Nove dimenzije prenov poslovnih procesov

Eno je jasno: ponavljajoči se procesi, ki temeljijo na pravilih, bodo avtomatizirani. Zanimivo pa bo videti, koliko rezerve bo v poslovnih procesih še našla tehnologija umetne inteligence.

Najnovejši statistični podatki podjetja AIMultiple, raziskava je bila opravljena novembra letos, kažejo, da vodstva podjetij izražajo vse večje zanimanje za napredne rešitve s področja upravljanja poslovnih procesov (BPM), in sicer te zanimajo kar 73 odstotkov vprašanih. Večina podjetij orodja BPM tudi že uporablja, 70 odstotkov jih z njimi modelira poslovne procese, 62 odstotkov pa tudi upravlja. In zdaj najbolj boleč podatek: le 15 odstotkov anketiranih podjetij je zadovoljnih z rezultati svojih prizadevanj za izboljšanje procesov! Očitno je, da na področju BPM nekaj »ne štima«. Strokovnjaki za upravljanje poslovnih procesov pogosto s prstom pokažejo na neskladje med uporabljanimi orodji in vrsto poslovnih procesov ter manko ustreznih znanj ter podatkov. Od želje do realnosti, v kateri bi orodja BPM podjetjem oziroma vodilnim kadrom pomagala pri sprejemanju odločitev, ki temeljijo na podatkih, je torej še daleč.

Hiperavtomatizacija ob pomoči BPM

Zelo zanimivo je opazovati podjetja, kako se lotevajo avtomatizacije poslovnih procesov. Tista, ki začno z majhnimi koraki in enostavnimi procesi, se pogosto hitro navdušijo nad rezultati, saj so ti po večini pozitivni in zelo spodbudni. Neredko se celo primeri, da podjetja takšne hitre zmage kar ponesejo in nato želijo avtomatizirati vse, kar se avtomatizirati da – četudi na silo. Nobenega dvoma ni, da je t. i. hiperavtomatizacija eden od najpomembnejših tehnoloških trendov današnjega časa, saj avtomatizira procese, zmanjšuje operativne stroške in izboljšuje učinkovitost procesov z uporabo inteligentnih orodij.

Ne razumite me napak – hiperavtomatizacija je vsekakor dosegljiva. Ni pa dosegljiva vsakemu podjetju, saj zahteva obvladovanje več najsodobnejših tehnologij, kot sta robotska avtomatizacija procesov (RPA) in umetna inteligenca (UI), poleg teh pa tudi procesno in podatkovno rudarjenje, digitalni dvojčki, in podobne. Da, za hiperavtomatizacijo potrebuje podjetje vrhunske strokovnjake s področja analitike in podatkovne znanstvenike, več spretnih programerjev itd. Kar je slaba novica za večino podjetij z omejenimi proračuni. Dobra novica pa je vsekakor ta, da se že pojavljajo oblačne platforme, ki racionalizirajo kompleksnost področja BPM ter podjetjem olajšajo prenovo, avtomatizacijo in optimizacijo procesov. Med najbolj zaželeno programsko opremo iz sveta rešitev BPM danes podjetja tako uvrščajo prav orodja za avtomatizacijo (56 odstotkov) ter orodja za procesno rudarjenje (39 odstotkov).

Tehnologije hiperavtomatizacije lahko pomagajo pri boljšem učenju in nadzoru poslovnih procesov podjetja, saj ponujajo celostno in kontekstualno razumevanje izvajanja operativnih procesov ter vključujejo celo predvidevanje težav za njihovo pravočasno reševanje. Strokovnjaki ocenjujejo, čez palec, kakopak, da bodo tehnologije s področja hiperavtomatizacije podjetjem pomagale hitreje preoblikovati poslovne procese in zmanjšati operativne stroške za okoli 30 odstotkov.

Veliko ljudi si pod pojmom hiperavtomatizacija predstavlja programskega (ro)bota, ko opravlja naloge, ki so včasih zahtevale ročne aktivnosti, pri čemer pa zmanjšuje napake in izboljšuje učinkovitost dela. In rešitve RPA vsekakor so del hiperavtomatizacije, saj skrbijo, da zaposleni opravljajo (le) naloge z (višjo) dodano vrednostjo. Rast implementacije robotske avtomatizacije procesov je zgolj v zadnjem letu poskočila za izjemnih 53 odstotkov.

