Beležnice - Spomin je človekov najzvestejši prijatelj

Ko se število informacij, zahtev, naročil, nalog v vsakdanjem življenju začne hitro kopičiti, zlahka začenjamo pozabljati. Pozabljamo podrobnosti s sestankov, naloge, nenazadnje morda celo izdelke, ki jih moramo prinesti iz trgovine. Elektronske beležnice in programi za upravljanje nalog so lahko zato neprecenljivi pripomočki, če le premoremo dovolj volje in discipline, da jih dosledno uporabljamo.

Ljudska modrost pravi, da si pametni zapisujejo. To je vsem znana dobra praksa, pri kateri je priporočeno, da že med dogajanjem, denimo poslovnim sestankom ali predavanjem, zapišemo pomembna dejstva, ki nam bodo kasneje prišla prav. Brez tega smo najbrž kmalu obsojeni, da se podrobnosti ne bomo spomnili več.

Enako velja za naloge. Pogosto se zavemo, da moramo nekaj narediti, vendar običajno zaradi kopice nadaljnjih dogodkov kmalu pozabimo, kaj in do kdaj je treba kaj postoriti. Pozabljivost se običajno drago plača. Tako v zasebnem kot poslovnem življenju. Če so to poslovne naloge, obljube, lahko zaradi pozabljanja izgubimo zaupanje poslovnih partnerjev, strank, sodelavcev.

Papirnate beležnice in rokovniki so danes brez dvoma še vedno najbolj razširjeni način vodenja zapiskov. Prav tako so najrazličnejši listki in popisane table najbrž še vedno najpogostejše metode vodenja seznama nalog. Mnogi prisegajo nanje kot na najboljšo metodo zapisovanja informacij, toda ob pomoči programske opreme lahko to naredimo še bolje. Upam si trditi, da tudi z manj truda, saj s tem pridobimo možnosti enostavnega popravljanja zapiskov in njihove preproste delitve z drugimi ter iskanja podatkov.

Danes lahko na vseh priljubljenih računalniških in mobilnih platformah najdemo cel kup različnih beležnic in programov za zapisovanje nalog. Nenazadnje jih srečamo že kot sestavni del v večini operacijskih sistemov, tako pri osebnih računalnikih kot mobilnih napravah. A v večini primerov gre za res zgolj nekakšne osnovne programe, ki razmeroma malo pomagajo pri boljši organizaciji zapiskov in nalog.

K sreči je na voljo cel kup naprednejših programov, tako plačljivih kot brezplačnih, ki precej bolje pomagajo pri teh nalogah. Te naprednejše aplikacije se tega lotevajo na zelo različne načine. Nekatere po načinu dela nadgrajujejo klasične urejevalnike besedil, a pri tem omogočajo boljšo organizacijo podatkov, druge posnemajo videz in način rabe papirnatih rokovnikov, a v digitalni obliki, kjer podpirajo tudi rokopis in skiciranje.

Nekateri programi za organizacijo nalog podpirajo virtualne listke, ki jih nato »lepimo« na računalniško namizje. V resnici najboljši programi ne poskušajo oponašati fizičnih pripomočkov, temveč ubirajo drugačno, lahko bi rekli uporabniško najbolj prijazno in priročno obliko za prikaz in dostop do informacij.

Tokratna primerjava opisuje nekatere najznačilnejše programe, in to z različnih vidikov rabe. Ogledali smo si enostavnost uporabe, preprostost vmesnika, estetiko in dodatne funkcije, kot so skupinsko sodelovanje, dostopnost v oblaku in integracija z drugimi aplikacijami.

Elektronske beležnice (notes) in programe za beleženje nalog (to-do) predstavljamo skupaj z razlogom. Prvič zato, ker so zapiski in naloge zelo sorodna področja organizacije dela in časa. Zelo pogosto namreč že med delanjem zapiskov želimo posebej določiti nalogo, ji dati prioriteto, odgovorno osebo in rok, do kdaj bo nekaj treba opraviti.

Drugič pa zato, ker je veliko programov v zadnjih letih začelo obe področji združevati na enem mestu. Lep primer je program Evernote, tradicionalno predvsem beležnica, ki je lani dobil pomembno nadgradnjo z možnostjo zapisovanja nalog (vključno z možnostjo opominjanja na roke izvedbe). V podobno smer se giblje tudi program Notion, ki se spogleduje tudi z orodji za skupinsko delo.

Ključni dejavniki privlačnosti (in uspeha)

Katere so torej glavne značilnosti tovrstnih programov in kaj najuspešnejše povzdiguje nad ostale? Na prvo mesto je treba postaviti enostavnost rabe. Tako z vidika nabora funkcionalnosti kot preprostosti uporabniškega vmesnika. Praksa kaže, da ljudje za tovrstna opravila zelo neradi uporabljajo kompleksnejše programe, pa čeprav ti nudijo več funkcionalnosti.

