Pogodbe (zaenkrat še) sodijo na papir

Podjetje Summit Leasing Slovenija je specializirano za dejavnost financiranje osebnih in lahkih komercialnih vozil, tako za fizične kot pravne osebe. Zaposleni v družbi imajo opravka z velikanskim številom pomembnih dokumentov, ki jih sproti ustvarijo in natisnejo. V želji po ureditvi tiskanja je podjetje to področje predalo v zunanje upravljanje.

Na kratko

Naziv projekta: Prenova in optimizacija tiskanja.

Naročnik: Summit Leasing Slovenija.

Izvajalec: Xenon Forte.

Skupno trajanje: 2 meseca.

Finančni obseg: Podjetje se je odločilo za najem in vzdrževanje tiskalnega okolja, pri čemer so mesečni stroški storitve upravljanja tiskanja le okoli dva tisoč evrov.

Posebnost: V preteklosti so občasne težave s tiskalniki jezile zaposlene, zdaj pa (prediktivnega) vzdrževanja sploh ne opazijo.

užba Summit Leasing Slovenija strankam ponuja celovite rešitve financiranja vozil s pristopom »vse na enem mestu«. Strankam lahko uredi različne oblike financiranja vozil, predvsem lizinga in kredita, poskrbi pa tudi za ureditev zavarovanja in registracije. Dolgoletne izkušnje in poznavanje finančnih ter zavarovalniških izdelkov so poskrbeli, da je podjetje danes ena največjih lizing hiš v državi – podjetje ima več kot 100 zaposlenih in je lani sklenilo za okoli 340 milijonov evrov novih naložb.

Opredelitev izziva

Podjetje Summit Leasing Slovenija se je v zadnjih letih spoprijemalo z zelo heterogeno tiskalno infrastrukturo, ki se je gradila postopoma oziroma po potrebi, tako kot je raslo podjetje. Posledica je bila razvejena mreža različnih modelov tiskalnikov in večopravilnih naprav različnih izdelovalcev. Družba je imela dva dobavitelja in vzdrževalca tiskalne infrastrukture, že osnovna opravila, kot je skrb za potrošni material, so lahko v podjetju povzročila logistični kaos. V nekaterih oddelkih podjetja je tiskalnik ključni sestavni del delovnega procesa, posebej na delovnih mestih, kjer zaposleni izpisujejo kreditne in lizing pogodbe v več izvodih; začasni izpad tiskalnika pomeni veliko oviro v delovnem procesu. Podjetje prav tako ni premoglo nadzornega sistema, ki bi skrbnikom omogočal nadzor nad tiskanjem. V Summit Leasing Slovenija so se zato odločili za temeljito ureditev in optimizacijo področja tiskanja, s katero bi dosegli boljši nadzor nad tiskalno infrastrukturo in boljše upravljanje te infrastrukture, poenostavilo vzdrževanje in znižalo stroške poslovanja. Podjetje se je odločilo za predajo področja tiskanja v zunanje izvajanje specializiranemu ponudniku.

Izjava naročnika

»Dosegli smo zastavljeni cilj – tiskanje je postalo celovita storitev. Xenon Forte se je izkazal kot nadvse prilagodljiv ponudnik s pravo vizijo – obljubljeno je tudi uresničil, na najboljši možni način. Danes tiskamo ceneje in praktično brez prekinitev. Če smo prej čakali po dan ali dva na menjavo barvila ali odpravo napake, danes večina zaposlenih vzdrževanja sploh ne zazna.«

Tina Filipan, pomočnica direktorja v podjetju Summit Leasing Slovenija

Izbira izvajalca

Družba Summit Leasing Slovenija je načrte o prenovi področja tiskanja delila z različnimi dobavitelji tiskalne opreme in potrošnega materiala in vzdrževalcem okolja IT ter preverila možnost predaje tiskanja v zunanje izvajanje. Ponudniki so morali poleg predloga načrta optimizacije tiskalnega okolja predstaviti tudi možnosti nadaljnjega razvoja. Podjetje je po pridobljenih ponudbah in dokumentaciji odločalo med tremi ponudniki, katerih cenovni okvir je bil zelo izenačen. Družba je prenovo in optimizacijo tiskalnega okolja ter tiskanje zaupala podjetju Xenon Forte, ki je po besedah odgovornih ponudilo najbolj celovito in prepričljivo rešitev. Poleg temeljite prenove tiskalnega okolja je izbrani ponudnik družbi zagotovil še odkup obstoječe opreme in predstavil načrt nadaljnjega razvoja in integracije poslovnih rešitev v tiskalnem okolju.

Izvedba

Podjetje Xenon Forte je v sodelovanju z oddelkom IT družbe Summit Leasing Slovenija in pogodbenim vzdrževalcem okolja IT, družbo S&T Slovenija, d.d., najprej opravilo temeljito analizo tiskalnega okolja in okolja IT. Nato so v podjetju Xenon Forte pripravili predlog poenotenja tiskalne infrastrukture in njene optimizacije. Izbrana rešitev je bila izvedena v mesecu dni, v tem času je ponudnik od stranke odkupil vse tiskalnike in jih nadomestil z večnamenskimi napravami Kyocera. Obenem je v tiskalno okolje uvedel centraliziran nadzorni sistem MyQ, ki skrbnikom in uporabnikom omogoča številne napredne funkcionalnosti sodobnih tiskalnih naprav, bdi pa tudi nad tiskanjem na treh lokacijah podjetja (Koper, Ljubljana, Maribor). Zaposleni v podjetju lahko s svojo identifikacijsko kartico dokumente natisnejo na katerikoli napravi v podjetju. Strokovnjaki podjetja Xenon Forte so nato tiskalno okolje povezali še z zalednimi sistemi in poslovnimi aplikacijami naročnika. Celotno okolje so prilagodili izbrani storitvi upravljanja tiskanja, ki zajema tudi do okolja prijazno vračanje in reciklažo izrabljenih barvil.