Demokratizacija BPM

Če gre verjeti (optimističnim) napovedim, naj bi že prihodnje leto tri podjetja izmed štirih pri svojem delu uporabljala rešitve, ki bodo zahtevale malo ali celo nič znanja programiranja. Te »nizkokodne« tehnologije naj bi poslovnim uporabnikom omogočile doseganje želenih ciljev brez pomoči programerjev, zgolj s tehniko »povleci in spusti«, kar velja za podatke, procese, opravila itd. Za večino preprostih opravil v poslovnih okoljih so že na voljo takšne platforme. Ti nizkokodni sistemi vsekakor lahko zmanjšajo napore zaposlenih in skrajšajo čas, porabljen za izboljšanje in avtomatizacijo procesov.

Projekti BPM navadno zahtevajo veliko ekipo z analitiki poslovnih procesov in drage ter zapletene rešitve. Nizkokodni sistemi pa obljubljajo demokratizacijo področja BPM, saj samodejno ustvarjajo preproste zemljevide in nadzorne plošče, na katerih lahko vsakdo zlahka pridobi vpoglede v procese. Tako omogočajo vsem vpletenim, da lažje razumejo poslovni proces in sodelujejo pri projektih njegove prenove, optimizacije in/ali avtomatizacije.

Inteligentni BPM prihaja v ospredje

Po znanih podatkih 40 odstotkov direktorjev ameriških podjetij razmišlja, da bi v naslednjih dveh letih zamenjali obstoječe orodje BPM z inteligentnejšo programsko opremo. Pri običajnih orodjih BPM namreč zaposleni potrebujejo veliko časa za urejanje podatkov ter pridobivanje vpogledov iz analitike. Šele nato te ugotovitve lahko vključijo v strategijo in izboljšanje procesov.

Na račun vse boljše integracije podatkov in njihove obdelave s tehnologijami strojnega učenja se danes tehnologije BPM spreminjajo v bolj napovedne rešitve. Ti sistemi premorejo oznako inteligentni ali z umetno inteligenco podprti BPM. Ta orodja uporabljajo operativne informacije za samodejno modeliranje procesov, izvajanje analitike in pripravo predlogov sprememb.

Napovedno rudarjenje in spremljanje procesov omogočata nastavitev opozoril ali samodejnih ukrepov za izbrana opravila ali ponavljajoče se dejavnosti. S povezavo s sistemom elektronske pošte lahko tako posamezni členi dobavne verige samodejno obveščajo stranke o zamudah kar po elektronski pošti. Na ta način skrajšajo čas, ki ga zaposleni porabijo za »nepotrebna« opravila obveščanja prek e-pošte, hkrati pa izboljšajo izkušnjo strank.

Vzpon rudarjenja procesov

Rudarjenje procesov postaja bolj priljubljeno od upravljanja poslovnih procesov. S pojavom hiperavtomatizacije, nizkokodne tehnologije in umetne inteligence so podjetja začela nadomeščati tehnike izboljšav, kakršna je šest sigma, z inteligenco procesov. V zadnjem desetletju se je število projektov BPM, ki so uporabljali metodologije izboljševanja, zmanjšalo z 21 odstotkov na 12. Medtem se je uporaba orodij BPM z vgrajeno inteligenco povečala na 28 odstotkov, avtomatizacija procesov pa na 33.

Podoben trend je mogoče zaslediti tudi pri analizi iskanj v spletnem iskalniku Google, kjer so procesno rudarjenje, inteligenca in vpogled v procese že poravnani s poizvedbami na temo upravljanja procesov. Nova programska oprema torej prevzema trg upravljanja poslovnih procesov in postaja ključni akter za upravljanje in izboljševanje procesov. Najnovejši trendi na področju BPM kažejo, da rudarjenje procesov skupaj z orodji za obveščanje o procesih in odkrivanje procesov prehiteva trg upravljanja poslovnih procesov.

Upravljanje v realnem času zagotavlja agilnost poslovanja

Doslej so se projekti upravljanja poslovnih procesov večinoma osredotočali na zbiranje zgodovinskih podatkov za razumevanje poslovanja in natančno dokumentiranje procesov. Danes se podjetja osredotočajo na spremljanje poslovanja v realnem času, saj jim le to zagotavlja, da ostajajo agilna in konkurenčna. Rešitve BPM zato že vsebujejo funkcionalnosti, povezane z nadzorom delovanja procesov, in povezljivost z oblakom za spremljanje poslovnih operacij – vedno in povsod. Tako se lahko strokovnjaki za procese izognejo zahtevnim projektom preoblikovanja procesov, saj lahko hitro poskrbijo za učinkovite spremembe, večino svojega časa pa namenijo odpravi ozkih grl v poslovnih procesih, saj bo to imelo večji učinek na poslovanje. Prediktivno spremljanje procesov je tehnologija, ki poslovnim uporabnikom omogoča, da v krajšem času odkrijejo in odpravijo težave in ozka grla v procesih.