Nič čudnega torej, če nekateri programi poskušajo čim bolj oponašati klasične rokovnike, lističe (post-it notes), morda tudi table za zapisovanje točk. Pri večini to povzroča manj stresa pri prehodu na elektronsko upravljanje zapiskov in opravil. V takih primerih je še najbolje, da je pred uporabnikom prazna delovna površina in da ni motečih elementov. A ob tem morajo biti glavna orodja in funkcionalnosti vseeno takoj pri roki, ko jih potrebujemo. Izdelati tak uspešen program je težje, kot se sprva zdi.

Na drugo mesto pomembnosti po funkcionalnosti bom postavil možnost sinhronizacije zapiskov med različnimi napravami, in to v realnem času. Možnost, da lahko zapiske naredimo na telefonu in jih nato, ne da bi na to mislili, takoj vidimo na namiznem računalniku oziroma drugih napravah, je danes ne samo zaželena, ampak že skoraj pričakovana. Vse informacije morajo biti na voljo takoj, ne glede na napravo, ki je pri roki – tako za zapisovanje kot iskanje podatkov.

Tak način rabe s sinhronizacijo podatkov med različnimi napravami ima celo zelo otipljivo prednost pred fizičnimi pripomočki. Beležnico le redko vselej nosimo s sabo. Telefon pač. Vsi zapiski so tako rekoč vselej pri roki, ne glede na to, kje smo jih ustvarili.

Tovrstna funkcionalnost je hkrati osnova za naslednjo zelo zaželeno lastnost, ki je možnost souporabe in deljenja zapiskov ter nalog med skupino ljudi. Zakaj bi si zapiske pošiljali po elektronski pošti in nenehno zapisovali novo stanje prioritet pri opravljanju nalog ali spiskov opravil, če to lahko skupina uporabnikov vidi na enotnem mestu? Ob tem, da so spremembe in beležke vidne takoj, včasih celo med nastajanjem.

Ko govorimo o upravljanju spiskov opravil, od računalniških programov seveda pričakujemo, da nas znajo opomniti, če smo nekaj pomembnega pozabili ali pa se bliža rok za zaključek naloge. S tem povezana je zmožnost natančnega upravljanja prioritet. Od najboljših programov pričakujemo, da nam pomagajo pravilno določati prioritete. Dobri programi znajo tudi prikazati le tista opravila, ki so neposredno pred nami v tistem trenutku, ne da bi nas obremenjevali z dolgimi spiski, ki znajo ubijati moralo.

S tem odpiramo naslednje poglavje, ki je tesno povezano s seznami opravil. Želimo si namreč, da je ta del tesno povezan z vodenjem lastnih ali skupinskih koledarjev, pa čeprav v ta namen uporabljamo druge aplikacije (na primer Outlook). Lep primer dobre integracije je pomoč pri reorganizaciji prioritet nalog, če pride do zamika sestankov.

Napredne funkcionalnosti

Na beležnice in programe za upravljanje seznamov opravil pogosto gledamo kot na programe za individualno rabo, toda najboljši med njimi pomagajo urejati zapiske in opravila tudi za manjše delovne skupine, pri čemer znajo ločevati zasebne in skupinske beležke ter sezname. Obenem omogočajo, da skupinske omejimo na posameznike, ki jim eksplicitno določimo pravice do vpogleda in spreminjanja podatkov. Tu začnemo že prehajati mejo, ki loči posamezna orodja (beležnice, programe za spisek opravil) od bolj celovitih orodij za skupinsko delo ali projektno vodenje.

Dobre beležnice in zlasti programi za opravila nudijo globoko povezljivost z vodilnimi pisarniškimi programi. Tu sicer velja, da s posamezno pisarniško zbirko najbolje deluje beležnica ali program za opravila iz iste hiše (lep primer je Onenote, ki je v bistvu del paketa Microsoft 365). Toda pozor, tovrstni programi delajo zgolj povprečno dobro, če jih povezujemo s pisarniškimi paketi drugega proizvajalca. To utegne postati težava, če uporabniki, denimo v skupini, uporabljajo različne platforme. Neodvisni programi ta del večinoma pokrivajo precej bolje.

Beležnice in spiske opravil običajno uporabljamo tako, da vsebino vtipkamo, toda sodobne tablice, opremljene s peresi, odpirajo še eno možnost rabe. Mnogi med nami še vedno raje pišejo s pisalom, kot pa tipkajo na tipkovnici. Za take so programi, ki omogočajo premostitev razkoraka med pisanim in tipkanim, pravzaprav prvi pogoj, da se sploh poskusijo posloviti od klasičnega rokovnika. Boljši programi v ozadju celo opravljajo razpoznavo pisave (slovenščina utegne biti tu težava) in omogočajo, da med tovrstnimi zapiski iščemo podatke na enak način, kot če bi bili natipkani.

Uporaba pisala za zapiske ima seveda še kup dodatnih prednosti, v prvi vrsti možnost skiciranja, kar je z navadnim računalnikom in miško precej težje, nenaravno in s tem manj kakovostno. Uporaba pisala omogoča tudi hitro označevanje, podčrtovanje, obkroževanje, tudi barvanje besedil in skic. Kdor ustvarja ali uporablja tovrstne zapiske, bo s tablico presrečen. Na številnih fakultetah danes lahko že vidimo, da študenti v zelo velikem številu zapiske predavanj opravljajo predvsem na ta način.

