Elektronska pošta je bila ena prvih storitev, ki jo je omogočal Arpanet, predhodnik današnjega interneta – in ena redkih, ki je tudi v več kot 50 letih obstoja ni zares nadomesti noben novejši servis ali protokol. Večina med nami ima svoj »e-mail naslov« že desetletja – in s tem tudi leta zgodovine, shranjene v elektronskih sporočilih. Pogledali smo, kakšne rešitve so na voljo, ko želimo svoj poštni arhiv shraniti na varno, da bo vedno na voljo.
Dandanes redko kdo menja svoj osebni e-poštni naslov ali pa ponudnika pošte, ki je hkrati tudi arhiv vseh prejetih sporočil. Eden od razlogov za to je, da se je e-pošta kot storitev skoncentrirala pri nekaj velikih ponudnikih: Google v okviru Gmaila gosti skoraj 1,8 milijarde osebnih e-poštnih računov in tudi Microsoft ne zaostaja veliko.
Večina je tako pred leti odprla račun na Gmailu (ali Hotmailu, ki je danes Microsoftov Outlook.com) in v svojem predalu shranjuje celotno zgodovino svojega komuniciranja – dokler ne zmanjka prostora in smo prostor prisiljeni dokupiti ali pa izbrisati del arhiva. Gmail je pred 21 leti ob splovitvi ponujal takrat nepredstavljivih 1 GB prostora za sporočila – tega je danes sicer več, 15 GB za brezplačen račun, ampak ta prostor delimo z oblačno shrambo Drive in arhivom fotografij v Google Photos. Vseeno lahko v predalu hitro zmanjka prostora.
Drugače je seveda, ko govorimo o službenih e-poštnih predalih. Tega zamenjamo vsakič, ko zamenjamo službo, tako da imamo, če smo pogosteje menjali delodajalca (in seveda pred vsako menjavo vestno izvozili svoj poštni predal), kup mini arhivov, verjetno v različnih formatih, za katere je značilno … da je brskanje po njih dokaj nerodno.
Za večino e-poštnih odjemalcev je žal značilno, da iskanje po e-pošti ni ravno njihova vrlina. Tukaj moramo kot izjemo izpostaviti Google, za katerega se vidi, da je bil pred leti iskalniško podjetje, zato je tudi iskalnik v Gmailu dokaj dober. Po drugi strani je iskalnik v drugih dveh od velikih treh odjemalcev e-pošte, Microsoftovem Outlooku in Applovem Mailu, precej slabši, pot do iskanega sporočila v večjem arhivu pa dolga in polna ovir.
Težave z Microsoftom 365
Med preizkušanjem različnih rešitev (poleg zgoraj omenjenih smo jih preizkusili še kar nekaj) smo kar nekajkrat naleteli na oviro, da program za arhiviranje e-pošte ne podpira enega izmed največjih ponudnikov e-pošte za poslovna okolja – Microsofta 365. Vzrok za to je Microsoftova posodobitev postopka identifikacije za dostop do e-pošte prek protokola IMAP (in seveda počasnost razvijalcev pri podpori novega, precej varnejšega načina prijave).
Letos spomladi je Microsoft namreč ukinil prijavo z aplikacijskimi gesli, v okviru katerega smo lahko kreirali unikatna gesla za zunanje aplikacije, s katerimi so te dostopale do e-pošte. Tak način prijave sicer velja za dokaj veliko varnostno luknjo, zato zdaj ni več na voljo. Za dostop do poštnega predala v Microsoftu 365 je treba istovetnost dokazovati prek protokola OAuth 2.0, ki pa je nekoliko bolj kompleksen in ga zato marsikatera aplikacija še ne podpira.
Pri iskanju različnih rešitev za arhiviranje e-pošte (pa tudi za druge storitve) je zato treba biti pozoren, ali aplikacija podpira OAuth 2.0 za Microsoft 365 – če to zmožnost seveda potrebujemo. V primerih, ko je bila dokumentacija spisana pred pomladjo 2025, je namreč čisto mogoče, da program dostopa do e-pošte na M365 ne bo podpiral, četudi v navodilih piše, da dela.
