Digitalizacija poslovanja v praksi
Digitalizacija poslovanja danes ne bi smelo več biti DA/NE vprašanje, ampak kvečjemu v kakšnem obsegu. Prah, ki se je dvignil, ko smo začeli govoriti o digitalni transformaciji, industriji 4.0, se je že zdavnaj polegel, zato je skrajni čas, da zavihamo rokave.
Številne raziskave kažejo (AIIM, IDC, Gartner ..), da ogromno podjetij v SMB segmentu še zmeraj odlaša s tem korakom. Po eni strani je to razumljivo. Ljudje smo ujetniki svojih navad. In če nekaj funkcionira (čeprav z napakami, je dolgotrajno, predstavlja varnostno tveganje …), zakaj spreminjati. Hkrati, vlada neko splošno prepričanje, da je digitalizacija povezana z enormnimi stroški in naporom. Ampak ni tako.
Podjetja se soočajo z informacijsko poplavo. Količina obstoječih informacij in informacij, ki se dnevno stečejo v podjetje, tako na nivoju posameznika kot organizacije, raste iz dneva v dan. Strinjali se bomo, da je za uspešno poslovanje nujno učinkovito obvladovanje vseh teh informacij. Težava pa nastane, kako biti učinkovit, ko informacije prihajajo iz številnih različnih virov (e-pošta, splet, fizični dokumenti, interni informacijski/podatkovni sistemi, neposredna e-komunikacija, mediji …) v različnih oblikah (elektronski in/ali fizični). Učinkovito obvladovanje take količine je skoraj misija nemogoče. Prostora za napake je ogromno; številne različice istega dokumenta (le katera je zadnja), nemogoče iskanje določene informacije neodvisno od vira, da ne govorimo o varnostnih tveganjih, ki jih tak sistem dopušča. Poleg tega pa tu ni samo vprašanje vira in oblike informacije, temveč tudi, kaj z informacijami počnemo, kakšni delovni procesi se s tem v zvezi sprožijo, koliko ljudi je udeleženih. Da poenostavimo. Ko pride račun v podjetje (vseeno, fizični ali digitalni), kdo ga sprejme, zabeleži, kontrolira, potrdi, izvede plačilo? Je to fizična pot od vrat do vrat, odvisna od prisotnosti vseh udeleženih ali je proces avtomatiziran in na voljo 24/7.
To je le en od primerov, izzivov za sodobno podjetje pa je mnogo:
- velika količina poslovnih informacij samo na papirnih dokumentih,
- počasen in nezanesljiv postopek zajemanja/skeniranja dokumentov (računi, pogodbe, naročilnice, dobavnice ...),
- ročno vpisovanje podatkov dokumentov v informacijske sisteme podjetja (ERP, DMS, CRM ...),
- ročno upravljanje dokumentov (potrjevanje računov, naročilnic, pogodb ...),
- ne ve se kakšen je status dokumentov (zadnja verzija, kje se nahaja ...),
- izgubljene, nepopolne, podvojene, neurejene informacije in dokumenti,
- prekomerna izguba časa za iskanje dokumentov,
- veliko podatkov v različnih sistemih brez povezave.
KRATKA ŠTUDIJA PRIMERA:
Špedicija RCM d.o.o. je eden ključnih ponudnikov storitev na področju celovitih logističnih rešitev za potrebe mednarodnega prometa v Sloveniji. V dnevnem poslovanju so bili njihovi glavni izzivi, kako veliko količino skeniranih dokumentov povezati s ključnimi informacijski sistemi in avtomatizirati poslovne procese. V podjetju so sicer že imeli centralni sistem za upravljanje dokumentov (DMS – Document Management System), ki pa ni reševal zgoraj opisanih izzivov.
»Še nikoli nismo kakšen nov sistem sprejeli za svojega tako hitro kot M-Files od Konice Minolte. Najbolj od vsega mi je všeč hitrost iskanja in preglednost podatkov, saj na enem mestu pridobimo vpogled v poslovanje in relacije do drugih podatkov, enostaven uporabniški vmesnik in dostopnost od koderkoli«. Dejan Sušnik, direktor
Po skrbno opravljeni analizi dokumentov in povezanih poslovnih procesov, smo podjetju RCM predlagali našo rešitev centralnega dokumentnega sistema, M-Files. Po implementaciji rešitve M-Files, ima sedaj podjetje povezane vse ključne informacijske sisteme, ter učinkovito rešuje proces zajema vhodne dokumentacije; pogodb, računov, pooblastil, špedicijskih dokumentov ... Hkrati je sedaj iskanje dokumentov, neodvisno od lokacije dokumenta, enostavno, hitro in pregledno.
