Dela naj … robot

Robotska avtomatizacija procesov rešuje ključne izzive današnjih poslovnih okoljih – kako hitro in učinkovito ter zaupanja vredno obdelovati podatke.

Podjetja se pogosto osredotočajo na nižanje stroškov, operativno odličnost in zagotavljanje skladnosti poslovanja s predpisi. Pri tem nemalokrat izbirajo ukrepe, kot je optimizacija poslovnih procesov ali njihovo popolno preoblikovanje. Marsikatero podjetje se odloči celo za predajo posameznega področja v zunanje izvajanje strokovnjakom, saj ga to stane manj kot lastna služba ali celo oddelek. Pa bi šlo drugače? Vsekakor. S tehnologijo, z roboti in avtomatizacijo, prilagojeno pisarniškemu delu.

T. i. robotska avtomatizacija procesov (RPA) je način avtomatizacije ponavljajočih se procesov, ki temeljijo na pravilih in se izvajajo v vsakodnevnem poslovanju – v zaledju in pred strankami. RPA je več kot le alternativa tradicionalnim rešitvam in že omenjenim pristopom, saj ob relativno majhni naložbi zagotavlja njeno hitro povrnitev in dvig produktivnosti.

Fragmentacija poslovanja je težava

Ste vedeli, da v povprečno velikem podjetju zaposleni uporabljajo več kot 900 aplikacij, ki so razdeljene med zaledne, lokalno nameščene in oblačne? Večina med njimi zaradi drobljenja nalog in opravil opravlja le korak ali dva v posameznem poslovnem procesu (najzgovornejši zgled so spletne aplikacije, ki jih uporabimo le za funkcijo ali dve). Zakaj je to težava, če izvzamemo izjemne izzive, povezane z upravljanjem, vzdrževanjem in varovanjem takšnega programskega »kaosa«? 68 odstotkov zaposlenih v eni uri pri svojem delu v povprečju zamenja (beri: preklaplja med njimi) kar 10 aplikacij. Na dan tako izgubi kar 60 minut zaradi preklapljanja – misli in podatkov – oziroma 24 dni na leto. Tretjina zaposlenih zaradi takšnega načina dela izgubi tudi tok misli, kar vodi do podaljševanja izvedbe nalog ali še huje do napak. Dodatna težava je nezdružljivost posameznih programskih orodij, kar še povečuje fragmentacijo programske opreme v poslovnih okoljih.

Posnemanje dela ljudi

Robotska avtomatizacija procesov je IT-platforma, ki se poveže z najrazličnejšimi podatkovnimi viri, aplikacijami in procesi v podjetju. Lahko bi zapisali, da posnema človeško interakcijo z aplikacijami in s podatki. Gre za neke vrste programskega robota. Ta skrbi za avtomatizacijo ponavljajočih se nalog in procesov, ki temeljijo na jasnih pravilih in so prisotni v dnevnem poslovanju. Na ta način namreč lahko podjetja prihranijo ogromno časa in denarja ter bistveno pohitrijo poslovanje.

RPA je pravzaprav virtualna delovna sila, ki jo nadzira oddelek IT, upravljajo pa poslovni uporabniki. Ti namreč robota naučijo, katere naloge in kako jih bo opravljal – namesto njih. Delno ali v celoti.

Univerzalni digitalni kader

Kaj lahko v vsakem podjetju počne robotska avtomatizacija procesov? Odpira, bere in razume kontekst elektronske pošte, se prijavlja v aplikacije in vnaša ali bere podatke, kopira datoteke in/ali mape, tiska dokumente, izpolnjuje vnosna polja med aplikacijami, obvlada branje in pisanje v podatkovno zbirko, opravlja najrazličnejše kalkulacije, skrbi za API-klice, izpolnjuje pogoje, ustvarja arhiv, pošilja e-pošto in opravlja katerokoli nalogo, ki jo je moč opisati s pravili ali stavki »ko – če«.

Kako izbrati procese, ki so primerni za tovrstno avtomatizacijo? Najprimernejši za RPA so dobro strukturirani procesi, v katerih vlada jasna odločitvena logika. RPA se uporablja tudi za povezovanje več neodvisnih procesov, denimo tam, kjer uporabniki posamezno informacijo ali podatek prenašajo iz ene aplikacije v drugo ipd. Dovolj je že delna avtomatizacija, ki lahko močno pohitri delo zaposlenih in izvajanje procesov v podjetju.

Neinvazivna tehnologija

Najlepši del RPA je, poleg njegove divje učinkovitosti, dejstvo, da gre za neinvazivno tehnologijo. Brez težav se poveže z obstoječim IT-okoljem ali sistemom in sobiva z ostalimi rešitvami. Napredna podjetja RPA uporabljajo za zniževanje stroškov v pisarniških okoljih, klicnih centrih in oddelkih pomoči uporabnikom. A funkcionalnosti RPA lahko močno prispevajo tudi k izboljšanju uporabniške izkušnje strank. Te od robota takoj dobijo natančen odgovor na svoje vprašanje, bolj kakovostno storitev itd.

Kje začeti?

Gartner ocenjuje, da bo do konca leta 2021 v poslovnih okoljih po svetu delovalo že okoli štiri milijone programskih robotov, ki se bodo prvenstveno uporabljali za pisarniška in administrativna dela pa tudi v prodaji.

Začetek pravzaprav ni težak niti drag, saj se navadno naložba v RPA, ki dvigne učinkovitost posameznega procesa na povsem drugo raven, začne že pri petmestni številki. Najprimernejši za osvajanje RPA in z njim povezanih tehnologij so poslovni procesi s tremi do petimi koraki in povezavo na dve aplikaciji ali tri. Implementacija RPA v poslovanje je izjemno hitra, zahteva le nekaj tednov, zato je tudi povrnitev naložbe med najkrajšimi med tehnološkimi rešitvami. V povprečju se naložba v RPA podjetju povrne že v treh do šestih mesecih.