Seveda pri »vsebini« e-poštnega sporočila pogosto ne mislimo na samo pošto, ampak je prava informacija skrita v priponkah. E-poštni odjemalci sicer najdejo priponke v arhivu, če so te lepo poimenovane, ampak pogosto niso. Poleg tega bi nam prišlo prav, da bi iskalnik znal pogledati po sami vsebini datotek in iskane ključne besede našel tudi znotraj priponk, ki so pripete sporočilom v arhivu.
Na večino tovrstnih izzivov, na katere naletimo, ko želimo dostopati do svoje poštne zgodovine, odgovarjajo orodja za arhiviranje e-pošte. Večinoma vsi podpirajo arhiviranje pošte tako iz predalov spletnih ponudnikov (kot sta Gmail in Outlook) kot tudi iz lokalnih poštnih arhivov: če smo pred leti svoj zdaj že zdavnaj izbrisani predal izvozili v Outlookov arhivski zapis PST, lahko to datoteko uvozimo v naš arhiv in vsa sporočila v njem bodo arhivirana na enak način kot sporočila, ki smo jih prenesli neposredno iz danes aktivnega poštnega predala.
Večina e-poštnih arhivov daje velik poudarek iskanju znotraj zgodovine. Pri tem nismo omejeni samo na vsebino sporočil, ampak lahko iščemo tudi po vsebini priponk (če so priponke v katerem izmed bolj priljubljenih formatov, kot so datoteke Word ali PDF). Iskanje je v primerjavi z iskalniki v e-poštnih odjemalcih veliko hitrejše, saj ob arhiviranju navadno vsako sporočilo indeksirajo, da ga lahko čim prej najdemo.
Če e-pošto arhiviramo v poslovnem okolju, je pomembno, da rešitev, ki jo uporabljamo, zagotavlja tudi istovetnost sporočil v arhivu – se pravi, da smo lahko prepričani, da sporočil v arhivu ni nihče urejal ali popravljal. Plačljivi ponudniki, ki sicer merijo predvsem na (večja) podjetja, sporočila shranjujejo tako, da ustrezajo vsem morebitnim zakonskim zahtevam, če bi bila, recimo, vsebina sporočil v arhivu del dokaznega materiala v pravnem postopku.
Ponudnikov arhiviranja e-pošte je, četudi bi si mislili, da gre za dokaj nišno storitev, veliko. Večinoma merijo na večja podjetja, čeprav jih kar nekaj ponuja tudi rešitve za posameznike in manjša podjetja (tudi e-poštni ponudniki, npr. Microsoft, v okviru svojega nabora storitev ponujajo možnost arhiviranja pošte). Večinoma gre za oblačne rešitve ali pa rešitve, ki se integrirajo v okviru informacijskega sistema podjetja, lahko pa jih namestimo tudi na lastni strežnik ali celo na osebni računalnik. V našem izboru smo se osredotočili predvsem na rešitve, ki merijo na osebno rabo: se pravi, da arhiviramo svojo pošto iz različnih predalov pri različnih ponudnikih v skupni arhiv. To pa seveda ne pomeni, da nekatere izmed izbranih rešitev niso primerne tudi za zahtevnejše uporabnike.
Mailstore Home/Server
Tip storitve: lokalna aplikacija (Home), strežniška aplikacija (Server)
Cena: brezplačno (Home), od 295 EUR naprej (Server)
Prednosti: Brezplačna različica za osebno rabo, enostavna namestitev, hiter iskalnik.
Slabosti: Podpora samo za okolje Windows, različica Home ne podpira Microsoft 365 računov.
Spletna stran: www.mailstore.com
Če smo »doma« v okolju Windows in iščemo program za čim enostavnejše arhiviranje e-pošte iz različnih virov, je odgovor na to, katero rešitev izbrati, razmeroma enostaven: Mailstore Home je na trgu že skoraj 20 let, je brezplačen in ponuja večino zmožnosti, ki jih uporabnik od arhiva e-pošte pričakuje.
Povezati se zna s spletnimi servisi, kot so Gmail, Yahoo! Mail in Outlook.com, s strežniki Exchange ter tudi s katerimkoli poštnim predalom, ki podpira protokol IMAP ali POP3. Pošto lahko uvažamo neposredno iz e-poštnih odjemalcev, če so ti nameščeni na istem računalniku (podpira Thunderbird in Outlook), pa tudi e-poštne arhive v formatih PST (Outlook) in EML. V Mailstore Home lahko torej uvozimo večinoma vso elektronsko pošto, ki smo jo kadarkoli dobili – z eno izjemo: ne podpira storitve Microsoft 365.
