Ko tiskalniki odrastejo

Poslovnega sveta in pisarn si ne moremo predstavljati brez tiskalnikov. Zaradi specifičnih zahtev, predvsem si želimo nizko ceno posameznega izpisa in velikih mesečnih zmogljivosti tiska, so to praviloma veliki laserski tiskalniki, s katerimi dela veliko uporabnikov. Včasih so imeli v podjetjih razmeroma malo takih tiskalnikov, danes pa so nizke cene že naredile svoje in ni nič nenavadnega, da najdemo v enem omrežju več deset ali celo sto tiskalnikov. Kako torej narediti in vzdrževati red med njimi?

V podjetjih imajo več različnih zahtev glede upravljanja tiskalnikov in njihovih uporabnikov. Na začetku ima podjetje le nekaj tiskalnikov, toliko, da zadosti potrebam manjše pisarne. S časom pa raste in sproti kupuje nove tiskalnike, kopirne stroje ali večopravilne naprave. To se vsaj na začetku dogaja s hitrostjo ene naprave naenkrat, pogosto z napravami različnih izdelovalcev, odvisno od tega, kateri izdelovalec tisti hip ponuja največ.

Kmalu pa se zgodi, da že težko spremljamo, katere tiskalnike sploh imamo v omrežju, kakšen je njihov status (torej, ali vsi delujejo, ali imajo vsi papir in barvilo, koliko strani so že natisnili, kdaj sledi servis) itd. Druga plat pa so uporabniki. Čim več jih je, tem teže nadzorujemo, kaj in koliko natisnejo. Podjetje si seveda ne želi, da bi zaposleni natisnili po več sto ali tisoč strani, če ni nujno potrebno, oziroma ni povezano z nalogami zaposlenih. Težavna zna biti tudi brezbrižnost uporabnikov pri porabi papirja in barvila. Saj veste, ko uporabnik začne tiskati neki daljši dokument, ugotovi, da je naredil kako majhno napako (ali pa je uporabil napačne nastavitve pri tisku) in ves dokument natisne še enkrat. Taki in podobni primeri lahko stanejo podjetja in velike ustanove kar zajeten kup denarja.

Dejansko se veliko podjetij in ustanov sploh ne zaveda, koliko denarja porabijo za tiskanje, včasih pa je lahko neznanka celo število tiskalnikov. Brez težav si lahko predstavljamo, kako zaposleni v večjem podjetju ali državni ustanovi tiskajo vsevprek, po možnosti še na tisoče izvodov za znance in sorodnike. Ali pa si natisnejo vse počitniške fotografije na stroške delodajalca (čeprav so brizgalni tiskalniki v poslovnem svetu bistveno manj razširjeni kakor laserski).

Še zadnje področje, ki se ga uporabniki pri poslovnem tiskanju pogosto sploh ne zavedajo, pa je varnost podatkov. Če nadrejeni natisne tabelo z vsemi mesečnimi plačami, si verjetno ne želi, da bi si še kdo drug ogledal natisnjeno. To pa je pri tiskanju na napravi, ki jo uporablja več uporabnikov, kar težko zagotoviti. Podobne težave so tudi pri drugih dokumentih, ki so poslovna skrivnost, in jih lahko vzame vsak, ki se sprehodi mimo tiskalnika.

Kako vzpostaviti red?

Potrebujemo torej programsko rešitev, sistem, ki bo spremljal, kaj se dogaja s tiskalniki v našem omrežju. Podobno, kot lahko prek omrežja upravljamo računalnike, želimo delati tudi s tiskalniki. Še bolj kot upravljanju navadnih računalnikov je to podobno upravljanju strežnikov, saj je velik del upravljanja predvsem vodenje podatkov o uporabi naprave. Ponujene rešitve navadno delujejo po načelu strežnik - odjemalec, pri čemer je odjemalec nameščen v posameznih računalnikih, strežniški del pa skrbi za vodenje evidence in upravljanje tiskalnikov in uporabnikov.

Vse se začne pri spremljanju količine natisnjenih strani, to je tudi osnova upraviteljskih programov. Želimo vedeti, koliko strani se je natisnilo na katerem tiskalniku in kdo od uporabnikov jih je natisnil. Tu lahko zelo hitro omejimo posamezne uporabnike na določeno število natisnjenih strani na dan, teden ali mesec. Velikokrat se že zavedanje uporabnika o štetju izpisa na napravi izraža v manjših količinah natisnjenih strani; uporabniki že takoj bolje premislijo, kaj in kako bodo tiskali, ne pa šele po tem, ko dobijo v roke prvi izpis.

