Procesi so igra delovnih tokov

Ne glede na to, s čim se ukvarja podjetje, ali gre za prodajo knjig ali sesalcev od vrat do vrat ali pa izdelavo robotov oziroma česa drugega na proizvodni liniji, je dejstvo, da se vsi zanašajo na poslovne procese, da bo delo opravljeno.

S poslovnimi procesi pa je, vsaj v teh vedno bolj dinamičnih in celo turbulentnih časih, tako, da ne sledijo vedno enostavnemu zaporedju ali verigi dogodkov. Vedno bolj spominjajo na igro delovnih tokov z različnimi preobrati in zavoji, kjer si različni ljudje podajajo »žogo«, ki jo je treba prenesti od starta do cilja. Ta mreža izmenjav in povezav prinaša težave s standardizacijo in zavira hitrost izvajanja procesov. Rešitve za upravljanje poslovnih procesov (BPM) zato podjetjem pomagajo izdelati zemljevid delovnih tokov in formalizirati korake oziroma opravila, ki so sestavni del poslovnih procesov. Skratka, podjetju pomagajo delovati bolj tekoče in predvsem hitreje. Čas je namreč denar.

Pogoste ovire pri upravljanju poslovnih procesov

Ko se premikate med koraki v posameznem procesu, morate upoštevati številna pravila in pogoje različnih zaposlenih na različnih oddelkih. To lahko postane precej grdo in težavno, če ni standardizacije – še posebej, če podjetje dela ročno s papirnatimi dokumenti, preglednicami ali na tiskalnik izpisanimi e-poštnimi sporočili.

Pomislite na delo trenerjev in njihovo rabo tablic ali knjig. Igro »postavljajo« z uporabo križcev, krožcev in puščic, s pomočjo katerih igralci vedo, kaj morajo storiti in kje morajo biti na igrišču. Brez dobrega akcijskega načrta ekipa nima ustrezne koordinacije in povezanosti, da bi dosegla zmago. Enako velja za podjetja. Brez razumevanja logičnih korakov v procesu lahko vaši člani ekipe izgubijo žogo (na žalost pa s tem včasih izgubijo tudi stranke). V praksi podjetja družijo naslednji izzivi, povezani s poslovnimi procesi:

ozka grla: zaposleni lahko naredi majhno napako ali naleti na težavo, zato se proces upočasni ali celo izvaja nedoločen čas;

podvajanje dela: neučinkovitost in pomanjkanje komunikacije povzročita, da se sodelavci podvajajo pri nalogah ali celo opravljajo nepotrebne dodatne korake;

pomanjkanje preglednosti: pri ročnem delu vodstvo nima natančnega pregleda nad tem, kje so procesi in kako se izvajajo. Izboljšave postanejo izziv;

težave pri povezovanju: nekateri so pametni in se zatečejo po pomoč k tehnologiji. A če se rešitev ne poveže z obstoječimi sistemi, nastanejo komunikacijske in podatkovne vrzeli, tem pa sledijo tehnične težave.

Učinkovita programska oprema za upravljanje procesov upošteva vse te izzive in ponudi orodja za njihovo premagovanje.

BPM, ki spreminja pravila igre

Programska oprema za upravljanje procesov hitro in enostavno preslika različne delovne korake – ne glede na to, kako kompleksni so – v proces in spravi delovne tokove v gibanje. S tem, ko poslovanje poenoti in avtomatizira, podjetju omogoči, da posamezne naloge zaupa oziroma usmeri k pravim ljudem in v pravem zaporedju. Člani ekipe vedo, kaj morajo storiti in kdaj, to pa spodbuja napredovanje. Hkrati zmanjšuje možnosti za ozka grla ali neučinkovitosti in s tem povečuje hitrost delovanja oziroma poslovanja.

Dober sistem upravljanja procesov zagotavlja tudi pregled nad tekočimi procesi. Poleg oblikovanja delovnih tokov ponudi tudi pregled nad njimi in nadzor, to pa podjetjem pomaga najti zgoraj opisane izzive in poskrbeti za izboljšave. Prav tako tak sistem takoj opozori na morebitne sistemske napake.

Kaj (naj) vsebuje dober sistem BPM?

Pri izbiri sistema oziroma orodij za upravljanje poslovnih procesov velja iskati predvsem dve lastnosti: prilagodljivost in enostavnost integracije. Vse drugo je praktično sekundarnega pomena.

Prilagodljivost: med igro morajo trenerji pogosto spreminjati igro svoje ekipe glede na to, kaj se dogaja na igrišču in odzive nasprotnika. V poslu se razmere, povezane s strankami in pogoji dela, prav tako lahko spremenijo zelo hitro. Posledično mora dober sistem BPM omogočati hitro spreminjanje oziroma prilagajanje delovnih tokov, po možnosti tako, da ne prekine tekočih operacij. Sposobnost prilagajanja in izboljšanja procesov, ki temelji na informacijah v realnem času, je ena boljših lastnosti sodobnih rešitev BPM.

Enostavna integracija: Za učinkovito komuniciranje in opravljanje nalog mora biti rešitev za upravljanje procesov integrirana z vsakim sistemom, ki v podjetju že deluje, skupaj z e-pošto, sistemom za upravljanje strank (CRM), poslovno-informacijskim sistemom (ERP), rešitvami za upravljanje dokumentov ter vsebin (ECM) in sistemi za shranjevanje podatkov. Sodobne rešitve BPM na ta seznam dodajajo še podporo pametnim napravam.

Zmagovalna rešitev BPM je pogosto tista, ki dobro sodeluje z drugimi (beri: že uveljavljenimi orodji in sistemi).