Boljše delo v skupinah
Najnovejše rešitve za skupinsko delo in sodelovanje obetajo precej bolj urejeno delo, zlasti tam, kjer sodelujemo pri številnih projektih in skupinah. V primerjavi s preteklostjo ponudijo preprostejši začetek in vsakdanjo rabo, če le nimamo preveč specifičnih želja. Povezovanje z zunanjimi spletnimi storitvami in viri podatkov, uporaba botov in tesna integracija z mobilnimi napravami so ključni za uspeh na tem področju, polnem konkurentov.
Koncept skupinskega sodelovanja je med nami že vrsto let, a bi obenem lahko zatrdili, da je to v številnih pogledih še nedokončana pot. Lep dokaz za tako ugotovitev je to, da se na trgu nenehno pojavljajo nove rešitve, celo nova orodja tistih izdelovalcev, ki so rešitve za skupinsko delo ponujali med prvimi.
Vsi skupaj torej iščemo najboljši način za boljše delo v skupinah. V zadnjem obdobju so se ponudniki izrazito usmerili v koncept »družabnega sodelovanja«, z enakimi prijemi, kot jih najdemo v družabnih omrežjih, a s poudarkom na poslovni organizaciji in rabi. Zamisel je tu razmeroma preprosta – izkoristiti ljudem že znane pristope (objavljanje in prebiranje na Facebooku, Twitterju, Instagramu) in ga povezati s poslovno koristjo.
Sodobna orodja za skupinsko sodelovanje morda niso ravno za vsakogar. Manjše skupine se bodo najbrž zadovoljile s preprostejšimi rešitvami, denimo komunikacijo po elektronski pošti, izmenjavo datotek prek spletnih pomnilnikov in podobno. Toda že pri malo večjih skupinah postane tak način sodelovanja naporen in neurejen.
Najnovejša orodja za skupinsko sodelovanje torej dajejo strukturo, organizacijo, sledljivost, dostopnost do podatkov. Za tiste, ki delujejo v skupinah znotraj podjetja, z zunanjimi sodelavci, za tiste, ki se skupinam pridružijo kasneje. Taka orodja lahko uporabljamo za zelo konkretne cilje: za zagotovitev, da bo delo narejeno, za upravljanje izjem in vprašanja, odločitve in izbire na podlagi posvetov in dogovorov.
Za uspešno rabo ta orodja navadno zahtevajo spremembo v obnašanju posameznikov in podjetja v celoti, to pa je precej teže, kot se zdi. Toda podjetja, ki so to zmogla, navajajo otipljive koristi in večjo učinkovitost pri delu. Kljub temu danes še ne moremo govoriti o pojavu, ki je ponovljiv in prenosljiv v vsako okolje.
Rešitve za skupinsko sodelovanje lahko delimo v dve skupini: tiste, ki jih lahko uporabljamo v osnovni obliki, brez posebnih prilagoditev (out of the box), in tiste, ki so v osnovi pravzaprav platforme, na katerih sestavimo specifične in povsem prilagojene aplikacije za skupinsko sodelovanje. V prvo skupino bi lahko umestili Facebook Workplace ali Microsoft Yammer, v drugo pa orodja, kot je Microsoftov SharePoint. Tokrat se bomo osredotočili na prve, ki so za uvedbo manj naporni, pa še vedno v številnih primerih dobro opravijo svojo nalogo.
Microsoft Teams
Microsoft Teams je najnovejši član družine izdelkov Office 365 in lepo nakazuje novo strategijo izdelovalca pri iskanju novih kupcev in ohranjanju zvestobe starih glede rabe pisarniškega paketa Office. Ta namreč dobiva vedno več orodij, ki dopolnjujejo še nenaslovljene niše za boljše skupinsko sodelovanje.
Microsoft Teams omogoča sodelovanje prek pogovorov v forumih.
