Kako poceni do e-poštnih storitev?
Čeprav ima večina uporabnikov interneta brezplačni poštni račun na Gmaliu, se zahtevnejši, med katerimi so tudi manjša podjetja, plačilu tovrstnih storitev navadno ne morejo izogniti. Kako poceni najeti e-poštne storitve? Kako jih povezati z domeno svojega podjetja? Kaj je brezplačno in kaj ne?
Sprejemanje, varna hramba in pošiljanje elektronske pošte doma in službi so že vrsto let nekaj skoraj samoumevnega in prav zato smo domači uporabniki in manjši delodajalci, ki ne premoremo svojih informatikov, toliko bolj veseli poceni in brezplačnih rešitev, ki jih na tem področju ponujajo številni javni računalniški oblaki.
Inbox.eu
Za domačo rabo so primerne vse javne e-poštne storitve, medtem ko si večina delodajalcev želi zagotoviti nadzor nad službeno e-pošto svojih zaposlenih ter tudi, da so e-poštni naslovi zaposlenih v domenah njihovih podjetij, denimo ime.priimek_zaposlenega@ime_podjetja.si. Za to pa potrebujejo nekoliko zmogljivejše storitve od tistih, ki so namenjene domači enoosebni rabi. A mesečna naročnina kljub temu navadno predstavlja bistveno manjši strošek od vzdrževanja lastnega poštnega strežnika in nanj naložene programske opreme ter plačila za licenčnin.
Kako izbrati pravo storitev?
Vprašati se moramo, kakšen e-poštni predal potrebujemo. Plačljivi vselej vključujejo tudi dodatne storitve in precej zajetnejšo shrambo za e-pošto. Čeprav brezplačni Gmail nudi vsakemu uporabniku 15 GB brezplačne shrambe, se zatakne, ko želimo v e-poštnem naslovu tudi svojo domeno, na katero se stranke bistveno lažje navadijo, torej e-poštni naslov v domeni ponudnika e-poštnih storitev. Vsekakor sta pomembna tudi protivirusna zaščita in preprečevanje sprejemanja neželene pošte (t. i. spama).
Tistim, ki veliko delajo s strankami, bodo še kako prav prišli tudi filtri za dohodno pošto, ki jo razporedijo po tematikah. Denimo, če je delo v podjetju razdeljeno na več področij, bo za pomoč uporabnikom za vsako od tematik zadolžena druga skupina zaposlenih: na splošna vprašanja lahko odgovarja tajnica, medtem ko je za odgovore na strokovna vprašanja zadolžen eden od inženirjev.
Pomembno je tudi, da od mnogoterih spremljevalnih storitev izberemo le tiste, ki jih zares potrebujemo. Številni ponudniki e-poštnim storitvam (lahko) dodajo še videokonferenčne storitve in storitve za sodelovanje med uporabniki, pri čemer nekateri vsako tovrstno storitev posebej zaračunajo, medtem ko drugi nudijo pakete storitev, s katerimi nam pogosto vsilijo tudi storitve, ki jih ne potrebujemo.
Po drugi strani so pri e-poštnih storitvah ključne predvsem varnost vsebine sporočil, cena, zanesljivost in trajnost storitev. Pri zadnji imajo novi ponudniki pogosto težave, med uveljavljenimi ponudniki pa niso redke spremembe razpoložljivih paketov, ki obstoječe naročnike prisilijo v manj funkcionalnosti. Denimo, če so v začetku lahko imeli za sorazmerno nizko ceno neomejeno veliko shrambo za e-pošto in je kasneje ponudnik tak paket ukinil, so prisiljeni v migracijo k drugemu ponudniku ali pa v plačevanje dražjih storitev pri obstoječem.
Ko gre vseeno kaj narobe, je pomembna hitra tudi odzivnost tehnične podpore za naročnike, ki je pogosto ključna za nemoteno poslovanje podjetja. Te pri brezplačnih e-poštnih predalih ne moremo pričakovati.