Omeniti velja še nekatere naprednejše načine rabe beleženja zapiskov, ki se še niso zares uveljavili, a je zelo verjetno, da se bo to v prihodnosti spremenilo. Zlasti pri beležnicah včasih prav pride, če imamo možnost zapisovanja z narekovanjem, torej z razpoznavo govora. Današnja tehnologija že omogoča, da to lahko počnemo s precej veliko zanesljivostjo, tudi v slovenskem jeziku. Težava je drugje. Težko si predstavljam, da bi danes nekdo narekoval v pisarniškem okolju, kjer so prisotni drugi, kaj šele med sestankovanjem, saj ljudje ne želimo, da drugi prisluškujejo temu, kar si zapisujemo. Pa tudi nenavadno, morda celo čudaško, je poslušati nekoga, ki narekuje računalniku, vsaj za današnje čase.

Še pred tem pa bo najbrž uspešnica postala zmožnost programov, ki samodejno ustvarijo zapiske. Vodilni videokonferenčni programi vsi po vrsti dobivajo zmožnost samodejnega ustvarjanja zapiskov iz pogovorov, ki so nastali ob video sestankih. Tovrstno zapisovanje sicer ni nujno najboljše (preveč besedila, napake ...), toda v večini primerov je še kako koristna alternativa temu, da zapiskov sploh nimamo. Pa vsi dobro vemo, kako malo se nam ljubi pripravljati in/ali popravljati zapiske sestankov, ko so ti že končani. Vsakršen napredek na tem področju je več kot dobrodošel.

Še več, nekateri od teh algoritmov za izdelavo zapiskov, ki so vsi po vrsti temeljijo na umetni inteligenci, že omogočajo, da nam zna programska oprema samodejno pripraviti povzetek (denimo strni bistvo sestanka v nekaj stavkov), najboljši pa celo omogočajo samodejno identifikacijo nalog, ki izhajajo s sestanka (pogosto z eksplicitno izgovorjavo ključne besede med sestankom, ki jo nato algoritem zazna kot nalogo). Kdo bi se branil tovrstnih dobrot?

Individualna izbira najboljšega

Še preden si ogledamo podrobnosti posameznih rešitev, bi še enkrat radi poudarili, da je izbira tovrstnih programov izrazito individualna odločitev. Nanje vsakdo gleda z lastnega, običajno drugačnega zornega kota kot drugi. Praksa nam potrjuje, da vsiljevanje rabe tovrstnih programov nikoli ne prinese želenih rezultatov. A tam, kjer se odločijo in imajo konsenz ter motivacijo za njihovo rabo, so pozitivni učinki očitni.

Spoštovati pa moramo tiste, ki tovrstnih programov ne želijo uporabljati. Vsakdo, ki ima svoje navade, se bo tu zelo težko odločil za drugačen način organizacije dela. Glede na to, da v svojem profesionalnem življenju vsakodnevno sodelujem na številnih sestankih, lahko zatrdim, da danes še vedno večina ljudi raje uporablja papirnate rokovnike kot pa kakršenkoli programski pripomoček. Tega so tako vajeni, da raje kasneje prepisujejo zapiske v računalnik, pa čeprav to lahko vzame precej časa.

Manj razumem ljudi, ki ne uporabljajo nobenega sistema za vodenje seznama opravil in upravljanje prioritet, ki se običajno hitro kopičijo. Vsakdo od nas ima mejo, običajno presenetljivo nizko, pri kateri začne pozabljati naloge in dogovorjene stvari. Pri sestankovanju velikokrat vidim, da si številni sogovorniki naloge pridno zapisujejo. Le redki med njimi pa imajo to disciplino in samoodgovornost, da kasneje dosledno pregledujejo tovrstne zapiske in naloge pravilno ter pravočasno izpolnjujejo. Kar postavlja pod vprašaj smiselnost tovrstnega sestankovanja, a to je že druga tema.

Microsoft Onenote

Največja prednost programa Onenote je najbrž dejstvo, da je ta osnovni gradnik praktično vsake različice pisarniškega paketa Microsoft 365 (doslej Office 365). To pomeni, da ga mnogi, ki imajo Word, Excel in Powerpoint, lahko uporabljajo brez dodatnih stroškov.

Program je zelo bogat s funkcionalnostmi in ponuja dobro, pregledno organizacijo zapiskov. Pri sinhronizaciji podatkov je prav tako zelo dober, čeprav se tu včasih soočamo s počasnostjo in moramo potrpeti, da se podatki pretočijo prek Microsoftovega oblaka.

Kar se tiče prostora za zapiske, se nam ni treba bati. Onenote souporablja prostor, ki ga dobi uporabnik na voljo za hrambo dokumentov Microsoft 365, kar pomeni, da prostor merimo v gigabajtih, kjer za zapiske povsem zadostujejo že megabajti.

Ko govorimo o programu Onenote, pravzaprav gre za dve precej različni izvedbi. Tipično za Microsoft je, da komplicira tam, kjer ne bi bilo treba. Onenote je bil sprva samostojna aplikacija v paketu Office, a se je Microsoft kasneje odločil, da bo okleščeno različico Onenote for Windows ponujal kar v Oknih. Nakar so se spet premislili in se zdaj počasi vračamo na izhodišče. Na tem mestu pišemo o »polni« različici beležnice Onenote, tisti, ki jo dobimo zraven pisarniških programov.