Ob uvozu e-pošto shrani v zbirko in sporočila indeksira, tako da je iskanje tudi po zelo velikih arhivih hitro in enostavno. V osnovi sicer ne indeksira priponk (z izjemo besedilnih datotek), a lahko z vtičniki (do katerih je povezava kar znotraj aplikacije) omogočimo tudi iskanje po vsebini znotraj datotek PDF ter dokumentov Microsoft Office in LibreOffice. Elektronsko pošto lahko tudi izvažamo iz aplikacije, kar neposredno v predal e-poštnega ponudnika, v lokalni e-pošti odjemalec ali pa kot arhivsko datoteko.
Slabost različice Home je, da gre za strogo lokalno aplikacijo, ki arhiva ne zna shraniti na mrežni disk (razen če goljufamo s simboličnimi povezavami) in tudi samodejnega arhiviranja ne omogoča – aplikacijo moramo odpreti in arhiviranje pognati ročno. Podpira samo okolje Windows – različic za druge operacijske sisteme ni.
Če smo zahtevnejši, Mailstore ponuja tudi Mailstore Server, ki omogoča precej več, ampak zato ni na voljo brezplačno (cena je odvisna od števila uporabnikov). Tudi strežniška različica za delovanje potrebuje novejšo različico Windows, pri večjem številu arhiviranih predalov pa celo Windows Server. Po videzu se od različice Home skorajda ne razlikuje, ponuja pa precej več: poleg dostopa prek aplikacije lahko do arhiva dostopamo tudi s spletnim brskalnikom ali pa prek vtičnika za Outlook. Arhiviramo lahko tudi pošto s strežnikov Microsoft 365, seveda pa podpira tudi vse ostale vire, ki jih podpira različica Home. Lahko se tudi integrira v obstoječi strežnik SQL in sporočila shranjuje tja. Naprednih zmožnosti je še precej in kljub skoraj enakemu imenu in videzu gre za precej zmogljivejše orodje od različice Home.
Mailstore je nemško podjetje, tako da je pri arhiviranju zadoščeno vsem pravnim zahtevam, ki veljajo znotraj EU, torej tudi skladnost z GDPR in ostalimi zahtevami regulatorjev za shranjevanje poslovne dokumentacije, tako da je različica Server »pokrita« tudi s pravnega vidika. Poleg cene, ki pa je za poslovno okolje sprejemljiva, mu zares lahko očitamo le omejenost na okolje Windows. V podjetju sicer pripravljajo tudi oblačno različico storitve, ki pa za zdaj še ni na voljo vsem.
Piler
Tip storitve: strežniška aplikacija
Cena: brezplačno (Piler), od 300 EUR naprej (Piler Enterprise, za prvo leto)
Prednosti: Zmogljiva brezplačna različica, izredno hiter iskalnik.
Slabosti: Namestitev samo v okolje Linux, kompleksna namestitev, Enterprise licenca ne vključuje podpore.
Spletna stran: www.mailpiler.org
Za arhiviranje e-pošte je sicer na voljo kopica odprtokodnih rešitev, ampak po zmožnostih (in tudi kompleksnosti) se le redke lahko primerjajo s Pilerjem. Aplikacija, sploh v svoji Enterprise različici, pokljuka večino zahtev tudi velikih organizacij, s svojimi konkurenčnimi cenami licenc za poslovno rabo pa tudi cenovno brez težav tekmuje tudi s precej bolj zvenečimi imeni.
Za namestitev potrebujemo strežnik z okoljem Linux ali pa Docker, saj Piler omogoča tudi namestitev kot kontejner. Sam postopek ni najbolj prijazen začetnikom in zahteva nekaj dela, zato plačljivim kupcem podjetje ponuja tudi možnost, da namestitev in začetne nastavitve (proti plačilu, seveda) opravijo kar avtorji.
Administracija Pilerja poteka prek spleta, uporabniški vmesnik, ki je dokaj špartanski, pa omogoča dostop do nastavitev vseh zmožnosti aplikacije. V primerjavi z ostalimi preizkušenimi rešitvami Piler ne arhivira samo e-pošte, ki jo imamo shranjeno v svojem računu, ampak arhiv sproti posodablja »v živo«, kadarkoli pošljemo sporočilo, saj se integrira s strežnikom SMTP poštnega ponudnika, tako da lahko z njim dokazujemo tako istovetnost pošiljatelja kot tudi dejstvo, da je bilo neko sporočilo zares poslano in kdaj.
