Zakaj še vedno tiskamo?

Ste se kdaj vprašali, zakaj še vedno tiskamo dokumente? Je to res potrebno? Je in ni. Čeprav so tiskanju in tisku analitiki že neštetokrat napovedali popoln zaton, do tega vendarle (še) ni prišlo. Še najhuje so jo odnesli časopisi in revije, teh je res manj ali pa so tanjši. Kaj pa tiskanje v poslovnih okoljih? Še vedno je prisotno in le počasi upada, če sploh. Študije (v ZDA, da ne bo pomote) so pokazale, da povprečen pisarniški delavec natisne približno 10.000 listov letno (kaj, hudiča, tiskajo!?), torej je tiskanje še vedno sestavni del poslovanja večine podjetij. Čeprav se vedno več podjetij seli k digitaliziranim načinom dela, podjetja še vedno »na veliko« tiskajo. Zakaj?

Pravzaprav obstajajo trije glavni razlogi za uporabo tiskalnikov pri delu. Tiskamo za namene urejanja, branja in deljenja dokumentov oziroma informacij, ki jih nosijo. Čeprav se ti razlogi na prvi pogled zdijo razmeroma enostavni, so v resnici večplastni. Vzemimo prvi primer: urejanje dokumenta. Ko več ur strmite v računalniški zaslon, se lahko vaše oči poigravajo z vami. Zaposleni se pogosto pritožujejo, da izgubijo koncentracijo, ko je na vrsti (dolgotrajno) urejanje nalog na računalniškem zaslonu. Tiskani dokumenti nam pomaga bolje »prebaviti« informacije in omogočajo kritično analizo med ključno fazo urejanja vsebine dokumentov.

Prav, urejanje, »naj bo«. Toda mar bi morali zadeve natisniti že zato, da jih bomo (pre)brali? Zamisel o uvedbi brezpapirnih pisarn je namreč nadvse mikavna. Medtem ko je odmik od zanašanja na tisk privlačen v teoriji, je tiskanje v praksi pisarniških okolij malodane zakoreninjeno. Tudi zgolj za namene branja. Strokovnjaki imajo razlago: človeški možgani se pri branju informacij na zaslonu odzivajo drugače kot pri branju s papirja. Zasloni lahko med branjem izčrpajo več naših mentalnih virov v primerjavi s papirjem, zato si (malo) težje zapomnimo, kaj smo prebrali. Znano?

V redu. Toda mar bi res morali dokumente natisniti, da jih delimo s sodelavci, strankami, partnerji? Izmenjava podatkov med poslovnimi partnerji in strankami je ključnega pomena tako za sodelovanje kot rast. Tiskanje pogodb, predstavitev, zapiskov sestanka ipd. vam omogoča, da svojemu »občinstvu« fizično daste nekaj, kar lahko vzame s seboj in kasneje uporabi kot nadaljnjo referenco. Tako smo vsi »na istem imenovalcu«, saj – tako raziskovalci – lahko digitalne alternative povzročijo, da zaposleni ali partnerji in celo stranke »izgubijo osredotočenost na nalogo«.

Brez skrbi, pred nami ni nova doba tiskanja, a se je pomembno zavedati, da v nekaterih primerih tiskanje ostaja neprecenljivo. Hkrati pa je tudi res, da ga velja karseda omejiti in digitalizirati vse z dokumenti povezane postopke. Dokumentni sistem ali platforma v poslovanje dokazano vpelje red (in mir). Upravljanje dokumentov pa še nadgradi upravljanje znanja. A o tem več kdaj drugič.

• Tiskanjpešeno postaja storitev (iz oblaka)• Okrevanje tiskarske industrije• Dokumentna vsebinska magija• Zamude pri pridobivanju podatkov in informacij niso zaželene

Zakaj še vedno tiskamo?
Miran Varga
Ste se kdaj vprašali, zakaj še vedno tiskamo dokumente? Je to res potrebno? Je in ni. Čeprav so tiskanju in tisku analitiki že neštetokrat napovedali popoln zaton, do tega vendarle (še) ni prišlo. Še najhuje so jo odnesli časopisi in revije, teh je res manj ali pa so tanjši. Kaj pa tiskanje v poslovnih okoljih? Še vedno je prisotno in le počasi upada, če sploh. Študije (v ZDA, da ne bo pomote) so pokazale, da povprečen pisarniški delavec natisne približno 10.000 listov letno (kaj, hudiča, tiskajo!?), torej je tiskanje še vedno sestavni del poslovanja večine podjetij. Čeprav se vedno več podjetij seli k digitaliziranim načinom dela, podjetja še vedno »na veliko« tiskajo. Zakaj?
Pravzaprav obstajajo trije glavni razlogi za uporabo tiskalnikov pri delu. Tiskamo za namene urejanja, branja in deljenja dokumentov oziroma informacij, ki jih nosijo. Čeprav se ti razlogi na prvi pogled zdijo razmeroma enostavni, so v resnici večplastni. Vzemimo prvi primer: urejanje dokumenta. Ko več ur strmite v računalniški zaslon, se lahko vaše oči poigravajo z vami. Zaposleni se pogosto pritožujejo, da izgubijo koncentracijo, ko je na vrsti (dolgotrajno) urejanje nalog na računalniškem zaslonu. Tiskani dokumenti nam pomaga bolje »prebaviti« informacije in omogočajo kritično analizo med ključno fazo urejanja vsebine dokumentov.
Prav, urejanje, »naj bo«. Toda mar bi morali zadeve natisniti že zato, da jih bomo (pre)brali? Zamisel o uvedbi brezpapirnih pisarn je namreč nadvse mikavna. Medtem ko je odmik od zanašanja na tisk privlačen v teoriji, je tiskanje v praksi pisarniških okolij malodane zakoreninjeno. Tudi zgolj za namene branja. Strokovnjaki imajo razlago: človeški možgani se pri branju informacij na zaslonu odzivajo drugače kot pri branju s papirja. Zasloni lahko med branjem izčrpajo več naših mentalnih virov v primerjavi s papirjem, zato si (malo) težje zapomnimo, kaj smo prebrali. Znano?
V redu. Toda mar bi res morali dokumente natisniti, da jih delimo s sodelavci, strankami, partnerji? Izmenjava podatkov med poslovnimi partnerji in strankami je ključnega pomena tako za sodelovanje kot rast. Tiskanje pogodb, predstavitev, zapiskov sestanka ipd. vam omogoča, da svojemu »občinstvu« fizično daste nekaj, kar lahko vzame s seboj in kasneje uporabi kot nadaljnjo referenco. Tako smo vsi »na istem imenovalcu«, saj – tako raziskovalci – lahko digitalne alternative povzročijo, da zaposleni ali partnerji in celo stranke »izgubijo osredotočenost na nalogo«.
Brez skrbi, pred nami ni nova doba tiskanja, a se je pomembno zavedati, da v nekaterih primerih tiskanje ostaja neprecenljivo. Hkrati pa je tudi res, da ga velja karseda omejiti in digitalizirati vse z dokumenti povezane postopke. Dokumentni sistem ali platforma v poslovanje dokazano vpelje red (in mir). Upravljanje dokumentov pa še nadgradi upravljanje znanja. A o tem več kdaj drugič.