Uporabniški vmesnik Onenote je pregleden in dobro organiziran, pri tem izdatno uporabljajo zavihke. Zapiski so razdeljeni v rokovnike (notebooks), ki imajo lahko več map/sekcij in strani. Na zgornji strani posameznega rokovnika so zavihki z različnimi skupinami dokumentov. Na levi ali desni pa potem najdemo strani (pages), ki kažejo na posamezne beležke/dokumente znotraj posamezne mape. V beležke zlahka vstavimo slike, zvok, video posnetke, dokumente iz drugih programov in tako dalje. Orodja za urejanje beležk so med najboljšimi v tej kategoriji programov.

Onenote zna biti včasih počasen. Tudi orodja za deljenje informacij s programi drugih proizvajalcev so tu precej omejena, morda zato, ker Microsoft ne čuti potrebe, da bi delil informacije zunaj lastnega okolja. Orodja za iskanja so omejena, vsaj v primerjavi z Evernotom. In ker je iskanje po zapiskih druga najpomembnejša funkcija tovrstnih programov, za zapisovanjem, je to kar precejšnja omejitev.

Evernote

Evernote je lep primer, da lahko neodvisni proizvajalec uspeva tudi v časih, ko področje storitev v oblaku obvladujejo velikani, kot so Apple, Google in Microsoft. Družba je nastala že pred nekaj desetletji, a zaslovela z beležnico Evernote šele okoli leta 2010, kot tedaj zelo inovativno storitvijo v oblaku. Šele kasneje se je pojavila v obliki namizne ali mobilne aplikacije.

V kratkem času jim je uspelo pritegniti za tedanje čase kar veliko zagonskega kapitala, okoli 300 milijonov dolarjev, in kmalu so pridobili več kot 11 milijonov uporabnikov. Danes jih imajo kar okoli 200 milijonov, kar je zelo lep dosežek, a večina jih uporablja brezplačno različico.

To je tudi glavni problem družbe Evernote ta hip, saj ji ni uspelo prepričati dovolj uporabnikov, da bi za storitev tudi plačevali. To je najbrž pripomoglo k temu, da je jeseni leta 2022 družba dobila novega lastnika, italijanskega proizvajalca mobilnih aplikacij Bending Spoons, ki je širši javnosti zunaj Italije skoraj neznan. Trenutno še ni znano, kakšne spremembe lahko uporabniki pričakujejo od novih lastnikov.

Evernote je med vsemi beležnicami morda najpopolnejši program, ampak za napredne funkcije je treba seči globlje v žep. Program odlikuje hitra in zanesljiva sinhronizacija podatkov. Uporabniku res ni treba misliti na to, ali so zadnji podatki na voljo, pa naj bo na osebnem računalnik, telefonu ali tablici. Njihovo iskanje je preprosto, rezultati iskanja so dobro razvrščeni, tako da potrebujemo malo časa, da pridemo do iskanih zapiskov. Iskalne pogoje lahko celo shranimo in kasneje hitro prikličemo.

Zelo dobro organizirana je začetna stran programa, ki ima več funkcij. V ospredju so nazadnje spremenjeni zapiski, in to ne glede na napravo, na kateri so nastali. Priročna je tudi mini beležka (scratch pad). Začetno stran lahko tudi prilagodimo, če tako želimo, toda le v plačljivi različici. Postavimo lahko ozadje, dodamo tako imenovane widgete, med katerimi so koledar (če uporabljamo Google Calendar), filtrirani zapiski, naloge (tasks) in beležnice.

Evernote ima tudi nekaj sestrskih aplikacij za fotografiranje in skeniranje dokumentov. Sam program zna zajemati še cel kup drugih stvari, kot so spletne strani, zvočni zapiski, celo elektronska pošta. Penultimate je sestrski program za pisane (ročne) zapiske in skiciranje, Evernote Scannable pa omogoča optično branje dokumentov prek fotoaparata v telefonu. Beležnica Evernote zna nato na enem mest prikazati tudi podatke, ustvarjene s temi sestrskimi aplikacijami.

Za večino uporabnikov bo pomembno, da že brezplačna različica prinaša precej od tega, kar potrebujemo. Na mesec lahko shranimo do 60 MB podatkov, od tega je posamezen lahko velik do 25 MB. Večja omejitev je, da so v brezplačni različici podatki sinhronizirani le med dvema napravama. Plačljiva različica Personal, ki stane 6,99 evra na mesec, pa podpira neomejeno število naprav ter do 10 GB podatkov mesečno. Različica Professional stane 8,99 evra na mesec in odpira nove možnosti predvsem pri skupinskem sodelovanju.

Notion

Notion je vsestranski program, ki pa je zelo zanimiv tudi za vodenje zapiskov in nalog. Nastal je v kot beležnica, a se je hitro razvil v zelo zmogljivo orodje za organizacijo nalog, skupinsko delo, projektno vodenje, upravljanje znanja (wiki), celo preprosto organizacijo podatkov v podatkovne zbirke. Nabor funkcionalnosti zlahka presega vse ostale programe na tem preizkusu.