Teams je značilen izdelek, ki se zgleduje po konceptu družabnih omrežij. Osnovni element strukturiranja podatkov so tu ekipe, vsaka ima lahko več pogovornih kanalov. Sami pogovori so zgrajeni v obliki foruma, kjer pa lahko besedilom dodamo fotografije, video posnetke, oznake, »nalepke«, emotikone in še bi lahko naštevali.
Rešitev ima vgrajeno tudi videokonferenčno orodje, ki ga lahko sprožimo z vsemi člani skupine kar iz vnosnega polja, kamor bi pisali objave. Možne pa so tudi videokonferenčne povezave eden-na-enega. Tehnologijo je posodil Skype, zelo zanimiva pa je možnost, da videokonferenčne seje lahko posnamemo in jih publiciramo kot objavo na forumu. Če smo tako imeli skupinski video ali avdio sestanek, si ga bo lahko ogledal ali poslušal tudi tisti, ki ga je morda zamudil.
Kot kaže, bo imel Teams v Microsoftovi strategiji kar pomembno vlogo, saj ga skušajo umestiti kot centralno vozlišče dokumentov in dogodkov iz drugih orodij družine Office. Skupini brez težav dodamo knjižnice iz SharePointa, beležke iz programa OneNote, načrte in naloge iz Plannerja, pa tudi kar neposredno dokumente iz Worda, Excela in PowerPointa. Še več, Microsoft je predvidel modularno razširljivost z viri tretjih ponudnikov prek vtičnikov (connectors).
Temelj z odprtimi vmesniki API je tu enak kot pri Exchangu, kar pomeni, da je že v osnovni različici presenetljivo veliko možnih povezav z drugimi sistemi. Brez težav bomo po kanalih objavljali informacije iz Githuba, Visual Studia, dovodov RSS, podatke iz CRMja ali pa objave iz družabnih omrežij. Vsekakor zelo zanimiva možnost, ki pa jo je treba znati izrabiti.
Teams je zgrajen na temelju Office Groups, s katerim deli isti sistem avtorizacij in dostopov do virov. Trenutno pogovore posamezne ekipe vidijo samo tisti, ki so povabljeni. Ekipo lahko naredi vsakdo, tedaj postane tudi njen upravitelj. Microsoft se tu ne šali, saj so že napovedali, da bodo na tem področju podprli standarde ISO 27001, SOC 2 in HIPAA.
Orodje Teams je trenutno še v fazi predogleda, zato pod zelo prijetno zunanjostjo najdemo precej nedokončanega dela. Integracija z drugimi orodji Office 365 je še precej nedodelana, nekatere logične povezave ne delujejo, kot bi pričakovali. V javno objavljenem roadmapu pa je že napovedano, da bodo težave v končni različici odpravili. Ima pa Teams medtem že aplikacijo za mobilne naprave, a je tudi ta omejena le na podmnožico možnosti dveri. Če dodajamo dodatne gradnike v kanale, kaj šele vtičnike, teh v mobilni različici (še) ne bomo videli.
Microsoft Yammer
Microsoft na področju skupinskega sodelovanja v slogu družabnega omrežja ponuja ne le enega, temveč kar dva izdelka. Spomnimo se, leta 2012 so družbo Yammer in njihovo poslovno družabno omrežje kupili za 1,2 milijarde dolarjev. Tedaj kot poizkus, da bi na hitro odpravili svojo odsotnost s prizorišča družabnih omrežij. Yammer je bil zanimiv, ker je imel med uporabniki kar 85 % izmed 500 največjih (Fortune 500) podjetij v ZDA. Lahko bi rekli, da so si s tem kupili trg.
Podobnost med Microsoftovimi orodji Yammer in Teams je več kot očitna.
Yammer je za razliko od Teams, ki je na voljo tudi kot samostojni odjemalec za okolja Windows in Mac, povsem spletna storitev, dosegljiva prek dveri Office 365. Tudi tu se srečamo z okoljem, ki spominja na druga družabna omrežja. Uporabnike lahko združujemo v skupine, ki imajo svoja spletna mesta, pogovore, datoteke in razne druge dodatke. Skupine so lahko zaprtega ali odprtega tipa.