Glavna prednost Pilerja je hitrost delovanja, tudi ko nimamo zmogljive strojne opreme. Še posebej se izkaže pri hitrosti iskanja po sporočilih: iskanje po nekaj GB veliki zbirki poda rezultate takoj, kljub nekaj sto tisoč sporočilom, ki jih mora preiskati.
Velik poudarek je tudi na varnosti: Piler arhiv shranjuje v kodirani obliki, tako da sporočila niso dostopna brez dekodiranja, pred shranjevanjem pa jih tudi stisne, tako da je velikost arhiva v povprečju za okoli polovico manjša od velikosti sporočil na strežniku.
Piler v različici Enterprise ponuja nekatere dodatne zmožnosti: za začetek enostavnejšo namestitev, saj je priložena namestitvena skripta (ki za brezplačne uporabnike ni na voljo). Piler Enterprise omogoča ločene instance za različne skupine uporabnikov znotraj ene namestitve in tudi distribuirano namestitev na več strežnikov. Podpira avtentikacijo z velikim naborom zunanjih ponudnikov. Kot zanimivost, uporabnika zna med drugim kreirati tudi s prijavo prek Linkedin avtorizacije, kar je dokajšnja redkost, seveda pa ne manjkajo niti bolj standardni, kot sta Googlova in Microsoftova prijava. Arhiv zna shranjevati tudi na z Amazon S3 združljive platforme, na splošno pa sta tako shranjevanje kot tudi priklic sporočil iz arhiva še veliko bolj prilagodljiva kot v osnovni različici.
Enterprise licenca sicer ne vključuje podpore – to je treba dokupiti ločeno –, razen prvih 30 dni po namestitvi. Piler ima sicer zanimivo cenovno politiko, ki nagrajuje zvestobo: prvo leto so licence dokaj drage, od drugega leta dalje pa so kar za tri četrtine ugodnejše.
Če potrebujemo servis, ki ponuja širok nabor različnih zmožnosti, je Piler skorajda brez konkurence, saj večina podobno zmogljivih rešitev stane precej več (še posebej, če upoštevamo, da je Piler na voljo tudi kot brezplačna aplikacija). Namestitev in vzdrževanje sta sicer nekoliko bolj kompleksna, če se kaj huje zalomi, pa moramo za podporo kljub licenci doplačati.
Open Archiver
Tip storitve: strežniška aplikacija
Cena: brezplačno
Prednosti: Brezplačno, sodoben in pregleden vmesnik, širok nabor funkcionalnosti.
Slabosti: Beta različica, zahteva zmogljivejšo strojno opremo.
Spletna stran: openarchiver.com
Open Archiver je v primerjavi z ostalimi preizkušenimi rešitvami povsem nova aplikacija, saj so ga avtorji začeli razvijati šele v zadnjem letu. Kljub temu pa ga izpostavljamo kot dobrodošlo popestritev za arhiviranje pošte za osebno rabo, saj to, da je aplikacija nova, pomeni tudi, da nima nepotrebnega zgodovinskega balasta. Upoštevati pa moramo, da je razvoj šele v beta fazi in da se ob kakšni nadgradnji lahko kaj tudi pokvari.
Open Archiver je trenutno na voljo samo v obliki kontejnerja za Docker, se pravi, da ga lahko namestimo samo na lastni strežnik. Do aplikacije dostopamo prek spletnega vmesnika, v primerjavi z večino ostalih rešitev pa je ta zelo enostaven – puristi se bodo zgražali, da je skoraj preveč lepo oblikovan, mogoče tudi na račun kakšne zmožnosti, ki morda ni na voljo prek vmesnika, ampak samo v ukazni vrstici.
Po zmogljivostih Open Archiver že zdaj prav nič ne zaostaja za velikimi: podpira arhiviranje pošte prek protokolov POP in IMAP, podpira Google Workspace in z nekaj telovadbe tudi Microsoft 365 (če smo administratorji Microsoft 365 računa, sicer pa ne).