Če imamo opravka z velikim številom uporabnikov, kar je v takih okoljih seveda povsem vsakdanje, ni nepomembno, da jih lahko združujemo v skupine. Tako določimo, da lahko vsi, ki delajo v tajništvu, natisnejo po petsto strani na dan, kako drugo skupino pa omejimo na nekaj deset strani na dan (teden, mesec ...). Enako lahko tudi omejujemo barvni tisk, torej lahko nekaterim uporabnikom povsem prepovemo barvno tiskanje, spet drugim pa ga omejimo na neko določeno število strani. Na voljo imamo tudi izdelavo poročil z vsemi možnimi podatki o tisku v nekem časovnem obdobju, s temi podatki pa lahko izboljšamo tudi postavitev naprav v prostoru, torej jih premaknemo tja, kjer se jih največ potrebuje. Tudi uporabniki lahko prek spletnega vmesnika zase preverijo, koliko in kaj so v zadnjem času tiskali.

Varnost

Pri takem vodenju evidence hitro pridemo tudi do vprašanja varnosti. Zanimiv je način tiskanja, imenovan tiskanje "sledi mi" (oziroma "follow me"). Gre za to, da lahko pošljemo dokument v tisk, a se natisne šele takrat, ko fizično pridemo do tiskalnika in vnesemo svojo kodo. Tako si zagotovimo, da imamo le mi dostop do natisnjenega, ne pa tudi morebitni sodelavci, ki pridejo do tiskalnika pred nami. Namesto vnosa številčne kode so možni tudi sistemi pametnih kartic. Hkrati smo s tem tudi zaprli dostop do tiskalnikov vsem nezaposlenim. Naključni obiskovalci torej ne morejo priti do nekega računalnika in natisniti (morda tajnih) dokumentov. Po drugi strani pa lahko natisnjene dokumente hranimo v strežniku in s tem prihranimo čas; lahko pa tako še dodatno nadzorujemo, kaj vse se natisne.

Sledenje uporabniku pride prav tudi s povsem pragmatičnega stališča, saj lahko nekaj pošljemo v tisk in se šele naknadno odločimo, na kateri napravi naj se stvar natisne - recimo tam, kjer v tistem trenutku ni nikogar drugega. Ali pa pošljemo v daljšem času (recimo v eni uri) več dokumentov v tisk in hkrati zberemo vse, namesto da bi se vsakič sprehodili čez pisarno do tiskalnika.

Zanimive so tudi možnosti vnaprej pripravljenih predlog in opravil. Kot predlogo lahko uporabimo, denimo, logotip podjetja, ki se samodejno izpiše v vogal vsakega natisnjenega dokumenta. Ali pa dodamo v nogo vsakega dokumenta, ki ga natisne tajništvo, osnovne podatke podjetja. Pri opravilih lahko nastavimo, da se neki dokument natisne v določenem številu izvodov na določenih tiskalnikih. Recimo, da se vsak račun natisne v dveh izvodih tam, kjer je izdan, v enem izvodu pa še v skladišču, kjer lahko hkrati deluje kot naročilnica. Vse to seveda, ne da bi moral uporabnik o tem razmišljati.

Tako upravljanje pa nam poenostavi tudi redno vzdrževanje naprav. Prek spletnega ali programskega vmesnika imamo pregled nad vsemi napravami, tako da hitro vidimo, ali je katera nedosegljiva ali pa ji je zmanjkalo črnila ali papirja. Možno je tudi obveščanje po elektronski pošti, a tega nekateri vzdrževalci morda tudi ne bodo hoteli izkoristiti. Večina programov podpira tudi nadgrajevanje strojne programske opreme (oz. "firmware") na daljavo.

In izdelovalci?

Izdelovalci tiskalnikov se seveda zavedajo, da je upravljanje tiskalnikov pomemben del celotne ponudbe. Ogledali smo si rešitve dveh znanih znamk, ameriškega Hewlett Packarda in japonske Kyocere, a podobne rešitve najdemo tako pri drugih izdelovalcih kot tretjih podjetjih, ki ponujajo le programski del rešitve (te so večinoma neodvisne od izdelovalca tiskalnikov). Nekaj osnovnejših programov je brezplačnih, pri zahtevnejših pa gre za celovito izvedbo. To pomeni, da je cena odvisna od več dejavnikov in je dogovor med ponudnikom in stranko. Večino rešitev lahko uporabimo tudi pri mešanih okoljih, ko imamo tiskalnike več različnih znamk. Seveda pa lahko v okolje naknadno dodajamo nove naprave.