Krasi ga silno preprost, lahko bi rekli celo asketski uporabniški vmesnik, ki v ospredje postavlja zapiske ali seznam nalog oziroma druge informacije, ki jih vodimo v programu. Kljub temu bi lahko rekli, da se bodo ob njem najbolj počutili nekoliko bolj napredni uporabniki, ki jih ne motita nekoliko nenavadna organizacija podatkov v gradnikih (blokih) in vgrajen opisni (markup) jezik. Začetniki uporabe elektronskih beležnic bodo sprva potrebovali nekaj privajanja, sploh če so že uporabljali ali preizkusili kak na videz preprostejši program.

Toda Notion blesti na številnih drugih področjih. Vodenje nalog, ki prerašča v zmogljivo orodje za skupinsko načrtovanje aktivnosti (vključno z vodenjem časovnic), je lažje in boljše kot v številnih drugih programih. Zapisniki nimajo zgolj zapiskov, ampak lahko vsebujejo tudi naloge kar v samem dokumentu. Ker so dokumenti narejeni iz gradnikov, lahko sestavimo hibridne dokumente, ki vsebuje več elementov, da lahko zapišemo ali vodimo neko aktivnost.

Avtorji programa se zelo trudijo, da bi v Notion vgradili inovativne pristope. Najnovejši dodatek je Notion AI, kjer generativna umetna inteligenca, po vzoru Chat GPT, omogoča ustvarjanje besedil na določeno temo, povzetke, generiranje strukturiranih podatkov (blokov). Notion je verjetno prvi, ki je umetno inteligenco pripeljal v beležnice in programe za skupinsko sodelovanje.

Če temu dodamo še povezljivost s priljubljenimi platformami SaaS, kot so Slack, Zapier, GitHub, Zoom in drugi programi, ni čudno, da ga uporabljajo številni uporabniki, vajeni orodij v oblaku. Poleg spletne različice seveda ponuja aplikacije za vse priljubljene mobilne platforme z možnostjo sinhronizacije med njimi.

Ena izmed točk, ki privlači uporabnike, je brez dvoma brezplačna različica, ki že v osnovi nudi zelo veliko. Neskončno blokov za individualno rabo, integracije s Slakom in z Githubom, obilico prostora in predvsem možnost povezave ekipe z do deset uporabniki. Tudi plačljive različice (8 ali 15 dolarjev na mesec) imajo razumno ceno glede na to, kar nudijo.

Google Keep

Google Keep je ena najpreprostejših aplikacij za zapiske na tokratnem preizkusu, tako vizualno kot po načinu delovanja. Bolj kot tradicionalna beležnica je Keep pravzaprav spletna storitev za shranjevanje digitalnih listkov, pri čemer je vsak zapisek razporejen na zaslonu, kot bi bil položen na tablo pred uporabnikom.

To ima sicer svoje prednosti, a lahko kmalu postane nepregledno že pri nekoliko večjem številu zapiskov ali v primerih, ko so ti res dolgi. Zaradi teh posebnosti je storitev pravzaprav precej drugačna od drugih beležnic in je v nekaterih primerih primernejša kot pomožno orodje za hitro zapisovanje stvari, preden jih umestimo v druge beležnice in na sezname opravil.

Zapiskom lahko dodelimo oznake, jih pripnemo na vrh listka, povežemo z opomniki, jim dodelimo barvo in celo souporabljamo v skupini uporabnikov. Keep poleg tega ponuja tudi možnost vstavljanja govora v besedilo, tako da lahko zapiske narekujemo na poti, namesto da bi morali pisati. Obstaja tudi možnost nastavitve potrditvenih polj za pregledovanje seznamov.

V primerjavi s tekmeci je Google Keep bolj minimalen kot druge aplikacije za zapiske. V dobro mu štejemo sorazmerno dobro povezavo z drugimi orodji iz družine Google Apps. Od družbe Google pa bi si vseeno želeli videti še kako naprednejšo funkcijo, ki bi bolje naslavljala organizacijo večje količine zapiskov.

Apple Notes

Apple Notes je aplikacija, ki jo podjetje prilaga vsem svojim napravam iPhone, iPad in Mac. To je obenem prednost in tudi precejšnja omejitev, saj ne obstaja namenska aplikacija za okolje Windows. Lahko pa uporabljamo spletno različico programa, ki je dosegljiva v okviru oblačne storitve iCloud. A je ta funkcionalno precej bolj omejena od mobilnih različic programa.

Apple Notes nudi zgolj osnovne funkcionalnosti, ki jih srečamo pri beležnicah, pri čemer omogoča dokaj organizirano razporejanje skupin beležnic v hierarhične mape. Ena zanimivejših možnosti, ki je na voljo šele kratek čas, so tako imenovane pametne mape. Te se ustvarjajo samodejno z uporabo oznak (hastags), ki jih lahko vnašamo v zapiske.