Mnoštvo brezplačnih in plačljivih rešitev
Na vprašanje, katera je trenutno najprimernejša oblačna storitev za gostovanje e-pošte, ni enostavnega odgovora, saj je pomembno, kako velik poštni predal in katere spremljevalne storitve potrebujemo. Nekateri paketi storitev omogočajo tudi instantno komunikacijo uporabnikov prek računalnika s tekstovnimi in z videokonferenčnimi povezavami pa tudi skupno urejanje dokumentov. Drugi ponudniki namesto tega raje izpostavljajo varen prenos in varovanje vsebine e-sporočil ter veliko shrambo za e-pošto, ki jo povprečen uporabnik z današnjo tehnologijo ne zapolni niti v desetih letih.
Tretji ponujajo neomejeno število uporabnikov in spletnih domen, ki delijo skupno shrambo, pri čemer omejujejo količino vhodnih in izhodnih e-sporočil na uro. A trik je v sorazmerno majhni skupni shrambi za e-pošto. Če imamo pri brezplačnem Gmailu na voljo shrambo s 15 GB le zase, nekateri ponudniki paketov e-poštnih storitev za neomejeno število uporabnikov ponujajo skupno shrambo velikosti zgolj 1 GB, kar v praksi komaj zadošča za 5 do 10 uporabnikov, ki redno brišejo že prebrano e-pošto.
Amazon workmail (aws.amazon.com/workmail) temelji na spletnih storitvah AWS (Amazon Web Services), lahko pa ga uporabljamo tudi skupaj z Googlovimi ali Microsoftovimi oblačnimi storitvami. Odlično izkorišča pester nabor storitev AWS in omogoča sorazmerno dobro integracijo v informacijski sistem podjetja. Kljub vsemu pa workmail morda ni najprimernejša izbira za mikropodjetja, saj zahteva njegova implementacija precej programerskega in skrbniškega dela. Za poštni predal s 50 GB prostora bomo mesečno odšteli štiri dolarje na uporabnika.
Dreamhost (dreamhost.com) je javni računalniški oblak, katerega strežniki so v ameriškem Los Angelesu. Njegov lastnik je podjetje New Dream Network, ki so ga leta 1996 ustanovili trije diplomski študenti s Harvey Mudd Collegea v Kaliforniji. Dreamhost širi krog naročnikov in obseg storitev že od leta 1997, v zadnjih letih pa nudijo tudi gostovanje e-poštnih storitev, pri čemer trdijo, da je selitev e-poštne domene v njihov računalniški oblak skoraj tako enostavna kot kopiranje datoteke z miško v Windows.
Dreamhost
Prejeta e-pošta je naročnikom dostopna na vseh (tudi mobilnih) napravah, hkrati pa jo tudi z lahkoto organizirajo in hkrati določijo filtre za njeno sortiranje po imenikih dohodne pošte. Na voljo sta tudi podpora za preprečevanje sprejemanja neželene e-pošte in protivirusni pregled prejetih sporočil.
Mesečno moramo za poštni predal s 25 GB za vsakega uporabnika odšteti 1,99 dolarja, medtem ko stane letna naročnina 1,67 dolarja na uporabnika na mesec.
Google workspace (workspace.google.com), prej G Suite, je ena najboljših storitev za gostovanje e-pošte. Izbiramo lahko med velikostjo poštnega predala 30 GB (za šest dolarjev mesečno na uporabnika), 2 TB (za 12 dolarjev mesečno na uporabnika) in 5 TB (za 18 dolarjev mesečno na uporabnika), pri čemer so vključeni tudi možnost poljubne izbire domenskega imena, zaščita pred neželeno elektronsko pošto in virusi, arhiviranje in hramba e-pošte glede na izbrani načrt in razširjene storitve za sprejemanje, dostop in pošiljanje e-pošte, ki jih poznajo že uporabniki brezplačnega Gmaila. Res pa je, da so obstoječi uporabniki z obveznim prehodom z G Suite na Google Workspace izgubili neomejene količine pomnilnika, ki so ga imeli prej za hrambo e-pošte.
