Naj bo delo od doma učinkovitejše kot v pisarni

Ko delo na daljavo ni več zgolj praktična možnost, temveč postane kritičnega pomena za poslovanje podjetij.

Delo na daljavo je praktično čez noč postalo nova realnost za številne zaposlene, ki delajo v pisarniških okoljih. Čeprav je bilo tehnično izvedljivo že pred leti, je bilo delo na daljavo v praksi redkeje uporabljano, odvisno od podjetja in zaposlenih. Podjetja so nanj pogosto gledala kot na skrajno možnost. Zdaj jo moramo sprejeti vsi.

»Kot rezultat pandemije smo bili vsi del največjega projekta na svetu, dela od doma. Podjetja so morala čez noč zagotoviti, da se delo izvaja še naprej in se poslovanje nadaljuje. Nova realnost hibridnih pisarn pospešuje potrebo po bolj povezanem in inteligentnem digitalnem delovnem okolju, ki ves čas omogoča oddaljen dostop do za poslovanje kritičnih poslovnih delovnih procesov in podatkov. Naše poslanstvo je pomagati strankam doseči naslednjo stopnjo digitalne zrelosti. V teh izzivov polnih časih jim z izkoriščanjem informacijske tehnologije in glede na njihove dejanske potrebe pomagamo pri učinkovitem vodenju in nadzoru procesa preobrazbe ter prilagoditvi poslovanja novim razmeram. Nudimo orodja in znanje, da to skupaj dosežemo,« pravi Boštjan Kavčnik, direktor Konica Minolta Slovenija in ambasador za digitalno preobrazbo.

Inteligentni dokumentni sistem M-Files

Upravljanje dokumentacije marsikateremu malemu, srednjemu ali velikemu podjetju prinese nepotrebni delovni balast, ki bi se mu zaposleni najraje izognili. Obdelava računov, hramba in arhiviranje dokumentacije, sistematično shranjevanje, iskanje natisnjenih podatkov ter vsebin so zamudna, dolgočasna, rutinska, a obenem neizogibna opravila, ki jih je potrebno opravljati natančno in dosledno. Kaj pa če bi vam pri vsem tem pomagale napredne, enostavne, varne in zanesljive rešitve, oblikovane po meri potreb vašega posla?

Konica Minolta M-Files je več kot le napreden dokumentni sistem. Je inteligentna platforma z učinkovitimi procesi arhiviranja dokumentov, avtomatizacije obdelave računov in sistematično hrambo. Z M-Files vodenje dokumentacije postane učinkovitejše in na voljo imate več časa za naslavljanje pomembnih poslovnih izzivov vašega delovnega tima. Pri tem pa je pomembno tudi, da bodo dokumenti v oblaku lokalno in na daljavo na voljo vsem, ki jih potrebujejo. Cilj rešitve za inteligentno upravljanje dokumentov in poslovnih informacij M-Files je, da vaš delovni proces postane pametnejši, ne zahtevnejši.

»RCM je napredno podjetje. Z vpeljavo dokumentnega sistema smo naredili še korak naprej k digitalizaciji poslovanja. Podjetje Konica Minolta nam je na tej poti pomagalo. Pred samo odločitvijo smo pregledali več rešitev na trgu, na koncu pa izbrali M-Files, ki poleg enostavne uporabe in mobilnosti ponuja napredne funkcionalnosti dokumentnega sistema, kar ustreza našim internim procesom usklajevanja in potrjevanja vsebine dokumentov. Strokovnjaki iz Konice Minolte so vse naše izzive rešili pravočasno in kakovostno, « nam je zaupal direktor podjetja RCM Dejan Sušnik.

Konica Minolta M-Files zaposlene opremi s popolnim elektronskim delovnim procesom in e-podpisovanjem – tudi iz mobilnih naprav. To zaposlenim omogoča, da hitreje in brez težav opravijo delo od koderkoli. Tudi za varnost je zgledno poskrbljeno, saj varnostni mehanizmi stalno zagotavljajo, da so občutljive informacije zaščitene in vidne le pooblaščenim uporabnikom.

Uporabniška izkušnja (strank) je ključna tudi pri delu na daljavo

Ali zaposleni delajo na daljavo ali iz pisarne? Vemo, da vaših strank oziroma kupcev to ne zanima. Še vedno pričakujejo, da bodo deležni enake ravni storitev. Čeprav se je storitev morda preselila v splet(ni brskalnik) ali mobilno aplikacijo, to ne spreminja bistvenega dejstva, da mora podjetje še vedno zagotavljati odlično izkušnjo strankam.

Zagotavljanje odlične uporabniške izkušnje v spletu je še toliko bolj pomembno v času, ko v poslu ni fizičnih osebnih stikov. Kako jo torej zagotoviti? Na kratko – z enostavnim in učinkovitim dostop do podatkov. Ta dostop potrebujejo vsi zaposleni, od gostitelja spletnega klepeta, skrbnika stranke, računovodje, vodje projektov, strokovnjaka za tehnično podporo ali koga drugega, ki neposredno ali posredno prispeva k uporabniški izkušnji strank. Da bodo ti procesno in dokumentno usklajeni, pa skrbi rešitev, kakršna je M-Files, ki omogoča skupno delo na dokumentih, komunikacijo, sodelovanje zaposlenih in še bistveno več.

Preobrazba tiskanja

Preobrazba je beseda, ki zadnja leta močno odmeva po podjetjih, pogosto je povezana s pridevnikom digitalna. Ubežalo ji ne bo nič, kar je povezano s papirji, niti tiskalniki. Analitska hiša IDC v svojem poročilu MarketScape je kot vodilno podjetje na področju preobrazbe tiskanja označilo družbo Konica Minolta. Ta je načrt lastne digitalne preobrazbe že uspešno izvedla na področjih, kot so upravljanje IT- -storitev, varnost, telefonija, upravljanje vsebin podjetij (dokumentov in ostalih poslovnih informacij), zunanje izvajanje poslovnih procesov in vertikalnih rešitev za ERP in CRM. Poročilo ugotavlja, da bodo stranke, ki iščejo več kot le osvežitev svojega portfelja multifunkcijskih naprav ter tiskalnikov in imajo vizijo razvoja pretežno digitalnega delovnega okolja v prihodnosti, morda želele razmisliti o Konici Minolti.

Pri reševanju vprašanja dostopa do podatkov na daljavo si je treba zapomniti tri ključne stvari: zagotoviti je treba varne povezave in ohraniti nadzor nad podatki, ti pa naj bodo upravljani tako, da bo podjetje imelo eno različico resnice. Dokumentni sistem M-Files in njegove funkcionalnosti zanesljivo spremljajo vse spremembe in različice dokumentov ter delo zaposlenih, zato odpade prepošiljanje različnih datotek in telefonsko usklajevanje, katere spremembe uveljaviti v končni različici. Varnostna politika in pravila pa skrbijo za to, katere dokumente in vsebine vidijo kateri zaposleni.

Smo vas prepričali? Za več informacij in brezplačno svetovanje nam pišite na: info@konicaminolta.si.