Verjetno najbolj udarna lastnost programa je podpora za skiciranje, sploh če premoremo pisalo Apple Pencil. Na tablicah iPad je to doslej edina aplikacija, ki jo lahko prikličemo z dotikom peresa že iz zaklenjenega zaslona, kar je nadvse priročno, saj je hipoma na voljo za zabeležke. Noben drug program se temu trenutno ne more približati. Apple pač zagotavlja nekaj več za svoje lastne programe.

To se kaže tudi v možnosti uporabe univerzalnega odložišča (Universal Cliboard), kar pomeni, da na macu lahko del besedila ali sliko skopiramo v odložišče in je takoj vidna v ipadu in beležki Notes. Program omogoča vstavljanje fotografij in menda celo uvoz zapiskov iz programa Evernote, toda v praksi oboje deluje podpovprečno. Drugi programi to opravijo bolje.

Ker Apple Notes pride zraven kot del operacijskega sistema, bomo zapisali, da se podarjenemu konju ne gleda v zobe. Primeren je za občasno zapisovanje, toda za bolj sistematično in bolje organizirano delo obstajajo boljša orodja. Eno takih je že naslednje.

Goodnotes (iOS)

Goodnotes je ena najbolj priljubljenih beležnic za tablice iPad. Od vseh naštetih orodij za ustvarjanje beležk je še najbliže klasičnim papirnatim rokovnikom, saj meri predvsem na zapiske, ki jih pišemo s peresom. Kdor se nikakor ne more sprijazniti s tipkanjem, a želi izkoristi ostale prednosti digitalne rabe in hrambe zapiskov, bo imel kaj videti.

Ena od udarnih lastnosti programa je ta, da zna iskati po pisnem materialu na podoben način, kot če bi bil ta tipkan. V ozadju je seveda razpoznava znakov, kjer pa Goodnote deluje presenetljivo dobro. Ne smemo pričakovati, da bo znal razpoznati vsako »kraco«, a pri spodobno zapisanih zapiskih dela dobro, tudi če pišemo in nato iščemo po besedilih v slovenščini.

Dodana vrednost programa je seveda zmožnost urejanja zapiskov v mape in beležnice. Poleg tega lahko uporabimo orodja za komentiranje in zapisovanje čez obstoječe zapiske ter tudi uvožene dokumente PDF in Powerpoint. Zelo koristno je, da lahko izbrane slike, skice, diagrame, dele besedil in druge elemente posnamemo za kasnejšo rabo, kar pride pogosto zelo prav.

Uporabniki ljubijo možnosti, da je Goodnotes mogoče povsem prilagoditi lastnim željam in potrebam. Ne samo, kar se tiče pisav in barv, temveč tudi ozadja oziroma »papirja«, kjer imamo lahko pomožne črte oziroma kakršnokoli koli podlago želimo. Zelo priročna je možnost, da na zaslonu prikažemo dva dokumenta, kjer lahko prvega prebiramo in v drugega zapisujemo oziroma prepisujemo. Za nameček program omogoča hitro delitev beležk, kjer lahko skupina dela pri istem dokumentu, vendar sinhronizacija ni tako trenutna kot pri drugih (tekstovnih) zapiskih in programih.

Zapiske lahko shranimo (backup) v enega od oblačnih servisov za hrambo datotek, kjer jih lahko tudi pregledujemo, a jih ne moremo popravljati brez programa na ipadu.

Kot že rečeno, Goodnotes blesti predvsem na tablicah iPad. Že res, da dela tudi na telefonih iPhone, vendar je način dela za precej manjši zaslon manj primeren, tako da bomo na telefonih tovrstne zapiske predvsem brali. Podobno velja za bralnik zapiskov za računalnike Mac in Windows prek spletnega bralnika Goodnotes Webview. Škoda, da avtorji ostalih platform ne podpirajo.

Joplin (Open Source)

Aplikacija Joplin je morda najbolj razširjena odprtokodna beležnica in povsem brezplačna za uporabo. Toda če želimo podatke, narejene v tej beležnici, shraniti v oblak in deliti z drugimi, bo treba plačati za storitev Joplin Cloud, da omogočimo sinhronizacijo in skupno rabo beležk, pa tudi dostop do aplikacije prek spletnega vmesnika. Izberete lahko enega od treh načrtov, Basic, Pro in Teams.

Glavna značilnost Joplina je digitalni rokovnik, ki je podoben papirnatemu, vendar z navidezno neomejenim prostorom. Ustvarjanje novega zapiska je hitro in preprosto. Kdor želi brezplačno, uporabniku prijazno aplikacijo, ki bo pomagala učinkovito voditi zapiske in ni odvisna od storitev velikih ponudnikov, zanj bo Joplin zanimiva izbira. Obsežen nabor funkcij, ki jih ponuja brezplačno, je dragocen, zaradi dodatnih plačljivih funkcij pa se še bolj izplača. Glavna pomanjkljivost je omejena podpora strankam.

Bear (Mac)

Program Bear je relativno nova aplikacija, ki prihaja iz okolja Apple, tako namiznih kot mobilnih naprav. Po funkcionalnostih in načinu uporabe je nekje vmes med Evernotom in beležnico Ulysses, saj omogoča ustvarjanje zapiskov in njihovo sinhronizacijo v različnih napravah Apple z uporabo iClouda.