Zelo zanimiva lastnost Yammerja je, da lahko brez težav v določeno skupino povabimo tudi zunanje sodelavce, ki niso del podjetja. To lahko marsikje pride še kako prav, saj je to preprost, a obenem varen, nadzorovan način, kako lahko vključujemo v projekte zunanje sodelavce.
Samo orodje je precej bolj asketsko kot novejši Teams in še posebej primerno za zelo velike družbe. Yammer ima, denimo, napredne funkcije za iskanje posameznikov in skupin znotraj velike družbe, denimo takih, ki imajo specifična znanja ali so zadolženi za specifična področja.
Četudi gre za starejši in preizkušen izdelek, se ne moremo znebiti vtisa, da bo to orodje sčasoma nadomestil mlajši Teams. Microsoft to zaenkrat zanika in navaja, da bosta živela vsak svojo pot, a je podobnost prevelika, da bi v to resnično verjeli.
Microsoft Planner
Tretje izmed novejših Microsoftovih orodij za skupinsko delo, ki jih lahko takoj začnemo uporabljati, je storitev Planner, ki rabi za načrtovanje in spremljanje izvajanja nalog. Gre za preprosto orodje, ki se umešča nekje med orodja za vodenje nalog (Tasks) in zmogljivejše specializirane izdelke za načrtovanje, kot je Microsoft Project. Namenili so ga vodenju dejavnosti v manjših delovnih skupinah, brez želja po zapletenem načrtovanju.
Microsoftov Planner omogoča hiter pregled stanja na projektih.
V spletni storitvi lahko ustvarim več načrtov, v vsakega povabimo izbrane skupine ljudi. Načrte vidijo samo povabljenci. Posamezen načrt je lahko vodoravno razdeljen na več tabel (boards), vsaka tabla pa ima lahko več nalog. Trenutno je v programu nerodna omejitev, da lahko posamezno zadolžitev vežemo le na eno osebo. Ta pa si lahko nato nalogo razdeli na več aktivnosti, tako da je granulacija opisovanja nalog in zadolžitev res velika.
Vsaka naloga ima lahko svoje priponke, vsak načrt pa tudi svojo knjižnico datotek in beležko v OneNoteu. V Microsoftu so se potrudili in naredili zelo všečen, preprost in hitro doumljiv uporabniški vmesnik, ki je zasnovan na karticah. V glavnem pogledu pa potek dela lahko spremljamo grafično, kot ponazoritev, kaj so naloge, koliko je narejeno in kaj je v zamudi. Mislili so tako na posameznika kot na projektnega vodjo. Posameznik lahko izbere svoj pogled na naloge, kjer vidi navzkrižne obveznosti v več planih. Projektni vodja pa lahko vidi stanje poteka dela za celoten projekt. Domiseln je tudi način sporočanja stanja, saj lahko naloge premikamo med stanji preprosto s tehniko povleci in spusti.
Kdor si želi preprostega orodja za spremljanje nalog, a bi rad nadzoroval delo v skupini, bo najbrž zelo zadovoljen s ponujenim. Planner je sicer že zunaj razvojne faze, toda tudi tu se vidi, da je mlad izdelek, kjer je mogoče še marsikaj dodati. Kmalu bodo omogočili dodeljevanje posamezne naloge več ljudem, omogočili bodo vključevanje zunanjih članov projektov (tudi brez licenc!), predvsem pa bodo končno predstavili namensko mobilno aplikacijo. Brez te se zdi prav tovrstno orodje za načrtovanje dejavnosti malce nedokončano.
Slack
V množici, recimo temu neodvisnih ponudnikov (takih, ki nimajo za sabo korporacije, ki počne še veliko drugega) si je Slack v zadnjih letih izboril vodilno mesto. Najbrž tudi zato, ker je osnovna storitev brezplačna (freemium), vsaj do velikosti okoli 8500 uporabnikov na komunikacijski kanal. To bi moralo biti za veliko večino povsem dovolj, sicer pa Slack ponuja ugodne cene (6,67 do 12,5 dolarjev na uporabnika na mesec) za dodatne funkcionalnosti.