Hostinger (hostinger.com) nudi gostovanje vsakovrstnih spletnih storitev, od registracije domen do gostovanja navideznih, spletnih portalov in e-poštnih storitev. Za 0,99 dolarja mesečno dobimo 10 GB velik poštni predal, ki vključuje predloge za pisanje e-sporočil, opomnike, 10 psevdonimnih e-naslovov predala za sprejemanje elektronske pošte, pošiljanje e-pošte pod psevdonimi, neomejeno število filtrov za razporejanje e-pošte, napredno zaščito pred neželeno e-pošto in virusi ter odjemalske aplikacije za dostop do e-poštev za iOS in Android. Dražja možnost za 2,49 dolarja mesečno nudi poleg naštetega večji poštni predal – 30 GB.
Hostinger
Inbox.eu s sedežem v Latviji omogoča zasebne in poslovne e-poštne račune, pri čemer moramo za vsakega poslovnega ali zasebnega uporabnika odšteti 9,99 evra letno. Pri zasebnih računih še posebej poudarjajo varovanje podatkov in dostopnost prek vseh računalniških naprav, vključno s pametnimi telefoni z operacijskima sistemoma Android in iOS.
Spletni uporabniški vmesnik za dostop do elektronske pošte zna poleg latvijskega, litovskega in estonskega tudi angleški, francoski, nemški, španski in ruski jezik pa tudi nekatere arabske jezike. Velikost poslovnih e-poštnih predalov je 100 GB, z drugimi uporabniki pa lahko delimo tudi do 100 GB datotek, medtem ko lahko zasebni uporabniki delijo do 50 GB datotek. Pri vseh poštnih predalih je vključena tudi zaščita pred virusi in neželeno e-pošto. Do pošte lahko dostopamo tudi z debelimi odjemalci, ki uporabljajo protokole IMAP, POP3, APOP, SMTP in SSMTP. Za varnostni šifriranje podatkov skrbi protokol SSL.
Varnostno kodiranje vsebine e-poštnih sporočil
Šifriranje vsebine e-poštnih sporočil postaja vse pomembnejše, saj hekerjem preprečuje njihovo prestrezanje in branje vsebine. Najvarnejša sta šifriranje in dešifriranje pri uporabnikih, ki preprečujeta tudi vsakršen nepooblaščen skrbniški vpogled v shranjeno e-pošto.
Kljub temu šifriranja e-sporočil veliko ponudnikov e-poštnih storitev v javnih računalniških oblakih še ne omogoča, a v zameno nudijo vsaj desetkrat večje shrambe za e-pošto. Pred odločitvijo o zakupu e-poštne storitve je zato vsekakor potrebna tehtna odločitev, ali tovrstno funkcionalnost sploh potrebujemo.
Prednost varnostnega šifriranja je tudi možnost vgradnje algoritmov za strnjevanje podatkov, kar po eni strani ne zahteva bistveno večje procesorske obremenitve oblačnih strežnikov, po drugi pa lahko tako bistveno bolje izkoristijo majhno shrambo za e-sporočila. In če se še vedno sprašujete, zakaj ponudniki e-poštnih storitev z varnostnim šifriranje vseeno ne ponudijo razkošnih e-poštnih shramb, saj podatkovni pogoni danes ne stanejo dosti, povejmo, da je največji problem procesorska obremenitev pri šifriranju in dešifriranju izjemno velikih količin podatkov, četudi pri uporabnikih. Zadnje zelo upočasni odzivnost e-poštnih storitev, česar pa si tako uporabniki kot ponudniki ne želijo.
Icewarp (icewarp.com) nudi štiri vrste e-poštnih predalov impresivnih velikosti z vključenimi videokonferenčnimi storitvami in možnostjo skupinskega urejanja ter hrambe datotek. Pri dražjih paketih je vključen tudi pogovor s tipkanjem (angl. chat). Najcenejši paket Lite za 3,3 evra mesečno poleg 5 GB za e-pošto omogoča še 20 GB za hrambo datotek. Vključuje tudi protivirusno zaščito in zaščito pred neželeno e-pošto. Videokonferenčna funkcionalnost je omejena na 5 udeležencev. Standardni paket za 5,6 evra mesečno nudi poštni predal 100 GB in 1 TB shrambe za datoteke. Vključuje tudi pogovor s tipkanjem, sinhronizacijo z mobilnimi napravami in video konference z do 200 udeleženci. Skoraj povsem enak je paket Standard+ za 8,20 evra mesečno, ki udeležencem video konferenc dovoljuje tudi snemanje. Najdražji paket Pro za 11,30 evra mesečno poleg naštetega nudi 500 GB za e-pošto in 5 TB za shranjevanje datotek, omogoča pa tudi povezovanje s pisarniškimi programskimi paketi namiznih računalnikov.
