Evidenca delovnega časa – ali jo res lahko vodimo ročno?

Verjamemo, da so se delodajalci večinoma oddahnili, ko so po sprejetju nove zakonodaje na področju evidence delovnega časa prebrali, da se lahko ta še naprej beleži ročno. Toda ali je to res?

Zakon sicer pravi, da se lahko evidenca o izrabi delovnega časa vodi ročno ali elektronsko, vendar druge obvezno­sti, ki jih nova zakonodaja nalaga, delodajalca napeljujejo k uvedbi elektronskega beleženja delovnega časa.

Zakonske spremembe, ki napeljujejo k uvedbi elektronske evidence

Za delodajalce, ki zaposluje­jo nekaj deset in več zaposle­nih, je izpolnjevanje obvezno­sti poročanja pri ročnem bele­ženju delovnega časa precej oteženo, saj tako porabijo ne­sorazmerno veliko časa za pri­pravo mesečnih in tedenski po­ročil o izrabi delovnega časa, ki jih nova zakonodaja zapovedu­je. Poleg tega novela uvaja ob­veznost delodajalca za hrambo evidence o izrabi delovnega časa in vse dokumentacije, na podla­gi katere se beležijo podatki. Te nove obveznosti je neprimer­no lažje izvajati, če se uporablja elektronsko beleženje delovne­ga časa, saj so tako podatki za potre­be mesečnega in tedenskega obveščanja že pripravljeni in se hranijo v elektronski obliki.

Vendar če je delodajalec že prisiljen k ele­ktronskemu beleženju prisotnosti zaposle­nih, je pomembno, da si omisli takšna orodja, ki mu bodo, poleg pokrivanja zakonskih zah­tev, omogočila še druge časovne in procesne prihranke na podlagi pripomočkov, kot so evi­dentiranje dela od doma in popolno pripra­vljeni mesečni podatki za obračun plač.

Enostaven odgovor – učinkovita elektronska rešitev

Programska oprema GRAD ima nove za­konske obveznosti vključene v program za evidenco delovnega časa – TEMPUS in drugi povezani programi – ter je popolnoma skla­dna z novo zakonodajo. Predstavlja odlično rešitev za natančno spremljanje prisotnosti zaposlenih, tako v manjših kot tudi v večjih or­ganizacijah. Omogoča natančne evidence za vsakega posameznega zaposlenega, ki vklju­čujejo podatke o prihodih in odhodih, odmo­rih, prekinitvah dela ter druge pomembne in­formacije, ki jih zahteva novela. Zaposleni lah­ko sami beležijo dogodke ob pomoči ID-kartic na elektronskih registratorjih delovnega časa ali prek spletne aplikacije, kar pomeni, da je večji del opravljen že s samo elektronsko re­gistracijo. Na ta način so vsi potrebni podatki ustrezno zabeleženi in jih ni treba naknadno zbirati ter ročno obdelovati.

S predhodno določitvijo urnikov in osta­lih podatkov, skladnih s pravilniki podjetja, program sam opozarja na morebitne nepra­vilnosti in potrebne popravke. V vsakem tre­nutku je delodajalcem, delavcem ter pristoj­nim organom na voljo ažurno poročilo o izra­bi delovnega časa na tedenski in mesečni rav­ni. Delodajalec lahko poročilo posreduje v di­gitalni obliki prek elektronske pošte ali sple­tne aplikacije ter tudi v fizični obliki. Našteto omogoča izpolnjevanje vseh omenjenih za­konskih zahtev ter preprečuje morebitne ka­zni in pravne težave, ki bi izhajale iz neustre­znega vodenja evidence.

Ni zgolj izpolnjevanje zakonskih zahtev – prednosti v praksi

Smisel elektronskega evidentiranja, ki ga največkrat spregledamo, so zbrani in pripra­vljeni podatki za obračun plač (prisotnost, do­pusti, bolniške, prazniki, prehrana …). Elek­tronsko vodenje prisotnosti GRAD čez mesec pripravi potrebno podlago za obračun plač z vidika evidence izrabe delovnega časa, kar pomeni, da si na ta način vsak mesec prihrani­mo tovrstno delo oziroma čas in se izognemo velikim dodatnim stroškom.

 Manj fleksibilnosti? – Nasprotno!

Poudariti je treba, da nove spremembe ne omejujejo fleksibilnosti dela, zlasti glede or­ganizacije delovnega časa za delavce, ki delo opravljajo na domu. Ti delavci lahko namreč delajo v različnih urnikih in imajo urejen de­lovni čas, odmor ter dnevni in tedenski poči­tek na različne načine. Tudi v sklo­pu sistema GRAD je razvita re­šitev, ki omogoča fleksibilnost pri evidenci delovnega časa – spletni program eODOBRITVE. Ta posameznikom omogo­ča ročno vnašanje odhodov, prihodov in drugih dogod­kov v elektronsko evidenco, kjerkoli se posameznik na­haja, na enak način kot evi­dentiranje prek čitalca kar­tic na vhodu ter poeno­stavlja pripravo mesečnih in tedenskih poročil o iz­rabi delovnega časa. Po­leg tega omogoča bele­ženje delovnega časa pri delu od doma in zunaj se­deža delodajalca ter razporejanje dopustov in službenih poti.

Elektronsko – brezskrbno

Vzpostavitev elektronske evidence izrabe delovnega časa je za mnoge delodajalce lah­ko zahtevna naloga, vendar je programska oprema GRAD odlična rešitev, ki omogoča enostavno izpolnjevanje vseh zakonskih zah­tev. Ob upoštevanju stroškov dela zaposle­nih, ki so odgovorni za spremljanje in pripra­vo evidenc, pa je tudi vložek v nakup elektron­ske rešitve hitro povrnjen. S svojimi napredni­mi funkcijami in popolno skladnostjo z veljav­no zakonodajo je GRAD nepogrešljiv pripo­moček za vse delodajalce, ki želijo vzpostaviti ustrezno evidenco izrabe delovnega časa brez večjih naporov in skrbi.