Slack ima preprost in pregleden uporabniški vmesnik
Storitev je razmeroma mlada, saj so jo zagnali šele leta 2013. Kot mlado zagonsko podjetje, ki je storitev naredilo za interno rabo, so v rekordnem času pridobili status enega najobetavnejših podjetij v Silicijevi dolini. Trenutno vrednost podjetja ocenjujejo na okoli 3,8 milijarde dolarjev, kar je zavidanja vredno.
Velik del uspešnosti temelji na preprosti zasnovi, a obenem najsodobnejših tehnologijah. V temeljih je Slack spletna aplikacija, ki temelji na klepetalnicah, podobno kot nekdanji IRC. Pogovore lahko organiziramo po kanalih, na voljo so skupinski in zasebni. Poleg komunikacije po forumih in trenutnega sporočanja Slack ponuja še hrambo datotek. A tudi tu so pri izbiri inovativni. Namesto lastne shrambe se povežejo na enega od priljubljenih spletnih pomnilnikov, kot sta Dropbox in Google Drive. Na voljo je integracija še s številnimi drugimi spletnimi storitvami.
Slack je med prvimi začel eksperimentirati tudi z umetno inteligenco in pogovornimi boti. Že ob prvi prijavi je umetna inteligenca tista, ki nas vodi po programu. Na voljo pa je še cel kup digitalnih pomočnikov, ki počnejo bolj ali manj koristne reči: od priprave seznamov aktivnosti kot izvlečke iz pogovorov do iskalcev prostih terminov na koledarjih članov skupine. Zanimiv je bot, ki druge člane sprašuje po odgovorih na zastavljena vprašanja in pripravi povzetek odgovorov. Vsekakor izvirno in nekaj, kar konkurenca šele pripravlja.
Morda najlepša lastnost storitve je nadvse hiter in preprost začetek dela. Vse skupaj lahko opravimo dobesedno v nekaj minutah. Na željo lahko zahtevamo preverbo identitete povabljenih uporabnikov prek njihove službene elektronske pošte. Na voljo je seveda tudi mobilni program, ki sestavlja osnovni del ponudbe.
Slack ima v času pisanja okoli 4 milijone uporabnikov, od tega 1,25 milijona plačnikov. Ti so organizirani v več kot 60.000 ekip. Priljubljen je predvsem pri novi generaciji razvijalcev in pri zagonskih podjetjih, kjer predstavlja domala osnovno komunikacijsko orodje. Slack je zanimiv še iz enega razloga – v zadnjem času se poslovno močno povezuje z družbo Google in njihovimi storitvami Google Drive in Docs. Mar je na pomolu nov prevzem?
Facebook Workplace
Med zadnjimi, ki so se pridružili karavani ponudnikov rešitev za poslovno skupinsko sodelovanje, je od nedavna tudi Facebook. Po razmeroma dolgem zaprtem testiranju (na povabilo) so uradno predstavili Facebook Workplace, družabno omrežje, namenjeno poslovni rabi v podjetjih.
Ogrodje nove storitve, ki so ga doslej imenovali Facebook at Work, je popolnoma enako kot vsem dobro znani Facebook za zasebno rabo, le da je vse prirejeno za rabo znotraj podjetja. Poslovni uporabniki lahko še vedno računajo na celoten spekter orodij, funkcionalnosti in dodatkov za Facebook, le da so povezave omejene na sodelavce znotraj podjetja, ekipe, na zahtevo pa lahko vključimo tudi zunanje sodelavce in partnerje. Podjetja lahko v celoti upravljajo uporabniške dostope, pravice in sestavo storitev. Možna je tudi povezava posameznih projektnih skupin med različnimi podjetji.
Za poslovno rabo niso priredili zgolj osnovnega omrežja, temveč tudi sestrske storitve, kot sta storitev trenutnega sporočanja Work Chat in storitev pretočnega predvajanja video posnetkov v živo na temelju Facebook Livestreama. Tako so po svoje zapolnili vse tisto, kar ponujata Microsoft Teams, nekoliko manj pa tudi Slack.