»Zaposleni so bili sprva skeptični, kako bo znatna konsolidacija števila tiskalnih naprav vplivala na njihovo delo. A nad zmogljivimi oddelčnimi tiskalniki so navdušeni, posebej zato, ker delujejo brezhibno, zaposleni pa lahko svoje dokumente natisnejo na kateremkoli tiskalniku v podjetju,« dodaja Tina Filipan.

Rezultati

Delo 40 tiskalnikov danes v podjetju Summit Leasing Slovenija opravlja 24 tiskalnih naprav, večina je oddelčnih večopravilnih naprav. Družba je po zaslugi prenove in optimizacije tiskanja znižala stroške tiskanja za okoli 20 odstotkov. Bistveno večje je tudi zadovoljstvo uporabnikov, saj se ne ukvarjajo več z (ne)delovanjem tiskalnikov in potrošnim materialom – za vzdrževanje in pravočasno menjavo potrošnega materiala skrbi ponudnik. Summit Leasing Slovenija od ponudnika storitve upravljanja tiskanja vsak mesec prejme poročilo o natisnjenih straneh in stroških po stroškovnih mestih, to pa bistveno poenostavi tudi nadaljnje delo finančno-računovodske službe naročnika, saj je tiskanje zdaj predvidljiv operativni strošek.

Načrti

Nove večopravilne naprave omogočajo tudi kakovostno skeniranje dokumentov, zato v podjetju Summit Leasing Slovenija že načrtujejo prenovo in optimizacijo procesa odobravanja pogodb. Večopravilne naprave Kyocera bodo postale interaktivni terminali, povezani z zalednim sistemom IT, namenskimi lizing aplikacijami ter dokumentnim in arhivskim sistemom ponudnika Mikrocop. V družbi Summit Leasing Slovenija razmišljajo še o možnosti, da bi tako tiskalno-skenirno rešitev kot storitev ponudili svojim kreditnim posrednikom in jim dodatno olajšali in pohitrili delo.

Povzetek projekta

Prenova in optimizacija področja tiskanja v družbi Summit Leasing Slovenija

Ozadje

Družba je imela nadvse heterogeno tiskalno okolje, ki je bilo posledica stopničastega razvoja okolja IT. Tako okolje je povzročalo visoke stroške tiskanja in vzdrževanja, občasne daljše prekinitve delovnih procesov pa so motile zaposlene.

Cilj

Podjetje je želelo prenoviti in optimizirati tiskalno okolje in tiskanje spremeniti v upravljano storitev, za katero bo skrbel specializiran zunanji ponudnik.

Zahteve

Naročnik je želel v celoti prenoviti tiskalno okolje in ga zaupati v upravljanje specializiranemu ponudniku. Ponudnik je moral poleg upravljanja področja tiskanja poskrbeti tudi za odstranitev starega tiskalnega okolja in novo okolje povezati z zalednimi sistemi in poslovnimi aplikacijami.

Izvajalec

Naročnik je prenovo in optimizacijo tiskalnega okolja in tiskanje zaupal ponudniku Xenon Forte, ki je ponudil najbolj celovito rešitev z možnostjo nadaljnjega razvoja. Poleg temeljite prenove tiskalnega okolja je ponudnik družbi zagotovil odkup obstoječe opreme in predstavil načrt bodoče integracije poslovnih rešitev v tiskalnem okolju. Izvajalec je naročniku zagotovil prediktivno vzdrževanje okolja in do okolja prijazno odstranitev ter reciklažo potrošnega materiala.

Tehnologija

Novo tiskalno okolje sestavljajo večopravilne naprave japonskega izdelovalca Kyocera, nad njihovim delovanjem pa bdita tiskalni strežnik in nadzorni sistem MyQ. Omrežni tiskalniki so prek tiskalnega strežnika povezani s poslovnimi aplikacijami podjetja ter dokumentnim in arhivskim sistemom ponudnika Mikrocop.

Izid

Po izbiri izvajalca je ta v sodelovanju z internim oddelkom IT naročnika ter pogodbenim vzdrževalcem okolja IT (S&T Slovenija) temeljito analiziral stanje in v mesecu dni celovito prenovil tiskalno okolje.

Dosežki

Tiskanje je danes za družbo storitev z operativnimi stroški. Stroški tiskanja so se znižali za okoli 20 odstotkov, znatno nižji so tudi skupni stroški, povezani s tiskalnim okoljem, saj naročnik v preteklosti ni meril stroškov, povezanih z razvejenim vzdrževanjem in prekinitvami delovnih procesov. Zaposleni so navdušeni nad zanesljivostjo delovanja in praktičnostjo novih večopravilnih naprav, ki so jim znatno pohitrile delo.