Ali imate pod nadzorom dokumente v vašem podjetju?
Čas je, da »pretresete« svoje papirne navade!
Vsako podjetje, ki stremi k izboljšavi svojega poslovanja, se trudi poiskati najbolj optimalne rešitve za poenostavitev svojega delovnega procesa. Dejstvo je, da ima vsako podjetje svoj način dela, zato univerzalna rešitev, ki bi ustrezala vsem, ne obstaja. Ne le naročniki, tudi ponudniki storitev za brezpapirno poslovanje se srečujemo s številnimi izzivi na področju obvladovanja podatkov, poslovne dokumentacije, digitalnih vsebin ter rešitev. Razvoj in oblikovanje rešitev, ki bi bile idealne za končne uporabnike, je treba zasnovati na način, da zadostijo tako trenutnim potrebam naročnika kot tudi tistim, ki se bodo pojavile čez leto dni ali kasneje.
Ravno zaradi specifičnosti, ki jo premore prav vsako podjetje, Mikrografija v svoji filozofiji razvoja storitev sledi ideji modularnosti. Tak način omogoča, da se 5 korakov spremeni v 5 faz, ki nimajo vnaprej pripisanega vrstnega reda vpeljave.
5 osnovnih korakov do uvedbe brezpapirne pisarne:
1. Digitalizacija: Podjetja še vedno veliko poslovne dokumentacije ustvarimo v papirni obliki, zato je prvi korak k večji poslovni učinkovitosti in brezpapirnemu poslovanju digitalizacija (skeniranje) ključne dokumentacije podjetja. V Mikrografiji smo za ta namen razvili rešitev mScan, certificirano programsko opremo za skeniranje in zajem dokumentov ter prepoznavo različnih vsebin.
2. Zajem podatkov: Skeniranju dokumentov običajno sledi postopek zajema podatkov, s katerim podjetja znatno povečajo hitrost obdelave poslovnih dokumentov in učinkovitost dela zaposlenih. Dokumente se ustrezno opremi z metapodatki. V Mikrografiji skenograme obdelamo z orodjem za optično prepoznavo podatkov mZajem ter tako stranki omogočimo tudi kasnejše iskanje po celotni vsebini dokumenta.
3. Dokumentni sistem: Po zajemu podatkov sledi uvoz dokumentov v dokumentni sitem. Dokumentni sistemi ne pomenijo le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov, ampak so podpora internim procesom. Prav tako niso le strukturiran način hranjenja dokumentov, temveč so živ sistem za lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije. Dokumentni sistem mDocs je odlično orodje, ki raste s potrebami podjetja in omogoča fazne pristope k implementaciji brezpapirnih procesov znotraj organizacije.
Prednosti dokumentnega sistema mDocs sta njegova modularna zgradba in visoka stopnja prilagodljivosti, s katerima uresniči tako želje končnih uporabnikov kot zahteve več podjetij.
Modularna zasnova omogoča preprosto nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja – v kateremkoli življenjskem ciklu procesa ali same rešitve. Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno, intuitiven uporabniški vmesnik pa poskrbi, da je vsaka dodana funkcionalnost uporabniku hitro domača.
4. Elektronski podpis: Podpisovanje dokumentacije na zakonsko skladen način, vendar brez črnila, je v brezpapirnem poslovanju ključen korak. Večinoma nastane papir ravno v zadnji fazi zaradi potrebe verifikacije dokumentov z žigom in lastnoročnim podpisom.
Pripomoček za elektronsko podpisovanje mSign je tehnološka in varnostno preverjena rešitev za vse, ki so se namenili iz svojega poslovanja popolnoma izločiti papir.
Z uporabo mSign boste dosegli prihranek pri stroških poslovanja, obenem pa poskrbeli za zakonsko zahtevano varnost, onemogočili naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečili nepooblaščen poseg v že overjen dokument.
5. E-hramba: Varne e-hrambe ni treba posebej predstavljati. Visoko varen in zanesljiv e-arhiv z natančno določenimi pravicami dostopa, s časovnim žigosanjem dokumentov, hitrim iskanjem po arhivu in z omogočeno revizijsko sledjo zamenja do zdaj poznane fascikle, zaklenjene v ognjevarne omare. Mikrografijin e-arhiv mSef dodatno omogoča preprosto integracijo tudi z različnimi tretjimi sistemi (ERP, dokumentni sistemi, portali in ostali poslovni programi).
Prav vsako podjetje se sooča z lastnimi izzivi, zato je sodelovanje med ponudnikom in naročnikom ključno pri uvedbi projekta. Skupno definiranje dolgoročne vizije omogoča implementacijo vseh petih faz v poslovanje podjetja, fazno in v ritmu, ki naročniku omogoča čim bolj nemoteno redno delo, vendar tudi vedno boljše poslovne izide.
V našem podjetju, ki naslednje leto obeležuje že svojo 30. letnico, je postalo obvladovanje papirja način razmišljanja. Sisteme, ki jih ponujamo strankam, uporabljamo sami, razvijamo jih v skladu s potrebami na trgu in v partnerskem odnosu s strankami. Za nas je pomembno, da so naše rešitve certificirane, varne in nadgradljive. Zavedamo se, da je odločitev o vpeljavi DMS strateška in predstavlja (veliko) spremembo, vendar na koncu poti zagotavlja urejenost, ciljno vodenje in operativno učinkovitost organizacije. Vse s ciljem lažjega in hitrejšega odločanja.