Sporočila shranjuje v standardnem formatu EML, indeksira pa jih tudi v zbirko, tako da je iskanje po sporočilih (in tudi po vsebini priponk) hitro tudi v primerih, ko imamo veliko količino sporočil. Dodatno je poskrbljeno tudi za varnost – od zadnje različice podpira tudi shranjevanje vseh datotek z enkripcijo, ob arhiviranju pa za vsako sporočilo požene tudi zgoščevalno funkcijo (angl. hash), s katero lahko dokazujemo, da se sporočilo v arhivu ni več spreminjalo.
Eno od področij, kjer avtorje čaka še kar nekaj dela, je optimizacija aplikacije. Open Archiver je dokaj požrešen, kar se tiče pomnilnika, kar pomeni, da potrebujemo v primeru, ko je zbirka arhiviranih sporočil velika, dokaj zmogljivo strojno opremo – domači NAS, ki ima navadno omejeno količino pomnilnika, bo pri uvozu velikega predala hitro počepnil. Glede na to, da skoraj tedensko dodajajo nove zmožnosti, bodo tudi ta problem, upajmo, hitro rešili.
Thunderbird (z razširitvami)
Tip storitve: lokalna aplikacija
Cena: brezplačno
Prednosti: Brezplačno, na voljo za vse priljubljene operacijske sisteme.
Slabosti: Samo osnovne funkcionalnosti arhiviranja, ni podpore za uvoz datotek PST, počasnejše delovanje.
Spletna stran: www.thunderbird.net
Z umestitvijo Thunderbirda med programe za arhiviranje e-pošte sicer goljufamo, saj gre v osnovi za odjemalca za e-pošto. Thunderbird se sicer pogosto uporablja tudi za e-poštno arhiviranje, saj sporočila lokalno shranjuje v formatu Mbox, ki je eden najbolj razširjenih zapisov za shranjevanje e-poštnih sporočil in ga podpira velika večina orodij za kakršnokoli delo z e-pošto. Druga prednost Thunderbirda je, da je na voljo za večino priljubljenih operacijskih sistemov, arhivi pa so prenosljivi, tako da nismo omejeni samo na okolje, kjer smo arhiviranje začeli.
Ker gre pri Thunderbirdu v osnovi za e-poštni odjemalec, podpira »arhiviranje« iz vseh poštnih servisov, ki podpirajo protokol IMAP ali POP3. To vključuje tudi podporo za Microsoft 365, s katero imajo mnogi programi težavo (več v okvirčku). Ko sporočilo v Thunderbirdu arhiviramo, se shrani lokalno v Mbox formatu.
Da Thunderbird postane boljši v arhiviranju e-pošte, pa potrebuje nekaj razširitev (najdemo jih med razširitvami v samem Thunderbirdu, kjer jih lahko tudi namestimo). Na prvem mestu bi omenili ImportExportTools NG, ki doda naprednejše uvažanje in izvažanje sporočil v različnih formatih. Uvozimo lahko arhive v formatih Mbox in EML, sporočila pa lahko izvozimo v datotekah EML, HTML, PDF ali CSV. Žal tudi s to razširitvijo Thunderbird še vedno ne zna uvoziti datotek PST (Outlook). Druga razširitev, FiltaQuilla, pa mu doda naprednejše filtriranje sporočil, kar nam olajša avtomatizirano arhiviranje e-pošte.
Seveda ima tak pristop tudi nekaj slabosti: na prvem mestu to, da ni možnosti iskanja po vsebini priponk, s čimer je iskanje po arhivu, še posebej, če se ne spomnimo imen pripetih datotek, ampak samo vsebine, oteženo. Ta rešitev tudi ni primerna, če imamo obsežno zbirko starih sporočil, saj Thunderbird ne indeksira sporočil vanjo in je zaradi tega iskalnik, ko imamo velik arhiv, precej počasnejši kot pri specializiranih aplikacijah.
Ali vse to sploh potrebujemo?
Za arhiv elektronske pošte za osebno rabo velja podobno kot za vse tovrstne rezervne kopije našega digitalnega življenja – da ga ne potrebujemo … dokler ne postane potreben. Ponudba rešitev arhiviranja za večja podjetja je velika, rešitev za domačo rabo (in domači žep) pa je precej manj, še posebej takih, ki se vseeno vsaj v osnovnih zmožnostih lahko kosajo z velikimi. Moramo pa tudi v digitalnem svetu upoštevati, kar so vedele že naše babice: čez sedem let vse prav pride. Tudi kakšno pomembno e-poštno sporočilo.