Icewarp
Microsoft 365 business premium (office.com) za 22 dolarjev na uporabnika mesečno (pri letni naročnini) na daljavo ponudi ne le e-poštni predal, ampak vsa pisarniška orodja zbirke Microsoft Office 365, med katerimi so Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Teams idr., ki tečejo v oblaku Microsoft Azure. Velikost pomnilnika za posameznega uporabnika, ki vključuje tudi poštni predal, je 1 TB. Poštni predal ima protivirusno zaščito in zaščito proti neželeni e-pošti, pri čemer lahko uporabnik sam izbere domeno e-poštnih naslovov. Za poštni predal lahko izberemo lahko tudi več psevdonimnih e-poštnih naslovov. Posebej velja izpostaviti tudi Microsoft Teams, ki omogoča tudi instantno komunikacijo s tipkanjem (angl. chat) in video konference pa tudi dostop do e-pošte brez uporabe Outlooka.
Microsoft 365 business premium
Migadu (migadu.com) je eden izmed večjih ponudnikov poslovnih e-poštnih storitev, zato ne preseneča, da so že oktobra 2020 ukinili brezplačne e-poštne predale in uvedli novo shemo plačljivih storitev. Najcenejši paket Mikro s poštnim predalom 5GB z do 200 vhodnimi in do 20 izhodnimi sporočili dnevno stane 19 dolarjev letno. Čeprav omogoča registracijo skoraj neomejenega števila domen, nas utegnejo ob zelo velikem številu registriranih domen Migadovi skrbniki povprašati, ali ne bi bilo primerneje izbrati katerega od dražjih paketov, ki obenem omogočajo tudi poln nabor spremljevalnih storitev.
Paket Mini, ki stane 90 dolarjev letno (ali devet mesečno), zagotavlja predal v velikosti 30 GB za elektronsko pošto in do 1.000 dohodnih ter 100 odhodnih sporočil dnevno, medtem ko paket Standard za 290 dolarjev letno (ali 29 mesečno) ponudi 3.000 vhodnih in 500 izhodnih sporočil dnevno ter predal 100 GB za elektronsko pošto. Za najdražji paket Maxi bomo odšteli 990 dolarjev letno (ali 99 mesečno), s čimer si bomo zagotovili poštni predal 500 GB in dnevno do 10.000 vhodnih sporočil in do 2.000 izhodnih. Povejmo še, da lahko Migadu preizkusimo zastonj, pri čemer ni treba vnesti podatkov o kreditni kartici.
Mxroute (mxroute.com) deluje zelo profesionalno, brez olepšav in privlačnih slik za tiste, ki se prvič odločajo za najem e-poštnih storitev. Do skrbniških funkcionalnosti dostopamo prek namizja (angl. dashboard), kjer lahko tudi kupimo e-poštne storitve z neomejenim številom domenskih naslovov in uporabniških e-poštnih računov.
Majhna podjetja si lahko proti enkratnemu plačilu 199 dolarjev omislijo shrambo z 10 GB skupnega pomnilnika za hrambo e-poštev (za vse uporabniške račune) in največ 300 e-sporočil na uro. Ob tem pri Mxroutu ne skrivajo, da enkratno plačilo velja za življenjsko dobo storitev Mxroute. Če bi storitve ugasnile, bi z njimi ugasnili tudi računi enkratnih plačnikov, česar pri Mxroutu, v nasprotju z mnogimi drugimi ponudniki, ne skrivajo, a poudarjajo, da za kaj takega ni bojazni, saj da imajo veliko zvestih naročnikov, ki plačujejo mesečno ali letno naročnino.
