Planiranje v službi prodaje in nabave
Konsolidacijski plan nabave in prodaje oziroma planiranje nabavnih količin na osnovi količinskega plana prodaje je umetnost v malem. Posebej če podjetje želi poenotiti prodajo in nabavo, ki sta vse prevečkrat ločena otoka.
Kar podjetje proda mora tudi dobaviti, za kar skrbi oddelek nabave. Povezanost oddelkov v podjetjih je v praksi pogosto velik problem, sploh v primeru prodaje in nabave – sta močno soodvisna, vsebinsko povezana oddelka, a pogosto z rahlo nasprotujočimi cilji. Medtem ko prodaja zasleduje čim višje številke in zna biti pri tem (pre)optimistična, je nabava tista, ki pritiska na zavoro, saj je njena naloga skrb za nižje stroške, povezane z obračanjem zaloge oziroma stanjem zalog na splošno. Planska dinamika omenjenih oddelkov je zato prevečkrat povsem nepovezana in ni komplementarna. Tak izziv je imelo tudi podjetje za veleprodajo potrošnih materialov. Rešitev podpore letnemu načrtovanju, ki jo je zagotovila družba Result, pa je prinesla optimizacijo dela in poenotenje poslovnih operacij prodaje in nabave. Prinesla je rezultate.
Nadgradnja dveh dobrih samostojnih poti
Podjetje za veleprodajo potrošnih materialov je imelo težavo s kontroliranjem zalog. Prodajalci, ki so skrbniki svojih programov v celoti, so prevečkrat igrali na karto rezerve – pogosto so naročali več materiala, saj niso želeli priti v situacijo, ko strankam ne bi mogli takoj ponuditi želenega. Težavo je dodatno potenciralo dejstvo, da so prodajalci vodili lastne kalkulacije in prodajno-nabavno dinamiko, kar je vodilo do navzkrižij in celo v »izposojanje« viškov med prodajalci, kar je izredno otežilo spremljanje in obračanje zalog. V nabavi zato niso mogli optimalno znižati stroškov, kar je negativno vplivalo na finančno stanje in poslovanje podjetja, predvsem na njegov denarni tok.
Sprememba je bila nujna. Ob posvetovanju s strokovnjaki iz podjetja Result se je podjetje odločilo za vsebinsko in tehnično poenoten pristop. Planiranje je zasledovalo cilj, da je zaloge vedno dovolj in nikoli preveč. Na račun zelo dobrega poznavanja tržne dinamike in sezonske komponente ter strank je podjetje lahko zelo natančno napovedalo potrebe strank. Tem so najbolj pomembni natančni dobavni roki in kakovostni storitveni pogoji. Slednje je bil tudi vzrok, zakaj so prodajalci ustvarjali presežno zalogo oziroma rezervo, čeprav je to podjetje stalo veliko denarja. Natančnost naročil in pravočasnost dobav sta odpravila drago prakso.
Povezani sistemi in podatki delujejo bolje
Nepovezanost sistemov je bil dodaten izziv v podjetju, ki podatke o naročilih prodaje in nabave ter stanju zalog hrani v ERP-sistemu Navision. Planske podatke pa so si vodje prodajnih programov v preteklosti pripravljali, urejali in hranili sami, zato je bila doslednost odvisna od vsakega posameznika in njegove iznajdljivosti.
Strokovnjaki družbe Result so nato izvedli kakovostno optimizacijo. »Najprej moram pohvaliti prizadevanje »obeh svetov«, da bi delali čim bolje, zares imajo oboji ogromno znanja in izkušenj, a vsak na svojem področju. Mi smo to znanje nadgradili v poenoteno zgodbo. Planski proces smo poenostavili, številne in raznolike tabele iz Excel spremenili v enotne forme za vnos, proces priprave prestavili v kontrolirano okolje spletne aplikacije. Povezana z ERP-sistemom pa omogoča, da se podatki o zalogi, naročilih in dobavnih rokih avtomatsko preračunavajo glede na vnesene plane,« je rešitev opisal Nejc Župevec, vodja programa Poslovno planiranje v podjetju Result.
Nejc Župevec, vodja programa Poslovno planiranje v podjetju Result.
Danes v podjetju za veleprodajo potrošnih materialov delajo precej bolj učinkovito. Prodajalci za svoje stranke najprej načrtujejo prodajne količine po artiklih, ki jih posamezni stranki prodajajo. Sistem te prodajne količine sproti (v realnem času) združi in jih ob upoštevanju dobavnih rokov posameznih dobaviteljev samodejno razporedi v plan nabave. Vsi planski podatki prodaje so zaklenjeni, nabavnik jih ne more spreminjati, korigirati, lahko pa na osnovi svoje odgovornosti in izkušenj popravi zgolj končno nabavno količino. Ta se nato prenese nazaj v sistem ERP, kjer se naročilo nabave tudi dokončno obdela.
Rezultat? Podjetje danes uživa več koristi, poleg očitnega dviga hitrosti in natančnosti planiranja, ki ju zagotavlja enoten pristop, ima popoln nadzor nad dejansko zalogo ter povezavo prodajnega plana z nabavo. Ta sedaj sledi dejanskemu planu in ne več občutku prodajalcev ter odločanju »čez palec«.