Analitika ostaja pomembna

Vse večja avtomatizacija procesov v poslovnih procesih ustvarja velike količine podatkov, ki omogočajo zajem vseh podrobnosti o poslovanju. Tako je to ustvarilo močno povpraševanje po uporabi teh podatkov na področju upravljanja poslovnih procesov. Zmogljivosti procesne analitike bodo v prihodnosti še naprej naraščale, saj podjetjem omogočajo spremljanje in izvajanje korakov za izboljšanje, ne da bi se pri tem zanašala zgolj na obsežne in celovite prenove procesov. V praksi se bolje obnesejo manjše, a stalne izboljšave na bolje.

Strokovnjaki za procese lahko podjetjem razvijejo ključne kazalnike uspešnosti, kot so učinkovitost, uspešnost in skladnost, s poudarkom na upravljanju stroškov in časa. Ti ključni kazalniki uspešnosti zagotavljajo vpogled v razvoj strategij, izboljšujejo odločanje na podlagi podatkov in povečujejo produktivnost. S temi vpogledi ekipe BPM zlahka prepoznajo naloge brez znatne dodane vrednosti, ponavljajoča se opravila in nepotrebne korake.

BPM se osredotoča na stranke

Stranke kot razlog za večje zadovoljstvo s posameznim podjetjem izpostavljajo nemotene in povezane procese – tako meni kar 70 odstotkov vprašanih. Z izboljšavami, usmerjenimi k strankam, se lahko zadovoljstvo strank in ekonomske koristi (beri: dobičkonosnost) v praksi povečajo kar za 20–50 odstotkov. Na drugi strani pa se 41 odstotkov podjetij, ki so vlagala v preoblikovanje svojih primarnih procesov, pritožuje, da jim manjka prav pogled na stranke.

Morda niste vedeli, toda rešitve BPM lahko merijo tudi ocene prizadevanj strank, izkoriščajo povratne informacije in načrtujejo poti strank ter tako v projekt BPM vnesejo stališča strank. Na ta način lahko vodstvo podjetja in analitiki preoblikujejo poslovanje, tako osnovne kot zaledne dejavnosti, z namenom, da bi izboljšali uporabniške izkušnje strank.

BPM kot spodbujevalec digitalne preobrazbe

Procesna preobrazba je lahko izjemno dobičkonosna, vendar zaposleni pogosto nasprotujejo pobudam za digitalno preobrazbo zaradi visokih stroškov (28 odstotkov) ali težav pri sprejemanju tehnoloških inovacij (26 odstotkov). BPM je osrednjega pomena pri prizadevanjih za poslovno preobrazbo, saj vključuje novo tehnologijo, razvija novo strategijo in na novo opredeljuje vloge zaposlenih.

Danes BPM pomaga vizualizirati odnos med zaposlenimi, tehnologijo in viri. Nove rešitve BPM poenostavljajo analizo, modeliranje in izboljšave procesov ter hkrati zagotavljajo dinamične zemljevide. Ti prinašajo preglednost procesov od začetka do konca, saj vsebujejo druge podrobnosti, kot so ključni kazalniki uspeha, poslovna pravila, vloge zaposlenih in dokumenti.

BPM in trajnost

Trajnostni razvoj ni le modna skovanka temveč imperativ sodobnih podjetij. Kar 85 odstotkov strank navaja, da raje nakupujejo pri do okolja prijaznih podjetjih, zaradi česar se večja podjetja usmerjajo v proizvodnjo in zagotavljanje trajnostnih storitev in izdeklov. Poleg tega pravila in predpisi silijo podjetja, da zmanjšajo svoj negativni vpliv na okolje ob pomoči več okoljskih kazalnikov. Velika podjetja za doseganje trajnostnih ciljev že uporabljajo umetno inteligenco. Strokovnjaki pričakujejo, da bo v bližnji prihodnosti tudi inteligentni BPM igral ključno vlogo pri zagotavljanju trajnosti. Vodstvo lahko želene cilje ali pravila določi kot idealne modele in oceni stopnje skladnosti med temi idealnimi modeli in dejanskimi procesi. V nadaljevanju pa podjetje ob pomoči rešitev BPM najde zase in za okolje optimalno različico poslovnih procesov, ki zagotavljajo sočasno trajnostno in dobičkonosno poslovanje.