Digitalizacija bančnega poslovanja se odvija v zaledju
Za digitalizacijo papirnih dokumentov v zaledju najpogosteje skrbijo prav sodobne večopravilne naprave, ki so tesno integrirane v IT-okolje bančnih ustanov.
To, da so prav večfunkcijske naprave začetek procesa digitalizacije dokumentov, ne preseneča, saj jih marsikatero podjetje prav v ta namen uporablja v vložišču in na posameznih oddelkih, torej povsod tam, kjer papirni dokumenti vstopajo v podjetje in jih velja čim prej digitalizirati.
Tudi v bankah je še pred leti mrgolelo papirnih dokumentov, zato je bila digitalizacija bančnega poslovanja malodane nujna. Gre za implementacijo digitalnih orodij, s katerimi banke poenostavijo delo zaposlenih in povečajo njihovo učinkovitost. Cilj digitalizacije je optimizacija poslovanja, umerjena na različna področja, med katerimi sicer prednjačijo obvladovanje stroškov, večja produktivnost, prilagajanje trendom z novimi ali optimiziranimi produkti, ter seveda večja dobičkonosnost.
Razvoj poslovnih aplikacij za večopravilne naprave
»Xenon forte ima na področju digitalizacije poslovanja, zlasti v bančno-finančnem sektorju, bogate izkušnje, saj sodeluje z vrsto pomembnih bank v Sloveniji. Čeprav ima optimizacija tiskalniškega okolja skoraj vedno za rezultat konsolidacijo tiskalniških naprav, so te za banke in podjetja vse pomembnejše, saj še zdaleč ne opravljajo zgolj nalog tiskanja, temveč predstavljajo temeljne kamne za zajem papirnih dokumentov v elektronsko obliko in njihovo posredovanje zalednim sistemom,« pravi Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon forte.
Kot ponudnik rešitev za upravljanje z dokumenti in storitev tiskanja je Xenon forte naredil še korak dlje – izkoristil je zmožnosti sodobnih večopravilnih naprav Kyocera, ki so pravzaprav računalniki v malem in premorejo platformo HyPAS za razvoj lastnih aplikacij. Podjetje je razvilo pametno rešitev, ki nadgradi običajen zajem papirnih dokumentov v vstopno točko dokumentov v digitalizirani poslovni sistem podjetja (ali banke), kjer sledi avtomatizacija zajema papirnih dokumentov in procesov skeniranja, OCR-branja in pretvorbe dokumentov v elektronsko obliko in jezik, razumljiv poslovno-informacijskemu sistemu podjetja/banke.
Vsako poslovno okolje ima določene specifike, zato je razvita rešitev prilagodljiva in za praktično vsako podjetje narejena po meri. »Naša razvojna ekipa prilagaja rešitve posameznim strankam in njihovim posebnim potrebam. Za platformo HyPAS smo razvili več namenskih aplikacij, katerih funkcionalnosti v praksi še dopolnijo storitve zunanjih specializiranih ponudnikov. Tako lahko podjetjem omogočimo popolnoma avtomatiziran tokokrog digitalizacije računov ali pa temeljito upravljanje z dokumenti za prav vsakega zaposlenega v podjetju,« dodaja Kraševec.
Poleg zanesljivega zajema papirnih dokumentov v digitalno oziroma elektronsko obliko, bančna in druga sodobna poslovna okolja veliko poudarka namenjajo tudi varnosti – tako podatkov, ki se nahajajo v tiskalniških napravah, kot dokumentov, ki se nahajajo v IT-okolju podjetja. Velik plus je tudi samodejna nadgradnja programske opreme, ki olajša posodobitve, zaposleni pa se praktično brez izjeme navdušujejo nad prilagodljivim uporabniškim vmesnikom – funkcije na napravah je namreč moč prilagoditi nalogam, ki jih posamezni zaposleni najpogosteje opravlja.
Podobno kot poslovna okolja se tudi banke navdušujejo nad možnostjo natančnega obračunavanja stroškov tiskanja po uporabnikih oziroma stroškovnih mestih, spremljanje delovanja naprav na daljavo (v okviru storitve Kyocera Fleet Services) pa strankam prinaša tudi možnost preventivnega vzdrževanja – uporabniki tako vzdrževalnih posegov sploh ne zaznajo, posledično tudi ni prekinitev delovnih procesov.
Digitalizacija po meri bank
Optimizacija tiskalniške flote v celotni mreži poslovalnic posamezne banke in uvedba centralne rešitve za upravljanje tiskanja MyQ je že nekakšna dobra praksa prenove tiskalniških okolij v bankah. Podjetje Xenon forte tem lahko še izdatneje pomaga pri digitalni preobrazbi in uresničevanju cilja brezpapirnega poslovanja. Razvilo je namreč prilagodljivo rešitev za zajem in odlaganje dokumentacije neposredno v dokumentni sistem, ki podpira tesno integracijo z ostalimi bančnimi sistemi. Takšna prenova tiskalniško-bančnega okolja prinaša precejšnje prihranke pri času pridobivanja dokumentacije strank in stroških, povezanih s papirnimi dokumenti in upravljanjem dokumentov.
Banka Intesa Sanpaolo Bank pa je s pomočjo podjetja Xenon forte uvedla t. i. pooblastilo za delegirano tiskanje, prilagojeno delu od doma, ki skrbniku dokumentov omogoča varno delo z njimi in posredovanje le teh pooblaščencu, ki jih natisne na bančni lokaciji. Pooblaščenec dobi elektronsko pošto, da ga čaka dokument, ki ga lahko natisne na najbližjem tiskalniku. Omenjena banka s pridom uporablja tudi namensko rešitev ScannerVision za zajem vhodne dokumentacije, ki je povsem prilagojena poslovnim procesom v banki. Zaposleni prek večopravilne naprave skenira dokumente, sistem pa jih odloži v ustrezne mape glede na vsebino in ustrezno označi ter tako pripravi za nadaljnjo obdelavo v zalednih sistemih.
V Addiko Bank so prav tako izkoristili vse prednosti naprednega upravljanja tiskanja preko tiskalniškega strežnika MyQ, ki skrbi za avtorizacijo tiskanja na vseh tiskalniških napravah ter zagotavlja upoštevanje pravil glede odlaganja optično zajetih dokumentov v namenske mape na strežniku banke. »Kljub znatno zmanjšani floti tiskalnikov in manjših obremenitvah oddelka IT je zadovoljstvo zaposlenih z novim tiskalniškim okoljem naraslo. Prihranki so občutni na vsakem koraku,« je povedal Jure Vehovec, direktor IT v Addiko Bank.
