SharePoint teče tretji krog

Microsoft skupaj s pisarniškimi orodji iz paketa Office pripravlja tudi nove različice svojih strežniških izdelkov za spletne dveri - portale. Družina izdelkov SharePoint v novi generaciji dobiva še vidnejšo vlogo in ta se bo po mnenju analitikov v prihodnje krepila. Ali lahko SharePoint iz zanimivosti preraste v resno poslovno orodje?

Če bi morali iz družine Microsoftovih orodij izbrati eno samo orodje, ki ima največ skritih potencialov, potem je to družina izdelkov SharePoint. Strežniško orodje, ki omogoča uporabnikov spletni dostop in urejanje dokumentov ter orodja za skupinsko delo, je bilo doslej rabljeno precej manj, kot bi si zaslužilo. Razlog gre iskati v nekoliko nedorečeni poti razvoja v preteklosti, pa tudi v tem, da se uporabniki na koncept spletnih dveri šele privajamo.

Nov uporabniški vmesnik je podoben dosedanjemu, a hkrati precej bolj izpopolnjen.

Medtem ko je v javni beta generaciji 2007 pozornost javnosti usmerjena predvsem na nove, grafično precej spremenjene temeljne module paketa Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), prinašajo orodja SharePoint morda še bolj koristne in korenite novosti. Tako kot doslej bosta tudi v novi različici na voljo (vsaj) dva izdelka, in sicer Windows SharePoint Services (WSS) V3 (oziroma v končni različici najbrž 2007) in njegovo portalsko nadgradnjo SharePoint Portal Server (SPS) 2007. Tu se bomo omejili predvsem na prvega, ki bo najbrž tudi v prihodnje brezplačni dodatek za strežnike Windows (čeprav to še ni potrjeno), pa tudi orodje, ki ga bodo končni uporabniki lahko videli v številnih reinkarnacijah, zlasti v okviru storitev Microsoft Office Live. Ob splovitvi druge beta različice je Microsoft naredil zelo lepo potezo - vsakemu preizkuševalcu je ponudil 30 MB prostora v svojih strežnikih, kjer lahko uporabniki preizkušamo lastnosti prihajajoče različice.

Orodja za upravljanje in prilagajanje dveri so bolj pregledna in jih je enostavneje uporabljati.

Udarne novosti

Čeprav se na prvi pogled zdi, da je WSS V3 le delna nadgradnja, so v Microsoftu predelali skoraj vsak kotiček orodja. Kljub številnim pomembnim novostim nekatere izrazito izstopajo. Za dosedanje uporabnike bo najbrž ključna novost dodeljevanje pravic na ravni dokumenta ali posameznega elementa na seznamu. S tem so odpravili poglavitno pomanjkljivost dosedanjih različic, ki so dopuščale pravice le na ravni imenika, celotnega seznama ali dveri. Dokumente lahko "verzioniramo" glede na male in velike spremembe (1.0, 2.0, 3.0 ali 1.1, 1.2, 1.3...). Pozneje lahko uvedemo pravilo, da so javno objavljene le polne različice, vmesne pa so le "delovne".

Takoj za to bi nedvomno uvrstili podporo avtomatizaciji delovnega toka oziroma procesov (workflow), ki temelji na arhitekturi Windows Workflow Foundation. SharePoint tako lahko ob dogodku (dodajanje, spreminjanje, brisanje podatkov) sproži vnaprej definirane postopke (revizija, potrjevanje, podpisovanje, obveščanje, objava itd.). Uporabimo lahko enega od pripravljenih delovnih tokov, pripravimo pa lahko lastne s pomočjo razvojnega orodja Visual Studio .NET ali pa novega orodja za urejanje dveri SharePoint, ki se imenuje SharePoint Designer 2007 (izhaja iz dosedanjega orodja FrontPage, ki bo pod takim imenom nehal obstajati). Prepričani smo, da bodo delovni tokovi ena izmed uspešnic v prihodnosti Microsoftovih orodij, zato se splača v to poglobiti.