Mxroute
Omenimo še možnosti za zahtevnejše uporabnike, ki lahko izbirajo med shrambami za e-pošto velikosti 10, 25, 50, 75 in 150 GB, od katerih za vse velja, da lahko v njih vzpostavijo poljubno e-poštnih naslov za poljubno število domen. Stanejo od 49 do 300 dolarjev letno, mogoče je tudi dvo- ali triletno predplačilo.
Vsi e-poštni računi so samodejno zaščiteni pred neželeno e-pošto, pri čemer lahko izberemo stopnjo zaščite, ki pa ne more biti manjša do 15. Lahko trdimo, da je teksaški Mxroute dobra izbira za tiste, ki si želijo predvsem poceni e-poštnih storitev za veliko uporabnikov in imajo dovolj skrbniškega znanja za upravljanje računalniških sistemov.
Rackspace (rackspace.com) je ponudnik celovitih oblačnih storitev, med katerimi so tudi e-poštne storitve Rackspace email in Microsoft exchange. Mesečno moramo za vsak e-poštni predal na Rackspace emailu odšteti od dva dolarja naprej, je pa zato velikost predalov neomejena. Vsi poštni predali so zaščiteni pred neželeno e-pošto, obenem pa pri Rackspaceu zagotavljajo 24-urno podporo naročnikom vse dni v tednu. Do e-pošte lahko dostopamo z debelimi klienti, kot je Microsoft Outlook, prek spletnega portala ali pa s pametnim telefonom. Novim naročnikom pomagajo tudi pri migraciji obstoječih e-poštnih predalov in e-poštnih strežnikov.
Rackspace email
Poštne storitve na navideznih strežnikih Microsoft Exchange so nekoliko dražje, saj moramo za Exchangeev poštni predal s 100 GB in z vključenimi storitvami, kot so Skype for business, zaščita pred neželeno e-pošto in virusi, sinhronizacijske storitve in možnost priponk velikosti do 50 MB v e-sporočilih odšteti 10,99 dolarja mesečno. Povejmo še, da za periodično samodejno arhiviranje e-pošte zaračunavajo tri dolarje mesečno.
Tutanota (tutanota.com) poskuša biti napredna alternativa brezplačnemu Googlovemu brezplačnemu Gmailu, ki poleg zanesljivega prenosa e-sporočil zagotavlja tudi varnostno šifriranje in strnjevanje e-sporočil. Čeprav nudijo tudi brezplačne e-poštne predale, so ti le v Tutanotini domeni, medtem ko vsi plačljivi poštni predali omogočajo prosto izbiro ene domene. Odjemalske aplikacije za varno sprejemanje šifriranih e-sporočil so na voljo za operacijske sisteme Android, iOS, Linux, Windows, macOS in kot vtičniki za spletne brskalnike. Vsa dohodna e-pošta je varnostno pregledana s filtri za neželeno e-pošto.
Pri Tutanoti vso e-pošto shranjujejo v strnjeni obliki, zato v sorazmerno majhnih e-poštnih predalih zasede manj prostora kot pri drugih ponudnikih, ki ne omogočajo strnjevanja.
Tutanota
Koliko stane? Osnovni e-poštni paket Premium za evro mesečno (ob letnem predplačilu) ima 1 GB shrambe za e-pošto tako kot enouporabniški brezplačni paket Free, vendar omogoča pet e-poštnih naslov, neomejeno število koledarjev, skrbniško orodje za pravila sprejema dohodne pošte, dodajanje in urejanje uporabnikov ter podporo za delo, ko nimamo internetne povezave.
E-poštni paket Teams, ki stane štiri evre mesečno (ob letnem predplačilu), ima večjo shrambo z 10 GB in omogoča delitev celotnih koledarjev z drugimi uporabniki, ostalo pa je enako kot pri paketu Premium.
Tisti, ki potrebujejo večje shrambe za e-pošto, doplačajo dva evra mesečno za dodatnih 10 GB, 10 evrov mesečno za dodatnih 100 GB in 50 evrov mesečno za dodatnih 1 TB, vse ob letnem predplačilu. Mesečno plačevanje storitev je 20 odstotkov dražje. Omenimo še, da lahko svoj paket storitev sestavimo tudi ob pomoči spletnega kalkulatorja, v katerega vključimo želene zakupljene količine, dodatne storitve in način plačila (letno predplačilo ali mesečna premija).