Hewlett Packard je velikan na področju tiskanja, in tudi upravljanje velikih razgibanih sistemov mu ni tuje. Govorijo o rešitvi Total Print Management, ki je po njihovih besedah idealna za majhna in srednje velika podjetja z velikim številom tiskalnikov (omenjano sto in več).

Najbolj splošna HPjeva rešitev je program Web Jetadmin, katerega zadnja različica je že deseta po vrsti. Loči se na dva dela, prvi je strežnik, drugi pa odjemalec, vsaj pri slednjem pa zmoti količina potrebnega pomnilnika, da ga lahko sploh namestimo. Če ima računalnik manj kot 1 GB pomnilnika, se web jetadmin ne pusti namestiti.

Drugače pa je to nadvse izpopolnjen program, za katerega ponujajo v HP tudi uporabniške tečaje. Spozna se na vse prej opisane funkcionalnosti, pa tudi še na kako več, vendar zna biti zaradi tega upravljalni vmesnik sprva kar malo impozanten. Seveda si ga lahko prilagodimo, v HP pa ne pozabijo omeniti možnosti povleci in spusti ter uporabe zavihkov. Program lahko povežemo z Microsoftovim active directoryjem, saj to še dodatno olajša delo z uporabniki.

Pri Kyoceri pa najdemo dva različna programa. Za prvim stoji matično podjetje, imenuje pa se KM-Net Viewer in je namenjen bolj upravljanju naprav kot pa uporabnikov. Zanimivejši je program MyQ, ki so ga razvili v češkem uvozniku Kyocerinih naprav, podjetju Janus, trži pa ga tudi slovenski uvoznik. To je v osnovi strežniški program, do katerega imamo dostop prek spletnega vmesnika. Tudi tu lahko upravljamo uporabnike, tiskalnike in posamezne naloge oziroma tiske. Upravitelj ima dostop do polnega vmesnika, za navadne uporabnike pa je na voljo preprostejši vmesnik, s katerim lahko spremljajo svoje tiskanje.

Program se spozna tudi na sledenje uporabniku, bodisi prek kode ali prek pametnih kartic. Te so lahko posebej izdelane, lahko pa se uporabi tudi veliko že rabljenih magnetnih kartic, torej takih, ki jih podjetje že uporablja. Natisnjeni dokumenti se lahko tudi ohranijo v strežniku, saj to pohitri naknadno tiskanje.

***

Pametno upravljanje tiskalniških virov se lahko zelo pozna na končnih stroških. Različne raziskave ponudijo seveda različne številke, a se gibljejo med deset in celo do štirideset odstotkov celotnih stroškov, povezanih s tiskanjem. Načeloma velja, da čim večje je podjetje, tem večji so lahko prihranki, res pa je, da zna biti tudi prvotni strošek prehoda in uvedbe take rešitve kar velik.

Resni tiskalniki imajo danes tudi "resne" nadzorne vmesnike.

Na tiskalnik lahko namestimo bralnik kartic, ki nas preveri in na tiskalniku sproži tiskanje naših dokumentov.

Po namestitvi HPjevega Web Jetadmina je prvi korak pregled mreže in iskanje nameščenih tiskalnikov.

Web jetadminov vmesnik zna biti sprva kar malce preobsežen.

Podatkov o posamezni napravi imamo na voljo cel kup.

Določeni skupini uporabnikom lahko dodelimo tudi le nekaj naprav.

Z napravami in uporabniki lahko upravljamo na enem mestu, program pa tudi shranjuje zgodovino sprememb in opozoril.

KM-Net za odjemalce je majhen, preprost program, prek katerega lahko na daljavo hitro preverimo stanje naprave.

Pri večini tiskalnikov lahko že prek spleta izvemo stanje naprave.

Stanje pa lahko preverjamo tudi prek namenskega programa, kot je Kyocerin KM-Net Viewer.

Brez težav si lahko predstavljamo, kako zaposleni v večjem podjetju ali državni ustanovi tiskajo vsevprek, po možnosti še na tisoče izvodov za znance in sorodnike.

Nekaterim uporabnikom lahko povsem prepovemo barvno tiskanje, spet drugim ga omejimo na neko določeno število strani.

Dokument sicer pošljemo v tisk, a se natisne šele takrat, ko fizično pridemo to tiskalnika in vnesemo svojo kodo. Tako si zagotovimo, da imamo le mi dostop do natisnjenega, ne pa tudi morebitni sodelavci, ki so prišli do tiskalnika pred nami.