Spremenjen je tudi sam videz. Čeprav položaj elementov in nekatere druge lastnosti spominjajo na generacijo 2003, so temeljito osvežili uporabniški vmesnik. Odpravili so nedorečenosti glede navigacije med posameznimi stranmi in orodji, kar je silno begalo neizkušene in občasne uporabnike. Poleg seznama imenikov in seznamov na levi strani imamo lahko menuje tudi v orodni vrstici pod naslovom. Še bolje so uredili in poenostavili orodja za upravljanje orodja WSS, za kar je bil skrajni čas. Dosedanja orodja so bila nedosledna in razpršena na različne konce.

Projekte, naloge in druge časovne informacije lahko zdaj ponazorimo z gantogrami.

Za uporabnike, ki SharePoint ne uporabljajo samo kot spletno odložišče dokumentov, bo zagotovo zelo zanimiv podatek, da lahko obrazce XML, pripravljene s programom InfoPath, zdaj povežemo s SharePointom in uporabljamo brez posredovanja programa, v katerem je nastal. S tem postaja SharePoint pravzaprav temelj za najrazličnejše zbirke podatkov in evidence.

WSS 2007 poleg že običajnih komponent (webparts) in predlog podpira tudi nekatere nove strukture, kot so dveri wiki in blogi. Za povrh lahko poljuben seznam v WSS objavimo tudi kot dovode RSS. Izboljšano je iskanje po vsebini, rezultati so bolj podobni spletnim brskalnikom. Izboljšane so možnosti za izdelavo varnostnih kopij in prenos podatkov med dvermi, bistveno so povečali število dokumentov, ki jih lahko hranimo z WSS. Z indeksiranjem podatkov so naredili iskanje in navigacijo odzivno tudi pri bistveno večji količini podatkov kot doslej.

Precej novosti je namenjenih večji varnosti in nadzoru. WSS pozna nove podatkovne strukture, ki denimo omogočajo samo dodajanje, ne pa brisanje predhodnih zapisov (tudi besedil). Vse spremembe (pisanje, spreminjanje, celo branje) SharePoint zapisuje v dnevnik. Zelo zanimiva je možnost prikaza opravil, projektov in drugih časovnih dejavnosti v obliki gantograma, kar je zelo pregledno za usklajevanje opravil v skupini. Zelo so izboljšali prijavo in odjavo (check-in, check-out) dokumentov in podporo delu brez povezave (sinhronizacijo offline).

Windows SharePoint Services zdaj podpira izdelavo blogov.

Vstopna točka za SPS

Tistim, ki jim WSS ni dovolj, bo Microsoft (tokrat proti plačilu) ponudil pravi portalski strežnik SharePoint Portal Server 2007, ki temelji na WWS, vendar zna še bistveno več. Od integracije s poslovnimi aplikacijami (SAP, Siebel), povezave z elektronsko pošto in koledarjem v Exchange Serverju do boljšega iskanja in možnosti izdelave "osebnih" dveri, ki agregirajo podatke od vsepovsod drugod in vsakomur pričarajo delovno okolje in informacije po meri. Ena izmed udarnih novosti je tudi arhivski sistem, ki omogoča trajno arhiviranje podatkov z revizijsko in zakonodajno ustreznostjo. Pravzaprav smo prepričani, da bosta oba Microsoftova izdelka zasnovana tako, da je WSS le vaba za SPS. Poleg tega bosta WSS in SPS v prihodnje postala osnovni gradnik, lahko bi rekli celo ogrodje za številne druge Microsoftove aplikacije, ki bodo tako dobile stično točko, uporabnik pa enoten dostop do različnih funkcionalnosti.

Windows SharePoint Services V3 (2007) Beta 2

Kaj: Spletno orodje za shranjevanje podatkov in skupinsko delo, ki se spogleduje z dvermi.

Izdeluje: Microsoft, www.microsoft.com.

Cena: Še ni določena (najbrž brezplačni izdelek).

Za: Izboljšan uporabniški vmesnik, dodeljevanje pravic na ravni dokumenta, orodje za izvajanje delovnih tokov in procesov.

Proti: Seznami še vedno ne podpirajo relacijske odvisnosti med njimi po vzoru zbirk podatkov. Številne zelo zanimive možnosti so na voljo le v SharePoint Portal Serverju.