Bear ima uporabniški vmesnik s tremi podokni, ki spominja na priljubljeni Slack. Zapiske lahko organiziramo z uporabo oznak (hashtagov), kar omogoča njihovo samodejno sistemizacijo v podmape. Bear uporablja opisni jezik Markdown za urejanje, tako da lahko v dokumente vstavljamo povezave, ne da bi morali prikazati celotne URL. Bear je precej prijeten za oko in ena redkih aplikacij z naprednim označevanjem, ki omogoča vstavljanje slik neposredno v zapiske, zaradi česar utegne biti zanimiv za tiste, ki beležke pogosto opremljajo s slikami in z drugimi elementi.

Najnovejše funkcije vključujejo samodejno dokončanje oznak, svetle in temne teme, možnost komentiranja PDF, šifriranje in zaklepanje aplikacij. Večino Bearovih funkcij je brezplačnih za uporabo v katerikoli napravi iOS, vendar obstaja plačljiva različica z dodatnimi temami in možnostmi izvoza, ki so na voljo ob nizki mesečni ali letni naročnini.

Simplenote

Konkurenčna prednost programa Simplenote je njegov jasen in preprost uporabniški vmesnik, ki olajša vodenje zapiskov. Na voljo je za iOS, Android, Mac, Windows in Linux s samodejno sinhronizacijo podatkov. Obstaja tudi spletna aplikacija, če odjemalec ni pri roki.

Orodja za označevanje in iskanje zagotavljajo, da lahko uporabniki najdejo, kar iščejo, zapiske pa lahko delijo z drugimi, ki delajo v isti skupini ali pri projektu. Simplenote varnostno kopira prejšnje različice dokumentov, tako da se je vedno mogoče vrniti nekaj korakov nazaj, kar je konkurenčna prednost pred drugimi programi.

Simplenote sicer ne premore prav veliko naprednih funkcij, vendar je idealen kandidat za preprosto zapisovanje. Ponuja dostojno sinhronizacijo in sodelovanje, a najboljše od vsega je, da je brezplačen.

Dropbox Paper

Dropbox Paper je eden od prvih poskusov tega priljubljenega ponudnika hrambe datotek v oblaku, da bi svojo ponudbo storitev razširil na nova področja rabe. Dopbox Paper je bil predstavljen avgusta 2016 in deluje na platformah Windows, iOS in Android. Kar ločuje Paper od tekmecev, je osredotočenost na skupinsko sodelovanje, ki ekipam omogoča, da delijo svoje ideje, slike in video posnetke za projekte.

Aplikacija ponuja integracije z aplikacijami za produktivnost, kot sta Google Calendar in Slack, pa tudi z nekaterimi bolj presenetljivimi orodji, kot je Spotify. Nedavni dodatki vključujejo nova organizacijska orodja, kot je možnost ustvarjanja mobilnih map za hiter dostop do informacij na poti, ter boljše možnosti funkcije brisanja in arhiviranja. Dropbox je preoblikoval tudi domačo stran Paper, ki uporabnikom združuje dokumente Paper in datoteke Dropbox. Zaradi poslovnih funkcij je idealna aplikacija za pisanje zapiskov za podjetja, vendar ni treba posebej poudarjati, da bo program še posebej zanimiv predvsem za uporabnike Dropboxa.

Ulyses (iOS)

Beležnica Ulysses obstaja že nekaj časa in je ena najbolj izpopolnjenih aplikacij za zapiske na Applovi platformi. Program je primeren tudi za daljše zapiske, denimo članke ali celo knjige. Opombe so napisane in shranjene v lastniškem slogu Markdown, ki omogoča inventivno (in barvito) uporabo naslovov.

V dokumente vdela slike v obliki povezav, namesto da jih prikazuje v telesu besedila, z dvoklikom pa pridemo do predogleda sličic. Na ta način je pisec bolj osredotočen na besedilo. Ulysses lahko postavi slike in druge informacije v stransko vrstico, kjer lahko prikaže tudi število besed, mini opombe in druge informacije za hiter ogled. Lahko bi trdili, da je Ulyses bliže urejevalnikom besedil kot orodjem za zapiske, a je od teh pridobil dobre možnosti organizacije zapiskov.

Ulysses uporablja iCloud za shranjevanje in sinhronizacijo dokumentov, ki jih je mogoče izvoziti v številne druge formate, vključno s PDF, z DOC, celo v zapise e-knjig in HTML. Vse te dodatne funkcije imajo ceno, na voljo pa so mesečne ali letne naročnine.

Novi prišlek med beležnicami: Apple Freeform

Beležnice in programi za vodenje opravil so ena najstarejših skupin programske opreme za računalnike in mobilne naprave. Kot koncept jih poznamo tako rekoč od zmeraj, zato je toliko bolj presenetljivo, čeprav najbrž zgolj slučajno, da je ravno v času nastanka tega članka Apple objavil povsem novo orodje, ki ga lahko ohlapno umestimo v skupino programov za izdelavo zapiskov, predvsem pa imenujemo nov način skupinskega sodelovanja.

