan nanje. Tudi razmah internetne telefonije IP še dodatno izpodriva klasično in ISDN telefonijo. V podjetju SIS so se novim tehnološkim smernicam prilagodili in bodo zato v kratkem trgu ponudili SIS Fax, ki bo podpiral tudi IP telefonijo.

SIS Fax Suite

Kaj: Omrežni program za faksiranje.

Ponuja: SIS informacijske tehnologije, www.sisfax.com.

Cena: Standardna različica 169 EUR, PRO različica 395 EUR.

Za: Omrežni način delovanja, enostavna raba.

Proti: Ne podpira analognih modemov, imenik ima premalo možnosti, cena.