Se lahko zanesete na podatke in informacije?
Dokumenti. So lepilo, ki povezuje naše misli, omogoča uživanje znanja in premosti komunikacijo med ljudmi. V poslovnih okoljih dokumente najdemo dobesedno povsod – v računalnikih zaposlenih, oblačnih storitvah, na strežnikih, ključkih USB, tiskalnikih …
V teh dokumentih, ki so danes praktično vseh vrst in oblik, se skrivajo podatki in informacije, s katerimi je moč kaj narediti, doseči, izvedeti. Dokler imamo pred seboj nekaj dokumentov, natisnjenih ali odprtih na zaslonu, še gre. Kaj pa, če se količina teh, kjer se »skrivajo« podatki in informacije, poveča na sto, tisoč ali milijon? No, takrat naloga ni več enostavna.
Različne raziskave ugotavljajo, da povprečni zaposleni eno uro svojega dnevnega delovnika porabi za iskanje in pridobivanje podatkov in informacij. Preveč? Mogoče, a povsem realno glede na okoliščine – poplavo podatkov, ki smo ji priče.
Kako to urediti? Za doseganje reda v poslovnih okoljih skrbijo različni sistemi. Tako kot za pravočasen prihod na delo »skrbi« sistem za beleženje prisotnosti, za plačilo računov računovodski sistem in delo v skladišču obvladuje skladiščno-logistični sistem, je prav, da tudi za dokumentni nered, neredko celo kaos, poskrbi namenska rešitev – dokumentni sistem ali kar sistem za upravljanje vsebin. Informacije in podatki se namreč v sodobnih poslovnih okoljih ne skrivajo več le v skrbno strukturiranih dokumentih, temveč malodane povsod – torej tudi v zvočnih in video zapisih ter na družabnih omrežjih.
Ne glede na to, ali delate sami ali v podjetju, ima vaše delo neki namen. Ste lastnik trgovine z oblačili? Potem je namen vašega podjetja prodaja oblačil. Ste spletni urednik neprofitne organizacije? Potem je namen vaše organizacije vezan na določene cilje (npr. zagotavljanje financiranja, širjenje idej ali zagotavljanje pomoči). Ne glede na to, kaj vse obsegata vaše delovno mesto in poslanstvo, za učinkovito delo potrebujete kakovostne podatke in informacije. Ti pa so pretežno na voljo v obliki dokumentov in drugih datotek.
Časi, ko so podjetja uspevala samo na račun sreče in/ali trdega dela, so mimo. Danes poslovni uspeh zahteva stalen in dosleden trud. Podatki in informacije so kri v žilah podjetja. Poznavanje vseh podrobnosti o stranki/kupcu/naročniku in vodenje vseh z njimi povezanih informacij sta tisto, kar podjetju in zaposlenim daje kruh. Večina podjetij lahko dnevno proizvede osupljivo količino podatkov in dokumentov, toda to ni ključnega pomena. Več podatkov in dokumentov kot ustvarite ali zberete, učinkovitejšo programsko rešitev za upravljanje dokumentov potrebujete.
Že res, da (skoraj) vsi radi držimo v rokah papir, a hkrati je tudi res, da radi gledamo urejene in pregledne grafe in tabele ter druge grafično mamljive kazalnike na zaslonih najrazličnejših naprav. Še toliko bolj, če se lahko na prikazane podatke in informacije lahko zanesemo. No, tudi za to pa potrebujemo kakovostne temeljne kamne – eden izmed njih je, brez dvoma, sodoben dokumentni sistem.