Tim mladih nemških računalniških strokovnjakov, ki vzdržuje Tutanoto, se rad pohvali tudi s tem, da njihovi spletni strežniki uporabljajmo samo zeleno električno energijo.
Zoho office suite (zoho.com) nudi oblačne pisarniške storitve z možnostma delitve vsebin in sodelovanja med uporabniki, obenem pa tudi e-poštne storitve. Ob letnem predplačilu premije so na voljo trije paketi e-poštnih storitev. Mail lite s shrambo 5 GB za vsakega uporabnika, ki stane 90 evrskih centov mesečno na uporabnika, vključuje gostovanje e-poštnih naslovov v več domenah, psevdonimne domene, usmerjanje in delitev e-pošte ter datotečnih map s sodelavci, podporo delovnemu toku in sodelovanju med zaposlenimi, dostop do e-pošte tudi, ko nimamo povezave z internetom, obnovo e-sporočil, varno prijavo, dostop do e-pošte z debelimi klienti (npr. Outlookom) s protokoloma IMAP in POP, sinhronizacijo in aplikacije za branje ter pošiljanje e-pošte za mobilne naprave z operacijskima sistemoma iOS in Android. Velikost priponk v e-sporočilih je omejena na 250 MB. Uporabniki lahko medsebojno delijo dostop tudi do koledarjev z urniki.
Zoho mail
Paket storitev Premium za 3,6 evra mesečno na uporabnika k naštetemu dodaja še večjo količino (1 GB) priponk na e-sporočilo, shrambo 50 GB za e-pošto, arhiviranje e-pošte in iskanje po arhivu s storitvijo eDiscovery, označevanje e-sporočil in protokol S-MIME.
Zahtevnejši poslovni uporabniki lahko uporabljajo e-poštne storitve v okviru Zoho workplace, ki stane od tri evre mesečno naprej in vključuje urejevalnik besedil in preglednic, upravljalnik z datotekami, programsko opremo za predstavitve, podporo za neposredno komunikacijo med uporabniki in video konference ter programska orodja za sodelovanje.
Bi vseeno raje lastni poštni strežnik?
Čeprav uporaba brezplačnih in poceni storitev v javnih računalniških oblakih morda ni najprimernejša za varovanje poslovnih skrivnosti, so navadno politike varovanja in dostopa do podatkov v javnih računalniških oblakih vseeno dovolj rigorozne, da nepooblaščenim – predvsem neposredni konkurenci – onemogočajo dostop do njih. Hkrati je v javnih računalniških oblakih navadno dobro posrbljeno tudi za varnostno shranjevanje e-pošte in podatkovnih datotek ter redundantno delovanje. Za dostop do e-pošte potrebujemo le internetno povezavo ter pametni telefon ali računalnik.
Prav zagotavljanje zanesljivega in redundantnega delovanja pogosto predstavlja »ahilovo peto« v manjših podjetjih z lastno strojno in programsko opremo, ki število fizičnih strežnikov zmanjšajo z uporabo ponavideznenja, obenem pa ne zagotovijo nadomestne rešitve v primeru odpovedi gostiteljskega strežnika.
Rešitev predstavljajo simetrični sistemi iz gostiteljskih strežnikov (dveh ali več) v kombinaciji z redundantnimi omrežnimi rešitvami, a je to sorazmerno drago in zapleteno za implementacijo in dodaten razlog za najem e-poštnih storitev. Najete storitve dohodno pošto sprejemajo tudi takrat, ko zaradi izpada električne energije ali odpovedi ključne strojne opreme informacijskega sistema intranet in internet v podjetju ne delujeta.
Resda danes strošek nabave manjšega računalniškega strežnika ni kdo ve kako visok, je pa za njegovo varno delovanje treba vanj namestiti kar nekaj programske opreme in obenem zagotavljati tudi redne varnostne kopije podatkov (npr. e-poštnih podatkovnih zbirk), ki jih je prav tako treba varno shraniti. Plačati moramo tudi morebitne licenčnine za uporabo programske opreme ...