Gre za program z imenom Freeform, ki so ga nekoliko, spet presenetljivo, umestili v najnovejši iOS 16.2, iPadOS 16.2 in macOS Ventura 13.1, torej v vmesno različico, ki večinoma prinaša zgolj popravke tistega, kar je že prišlo z novo »veliko« različico.

Freeform je zanimiva evolucija beležnice in risalne deske, nekakšna nadgradnja sedanje beležnice Apple Notes. V resnici gre za neskončno veliko risalno desko, po kateri lahko pišemo, skiciramo, nanjo lepimo virtualne lističe, dodajamo fotografije, dokumente (recimo PDF), celo video posnetke in povezave na spletne strani. Program vsebuje tudi izdatno zbirko vektorskih slik in zmožnost izdelave diagramov, ki na moč spominja na Microsoftov program Visio.

Poudarek je seveda na pisanju in skiciranju s pisalom, čeprav lahko zapiske vnašamo tudi prek tipkovnice (na primer na macu). Ključna lastnost programa pa je možnost sodelovanja z drugimi uporabniki, povezanimi prek oblaka iCloud, kjer se informacije (besedila, skice, diagrami) sinhronizirajo med različnimi napravami v realnem času.

Še več, Apple je v programu omogočil možnost, da med delom opravljamo tudi videokonferenčno povezavo Facetime, kar pomeni, da enem mestu vidimo vse, ne da bi morali zapustiti program. A to še ni vse. Apple je namreč izkoristil novo zmožnost povezovanja prek sporočilnega sistema Messages. Posamezno delovno površino enostavno odvlečemo v sporočilo in na ta način samodejno omogočimo dostop do skupnega prostora vsem, ki so prejemniki sporočila.

Če rečemo, da je posamezna tabla (board), ki je lahko poljubno velika, en sam velik zapisek, lahko imamo teh poljubno število. Table z zapiski lahko poimenujemo in razporedimo v hierarhičen seznam map. Posamezne funkcionalnosti iz programa Freeform že poznamo iz nekaterih drugih programov, na primer beležnice Goodnotes, a so zmožnosti za skupinsko delo pri Applovi novosti precej bolj napredne. Prvi vtisi so zelo dobri, praksa pa bo pokazala, kako se bo program »prijel« pri uporabnikih.

Avtorjev osebni pogled

Zase lahko trdim, da sem dolgoletni uporabnik, in najbrž bi lahko rekli goreč zagovornik elektronskega vodenja zapiskov in beležk. Mislim, da že desetletja ne uporabljam papirnih rokovnikov, odkar pa imam vselej pri roki (vsaj) telefon, pa tudi kratke opombe in naloge zapisujem elektronsko. Stare rokovnike imam nekje shranjene, a jih že leta nisem pogledal. Zato pa lahko brez težave in hitro najdem, če je treba, elektronske zapiske tudi izpred 10 let in več.

Pot do tja ni bila ravno preprosta in enkratna. Nisem eden od tistih, ki so se že pred mnogimi leti odločili za eno platformo in ji od tedaj ostali zvesti. Vmes sem namreč tudi menjal, eksperimentiral, preizkušal, kako se posamezno orodje obnese v praksi. Zanimivo, čeprav v pisarniškem okolju uporabljam predvsem Microsoftove izdelke, za beležke nisem izbral Onenota.

Po tehtnem razmisleku sem se odločil za Evernote, predvsem zaradi zelo enostavne in zanesljive (ta beseda je ključna) sinhronizacije med računalniki, tablico in telefonom. Po izkušnjah si upam trditi, da je brezplačna različica več kot dovolj za individualno rabo. Plačljiva pride prav šele, ko nastane potreba po delitvi zapiskov z drugimi.

Zapiske shranjujem po lastni klasifikacijski strukturi map, ob tem pa jim pogosto dodajam ključnike (hashtage), ki omogočijo, da jih hitro najdem, ker običajno iščem s točno določeno ključno besedo. Tudi brez tega označevanja vgrajeni iskalnik nazorno in skoraj vselej s pravilno prioriteto prikaže zapisek, ki ga želim videti.

Zapiske pišem pretežno prek tipkovnice (prenosnik) ali zaslonske tipkovnice (tablica). Pogosto vključujem slike in izreze zaslonov, redkeje skiciram, saj pero lahko uporabljam le na tablici, drugod to ni mogoče ali udobno. Telefon uporabljam pretežno kot bralnik in iskalnik zapiskov. Na napravah uporabljam skoraj izključno odjemalce za Evernote za posamezno platformo, redko še kak dodaten program. Spletno različico izberem le izjemoma.

Pri programih za vodenje nalog pa sem zdaj v nekakšni tranziciji. Nekoč sem bil zelo zadovoljen s programom Wunderlist, ki ga je nato kupil Microsoft in na mojo žalost ukinil. Nadomestili so ga s programom To-Do, ki pa je dovolj drugačen in prav toliko moteč, da ga nisem posvojil, čeprav ima dosti elementov, ki so mi všeč. V zadnjem času lepo shajam z novo zmožnostjo beležnice Evernote, kjer lahko vodim tudi seznam nalog, občasno pa si pomagam tudi s spletnimi orodji Google. Čakam pa, da srečam še kaj boljšega.