Profili uporabnikov so ločeni od njihovih javnih profilov in prirejeni za lažje lociranje kompetenc znotraj podjetja. Facebook Workplace meri tudi na to, da bodo podjetja s storitvijo morda nadomestila interno pošiljanje elektronske pošte, ki mnoge zelo moti, saj generira kup pogovorov in sporočil brez konca, s tem pa obremenjuje tudi tiste, ki niso neposredno povezani z zadevo.
Workplace je plačljiva storitev, cene pa so razmeroma razumne. Podjetja s tja do 1000 aktivnimi uporabniki na mesec bo storitev stala 3 dolarje na mesec na uporabnika. Cena zdrkne na 2 dolarja v srednje velikih podjetjih (1 K do 10 K uporabnikov) oziroma na 1 dolar nad to mejo sodelujočih. Facebook ponudi brezplačni preizkus storitve za obdobje treh mesecev. Uporaba za izobraževalne ustanove je brezplačna.
Za ceno storitve Facebook ponudi neomejen prostor za hrambo datotek, fotografij in video posnetkov, neomejeno število skupin in projektnih ekip, podporo pretočnemu predvajanju in videokonferencam v živo, orodja za nadzor in upravljanje, podporo IT upraviteljem podjetja, povezavo s poslovnimi imeniškimi storitvami (single sign on), med drugim z Microsoft Azure AD in integracijo z nekaterimi poslovnimi storitvami, kot je Google G Suite. Sledile bodo še številne druge integracije.
Orodja za vsak okus, potrebe in žep
Ponudba spletnih orodij za skupinsko sodelovanje je neverjetno pestra. Težko najdemo kategorijo izdelkov, ki bi imela toliko ponudnikov za povečanje produktivnosti posameznikov, skupin in celih podjetij.
Omeniti velja vsaj še štiri vroča orodja, ki nekako izstopajo po številu uporabnikov. Atlassian HipChat je kombinacija zgoraj naštetih orodij, a je v osnovi še najbolj podobna storitvi Slack. Tudi v tem primeru gre načeloma za orodje za skupinsko pogovarjanje, trenutno sporočanje in izmenjavo datotek. HipChat prav tako deluje po načelu brezplačnih (omejenih) storitev, kjer je osnova brezplačna, proti plačilu (2 dolarja na mesec) pa dobimo storitev brez omejitev in dodatne funkcije, kot so videokonference in deljenje zaslonov.
ipChat je kombinacija orodja za kramljanje z dodanimi funkcijami za skupinsko delo.
Asana je orodje, ki je še bolj kot druga usmerjano k vodenju projektov. Tudi tu je osnova skupinsko kramljanje, toda celotno orodje je bolj usmerjeno k vodenju dejavnosti, urejanju skupinskih koledarjev, nadzoru projektov. Če bi poročili Microsoftov Planner in Teams, bi dobili orodje, ki bi bilo po funkcionalnosti podobno Asani. Toda orodje gre še za korak dlje. Od nedavna podpirajo pripravo projektov na podlagi predlog za specifične naloge, te pa dopolnjujejo delovni tokovi (workflowi), ki skrbijo, da se stvari zgodijo pravočasno. Asani je uspelo prepričati nekatere odmevne družbe za vodenje svojih projektov, med njimi Airbnb, Dropbox, Pinterest, General Electric, Samsung, Teslo, NASA in univerzo Harvard. Vredno ogleda.
Trello in Wrike sta že orodji, ki sodita domala v sfero projektnega vodenja in organizacije dela. Podobno kot pri Asani so tu osnova projekti in projektne dejavnosti, mejniki, skupinsko sporočanje pa je nekoliko bolj dodatek k osnovnim ciljem storitev. Obe orodji ponujata kopico integracij z drugimi priljubljenimi spletnimi storitvami, a so nekoliko bolj toga v načinu in namenu rabe.